Omflytning af forretningsårsager kan være svært – og dyrt – for en medarbejder. Derfor betaler mange arbejdsgivere flytteudgifter af arbejdsgivere. Her er et kig på, hvordan processen med at betale medarbejdernes flytningsomkostninger fungerer, herunder hvad der er fradragsberettiget for dig som virksomhed, hvordan du dokumenterer disse betalinger, og hvordan du rapporterer disse udgifter til medarbejder W-2-formularer.

Ændringer i skatteret og flytning af udgifter

Skatteloven fra 2017 (skattelettelses- og jobloven) indeholder nogle ændringer til fradrag for flytning af medarbejdere, der træder i kraft for skatteåret 2018 gennem 2025. Denne lov fjerner fradraget for ikke-refunderede forretningsomkostninger, herunder flytning, hvilket betyder, at disse udgifter ikke længere er fradragsberettigede for medarbejderen i skema A. Denne ændring påvirker også ejere af C-virksomheder og S-virksomheder, der også er ansatte i virksomheden.

Din virksomheds godtgørelse til medarbejdere for flytning af udgifter betragtes som frynsegoder. Disse fordele er skattepligtige lønninger til medarbejderen, og de skal medtages til tilbageholdelse af føderal indkomstskat, FICA (Social Security / Medicare) og føderal arbejdsløshedsskat. Selv om du har en firmapolitik, der kræver, at medarbejderne holder styr på betalinger og giver tilbage overskydende beløb, er disse betalinger stadig skattepligtige for medarbejderen.

Hvis din virksomhed behandler medarbejder flytter du udgifter som skattepligtig (W-2) løn for medarbejderen, kan din virksomhed stadig trække udgifterne til disse udgifter som en forretningsomkostning.

Bare for at være helt klar: Fra og med 2018 til 2025 er alle medarbejdernes flytningsudgifter, der betales til medarbejderne af din virksomhed, skattepligtige over for medarbejderen. Uudbetalte flytning af medarbejderudgifter kan ikke trækkes af medarbejderen som diverse udgifter. Din virksomhed kan stadig trække disse betalinger som forretningsomkostninger.

Hvordan at godtgøre medarbejdere for flytning af udgifter

Generelt er enhver betaling, du betaler til medarbejderne, skattepligtig, og at betale medarbejdernes flytningsomkostninger betragtes som en skattepligtig fordel. Skatteloven fra 2017 ændrede ikke denne skattesituation. Men det fjernede muligheden for, at arbejdsgivere kan tilbagebetale ved hjælp af en ansvarlig plan (forklaret nedenfor) for at undgå, at medarbejderen betaler indkomstskat på disse betalinger.

Det er en god idé at følge den ansvarlige planproces for at dokumentere medarbejdertilskud, så du kan undgå problemer i en revision.

Sådan fungerer en refusionsplan: Medarbejderen betaler for udgifterne, og du godtgør dem. Udgifterne skal specificeres, og kun specifikke udgifter kan betales. Udgifterne skal også være til et forretningsformål.

Medarbejderen skal have betalt eller afholdt udgifter, mens han udfører tjenester som medarbejder i din virksomhed. Det kan være nødvendigt at dokumentere, at flytningen er påkrævet af din virksomhed. Der er også nogle regnskabsprocedurer, der skal følges.

• Medarbejderen skal “tilstrækkeligt redegøre for disse udgifter inden for en rimelig tidsperiode.” Det vil sige, medarbejderen skal give dig kvitteringer for alle udgifter.
• Hvis du giver medarbejderen et forskud på disse udgifter, skal medarbejderen returnere overskydende penge inden for en rimelig periode.

Lad os for eksempel sige, at du forskudt $ 5.000 for flytning af udgifter, og medarbejderen giver dig kvitteringer for $ 3.650. Medarbejderen skal give dig en check på saldoen ($ 1.350). Hvis alle kriterierne for en regnskabsmæssig plan ikke er opfyldt, er planen ikke en regnskabsmæssig plan. Og “refusion for ikke-fradragsberettigede udgifter” (til medarbejderen) og godtgørelse for diverse eller uspecificerede udgifter er skattepligtige for medarbejderen.

Lønafgift og flytning af omkostninger til ansatte

Medarbejdernes flytningsomkostninger betalt af din virksomhed, selvom du har en regnskabsmæssig plan, er tilbageholdt for føderal indkomstskat, FICA-skatter (social sikring og Medicare), og føderale arbejdsløshedsafgifter.

Du skal rapportere størrelsen på denne ydelse, når du gennemfører W-2 årlig skat r eport for medarbejderen for det foregående år.

For at afklare, hvordan disse udgifter bogføres på en medarbejders W-2-formular. Vi bruger eksemplet ovenfor, hvor medarbejderen modtager $ 5.000 for flytning af udgifter, har kvitteringer for $ 3.650 og holder de resterende $ 1.350. Det beløb, som medarbejderen har, er skattepligtig for medarbejderen. Vi antager, at denne betaling sker under kravene til en ansvarlig plan som beskrevet ovenfor:

• Den afgiftspligtige $ 1.350 er inkluderet i boks 1 i W-2 (og i boks 3, 5 og 16, hvis den beskattes af staten eller byen).
• Forbunds- og statsindkomstskat og FICA-skat skal beregnes for de skattepligtige $ 1.350 og inkluderes i de relevante felter på W-2.
• Du skal medtage $ 3.650 (beløbet svarer til det underbyggede beløb (for eksempel den ikke-afgiftspligtige del) i felt 12 i formular W-2 ved hjælp af koden “L.”

For flere detaljer om, hvordan dette fungerer, se IRS-publikation 15 (cirkulære E).

At give en medarbejder ekstra penge til at flytte Udgifter

Nogle virksomheder giver medarbejderne et bestemt beløb til flytning af udgifter afhængigt af flytningstype og afstand. Betalingen kan stadig være fradragsberettiget til din virksomhed som en forretningsudgift.

Hvis du vil give en medarbejder pengene til at flytte udgifter og lade medarbejderen beslutte, hvordan disse penge vil blive brugt, har du en ikke-regnskabsmæssig plan i henhold til IRS-reglerne. I dette tilfælde, som nævnt ovenfor , hvis du ikke ønsker, at medarbejderen skal vise kvitteringer, er hele betalingen skattepligtig over for medarbejderen som en fordel. Derudover skal føderal indkomstskat og FICA-skat tilbageholdes ved betalingen.

I dette tilfælde, yo du ønsker måske at tilføje et ekstra beløb til betalingen for at hjælpe medarbejderen med de yderligere skatter, der skal betales. Dette kaldes “optjening” af en check, og det gøres for at give medarbejderen det nøjagtige betalingsbeløb efter skat.

Hvis du f.eks. betale en medarbejder $ 2.000 i flytning af udgifter, kan du foretage en brutto-beregning for at give mere end $ 2.000 til dækning af de ekstra skatter.

Medarbejdernes flytningskostnader kan fradrages

Betaling af medarbejdernes flytningsomkostninger er en fradragsberettiget forretningsudgift til din virksomhed.

Fortæller medarbejdere om den bevægelige plan for tilbagebetaling af udgifter

Som med enhver anden medarbejderfordel skal alle medarbejdere behandles ens. Du kan indstille kriterier for at kvalificere sig til planen efter medarbejdertype (f.eks. lønmodtager mod time), men du kan ikke give en medarbejder i samme klassifikation mere af dette fordel end en anden.

Det er altid en god ide at sætte denne type fordele skriftligt og medtage det i din kommunikation med medarbejderne. håndbog eller politikker og proc edures manual er et godt sted at beskrive planen. Glem ikke at medtage oplysninger om de skattemæssige konsekvenser af denne fordel.

Hjælp medarbejdere med deres bevægelige udgiftsfradrag

Medmindre du er kvalificeret skatteforberedende , skal du ikke give skatterådgivning til medarbejdere om indkomstskat. Tilskynd dine medarbejdere til at få professionel skatterådgivning eller brug professionel skadesoftware. Her er nogle ting, du kan gøre for at hjælpe medarbejdere med at forstå denne bevægende udgiftsfordel og hvordan det vil påvirke deres skat :

• Giv medarbejderne en jobflyttepakke, der forklarer, hvordan og hvornår flytning af udgifter refunderes af din virksomhed.
• Giv medarbejderne mulighed for at ændre deres tilbageholdelse (på formular W-4) for at tage højde for omfordelingsfordelen og deres skattepligt.

IRS-oplysninger om medarbejdernes flytningskostnader

IRS-publikation 521 – Flytteudgifter

IRS-publikation 15 – Cirkulær E – Vejledning til arbejdsgiverafgift

IR B Offentliggørelse 15b – Arbejdsgiverbeskatningsvejledning til medarbejderfordele

Denne artikel og alle oplysninger på dette websted præsenterer generel information og er ikke beregnet til at være skatterådgivning eller juridisk rådgivning. Se IRS-publikationer for flere detaljer. Hver situation er specifik; henvis spørgsmål til din skatterådgiver.