For at virksomheder kan se tilbage på, hvordan de gjorde det tidligere, er de nødt til at følge et bestemt sæt trin for at kontrollere, at deres økonomi er nøjagtig. Disse trin kaldes almindeligvis regnskabscyklussen, fordi virksomheder, efter hver regnskabsperiode er afsluttet, gentager de samme grundlæggende trin.

Målet med trinene i regnskabscyklussen er at sikre, at hver cent, der skiftede hænder i regnskabsperioden, bogføres korrekt og afspejles i en virksomheds regnskaber. Regnskaber fungerer som den ultimative historiske rekord for en virksomhed, og indsatsen er høj for at få dem rigtige. Udenfor parter som banker, investorer og IRS vil se på dine årsregnskaber for at afgøre ting som om de skal give dig et lån, eller om du har betalt det rigtige beløb i skat.

Du kan tænke på bogføringscyklussen som en tjekliste, der skal udfyldes i slutningen af regnskabsperioden. Når alle trin er markeret, kan du gå videre til den næste regnskabsperiode med et rent skifer.

En regnskabsperiode kan være en måned, et kvartal eller et år afhængigt af hvor ofte din virksomhed har brug for økonomiske rapporter.

Før vi gennemgår hver trin i cyklussen og de regnskabsvilkår, der er knyttet til hver, er det vigtigt at huske, at denne proces opstod, da revisorer udførte disse trin i hånden i fysiske hovedbøger og tidsskrifter. Vi vil fremhæve, hvilke af disse trin der nu sker bag kulisserne takket være computere, men vi gennemgår hver enkelt, så du har en fuld forståelse af processen.

Regnskabscyklusstrin

Afhængigt af hvem du spørger, kan der være alt fra seks til ni trin i regnskabscyklussen. Nogle foretrækker at samle et par trin i et, men det er virkelig et spørgsmål om personlig præference. For enkelheds skyld vil vi starte med at vise dig den lange version af regnskabscyklussen, hvor hvert trin er klart brudt ud.

Identificer transaktioner

Trin et: saml alle de oplysninger, du har om hver transaktion, der fandt sted i perioden. Forhåbentlig gør du eller din bogholder dette gennem hele perioden i stedet for at vente til måneden slutter og krypterer for at finde kvitteringer.

Husk, at når du indregner indtægter og udgifter, afhænger af den type bogføring, du bruger. Hvis du kører på kontantregnskab, ser du efter hver gang kontanter skiftede hænder i perioden. Hvis du bruger periodiseringsregnskab, genkender du kun finansielle transaktioner, når de afholdes.

Registrer transaktioner

I gamle dage betød registrering af en transaktion at nedskrive transaktionen i de relevante tidsskrifter. Disse tidsskrifter eller “bøger” er, hvordan bogholderi fik sit navn. I henhold til dobbeltregistrering skal hver transaktion registreres som både kredit og debitering i separate tidsskrifter.

Nu, så længe du klassificer transaktionen i din regnskabssoftware, resten sker mere eller mindre automatisk.

Bogfør til hovedbog

Et andet kendetegn for svundne dage er hovedbogen. Hovedbogen var en masterliste over alle transaktioner. Hvis der opstod en brand i dit back office, ville det være det, du skulle gemme. Når du har registreret en transaktion i de relevante tidsskrifter, tilføjer du den også til hovedbogen.

Takket være internetets magi og automatisering lever hovedbogen nu i baggrunden af regnskabscyklussen i dag. Den overgår fra en fysisk bog til en del af skyen, og revisorer behøver ikke rigtig at røre ved den.

Beregn ikke-justeret prøvebalance

De første tre trin i regnskabscyklussen kan (en d bør) finde sted i hele regnskabsperioden. Beregning af den ujusterede prøvebalance er det første trin, der kun kan finde sted, når perioden er afsluttet, og alle transaktioner er identificeret, registreret og bogført til hovedbogen.

Oprettelse af en ujusteret prøvebalance svarer til at kontrollere dit hjemmearbejde. Fordi hver transaktion registreres som en debet og en kredit, er målet med dette trin at sikre, at din samlede debet-saldo og den samlede kredit-saldo er ens. Hvis ikke, blev noget savnet eller forkert klassificeret. Det er normalt at opdage uregelmæssigheder på dette stadium. Fakturaer, som du forventede at blive betalt (men ikke var), kan smide den af. Betalinger, som du forventede, at dine leverandører skulle indsamle (men ikke gjorde), kan også forårsage problemer.

Under alle omstændigheder viser en ujusteret prøvebalance dig alle dine debet og kreditter i en tabel.Og hvis de ikke tilføjer det samme beløb, kan du bruge denne tabel til at undersøge hvorfor.

Foretag justering af journalindgange

Dette trin løser simpelthen alle uregelmæssigheder, der findes. Først identificerer du, hvad der får debet og kreditter til at være forkert justeret. Derefter laver du journalposter for at rette dem.

Opret en justeret prøvebalance

Derefter er det tid til at dobbelttjekke dit arbejde en sidste gang ved hjælp af en justeret prøvebalance. Denne tabel viser din ujusterede prøvebalance, dine justeringsposter og dine justerede beløb. Det er det sidste trin inden oprettelse af årsregnskaber, så det er værd at tredive kontrollere alt.

Opret regnskaber

Dine regnskaber er det største resultat, du modtager som et resultat af regnskabscyklussen. Resultatopgørelsen og balancen er nøjagtige optegnelser over, hvad der skete i din virksomhed i løbet af den sidste regnskabscyklus. (Pengestrømsopgørelsen er ikke obligatorisk, men vi anbefaler, at du også laver en af disse.)

De er vigtige dokumenter for alle uden for din virksomhed, der har brug for at kunne sammenligne din virksomhed med andre ( investorer, långivere osv.), men de er også utroligt værdifulde for virksomhedsejere. At vide, hvordan man læser og fortolker dine årsregnskaber, kan hjælpe dig med at holde øje med din virksomheds økonomi og strategisere for vækst.

Foretag afsluttende poster

Det sidste trin i regnskabscyklussen er at foretage lukningsposter og forberede din virksomhed til den kommende regnskabscyklus. Dette betyder at lukke midlertidige konti som indtægter og udgifter og folde dem til permanente konti, som tilbageholdt indtjening.

Når dette sidste trin er afsluttet, kan du starte hele processen igen.

Regnskabscyklus & Teknologi

Vi har påpeget områder, hvor teknologien har skubbet nogle aspekter af regnskabscyklussen i baggrunden. Med andre ord, mens disse trin stadig sker i en grad, har automatiseret regnskab gjort dem mindre relevante for revisorer og virksomhedsejere, der ikke behøver at tage direkte skridt til at gennemføre disse trin.

Hvis vi skulle se på regnskabscyklussen gennem en revisor i dag, ville processen se lidt anderledes ud. For eksempel findes hovedbogen ikke i samme form i dag, så det er ikke nødvendigt at bogføre transaktioner til den.

Selv ideen om at justere prøvebalancer er forenklet. Selvom processen for det meste er den samme, kan regnskabssoftware hjælpe med at identificere afvigelser og bede brugere om at hjælpe med at afstemme dem uden at skabe eksplicitte prøvebalancer.

Regnskabscyklussen afspejler de regler og processer, som alle virksomheder skal følge for at have nøjagtige tal, så det er vigtigt at kende alle trin – også dem der foregår bag kulisserne. Imidlertid, da teknologi og regnskab fortsætter med at blande sig, fortsætter regnskabscyklussen med at blive meget mindre manuel og betydeligt hurtigere.

Lær hvordan ScaleFactor kan bringe din regnskabspraksis ind i det 21. århundrede. Anmod om en demo af vores innovative software i dag.