Hubo un tiempo en que Las oficinas solían entrar en un ligero frenesí al escuchar el tono de una máquina de fax: significaba que había surgido algo urgente e importante. Pero los tiempos han cambiado, y con ello también la forma en que enviamos y recibimos faxes.

Aunque el envío de faxes sigue siendo tan confiable y seguro como siempre, la llegada de Internet ha alterado el funcionamiento del proceso. Hoy en día, puede enviar un fax a través de Internet sin depender de esas pesadas máquinas de la era pasada conectadas a las líneas telefónicas.

En este artículo, analizaremos y aprenderemos sobre:

• Cómo obtener números de fax de Google
• Cómo enviar un fax desde Gmail
• Cómo enviar un fax desde Google Docs and Sheets
• Cómo enviar un fax a través de otros proveedores de servicios de correo electrónico (Outlook, Yahoo, etc.)

Cómo obtener números de fax de Google

El uso de un servicio en línea es ahora la forma más popular de enviar mensajes de fax. Sin embargo, para hacerlo, necesita un número de fax en línea. Esto se puede vincular a su cuenta de Google, lo que le permite enviar faxes dentro de Gmail, Docs, Drive y Sheets, y recibir faxes directamente en su bandeja de entrada.

Los números de fax de Google no los genera Google, sino que los asigna servicios de fax en línea como CocoFax. Todos los mensajes de fax enviados a su número se envían a los servidores del proveedor, luego se convierten a PDF y se envían a su bandeja de entrada.

Deberá registrarse con un proveedor de servicios externo para obtener una Número de fax. Este proveedor de servicios se asegurará de que todos los datos que pasan a través de sus servidores estén encriptados y sean seguros.

Cómo enviar un fax en Gmail

Enviar un fax por correo electrónico es tan fácil como enviar un correo electrónico , pero con unos sencillos pasos adicionales. Con CocoFax como ejemplo, para enviar un fax desde Gmail solo necesita:

• Abrir su cuenta de Gmail
• Hacer clic en Redactar
• Ingrese una línea de asunto y una copia del cuerpo del correo electrónico
• Adjunte el documento a ser enviado por fax desde su unidad local o Google Drive
• Ingrese en el campo ‘Para’ el número de fax, expresado como código de país + número de [email protected], por ejemplo [email protected]
• Presione Enviar

Si solo ocasionalmente necesita enviar documentos por fax de Gmail, puede hacer uso de la prueba gratuita de 30 días ofrecidos por servicios de fax en línea como CocoFax para enviar faxes gratis.

Si desea recibir un fax a través de Gmail, simplemente entregue su número de fax en línea al remitente. Recibirá el fax en forma de archivo PDF, que luego podrá visualizarse fácilmente en cualquier computadora.

Cómo enviar faxes en Google Docs and Sheets

Muchos de nosotros almacenamos nuestros documentos importantes en la nube, protegiéndonos de la preocupación de la pérdida de datos. Si usa Google Drive para almacenar documentos de Google Docs y Sheets, es posible enviarlos como mensajes de fax directamente desde Drive.

• Abra Google Drive en su navegador
• Haga clic en la pestaña ‘Agregar’ de la barra lateral derecha
• Seleccione el complemento de su proveedor de servicios de fax e instálelo
• Después de la instalación, se le pedirá que autorice el enlace entre el fax y sus cuentas de Google

• Seleccione y abra el documento / hoja que desea enviar por fax
• Seleccione el complemento de fax en la barra lateral
• Complete los campos obligatorios y presione Enviar

• Una vez que se hayan transmitido los datos, el proveedor de servicios le enviará un correo electrónico de confirmación a su bandeja de entrada

Enviar faxes desde Google Drive es más que conveniente. También le permite compartir faxes entrantes con otras cuentas de Google, y es más barato que los métodos de fax tradicionales. Además, puede almacenar copias de seguridad de fax de forma segura en la nube.

Envío de fax a través de Outlook, Yahoo y otros proveedores de servicios de correo electrónico

Es posible enviar faxes a través de clientes de correo electrónico distintos de Gmail. El proceso es el mismo, salvo la primera parte.

• Elija un proveedor de servicios de fax, como CocoFax
• Registre una cuenta para recibir su número de fax en línea
• Durante el proceso de registro, proporcione su Outlook o ID de correo electrónico de Yahoo
• Abra su correo electrónico y redacte un correo electrónico con el documento que desea enviar por fax adjunto
• Complete el campo «Para» como antes
• Presione Enviar
• Recibirá una notificación para confirmar la entrega del fax

Preguntas frecuentes

¿Se puede enviar un fax directamente desde Google Drive?

Sí, con la ayuda de un proveedor de servicios de fax en línea confiable.

¿Qué formatos de archivo se pueden enviar por fax en línea?

Dependiendo de su proveedor de servicios, normalmente puede enviar .docx, .pdf, .xls, .xlsx, .png y. jpg.

¿Dónde recibiré mis faxes?

Recibirá faxes en su bandeja de entrada de la cuenta de correo electrónico registrada. Por ejemplo, Gmail, Outlook o Yahoo.

Enviar faxes en línea es una forma fácil y segura de compartir documentos comerciales importantes y urgentes.Es fácil, rápido y sin complicaciones. Todo lo que necesita hacer es registrarse con un proveedor de servicios confiable y listo.