Personaleafdelings funktion er administrativ og fælles for alle organisationer. Organisationer kan have formaliserede udvælgelses-, evaluerings- og lønningsprocesser. Forvaltning af “menneskelig kapital” er udviklet til en bydende og kompleks proces. HR-funktionen består i at spore eksisterende medarbejderdata, som traditionelt inkluderer personlige historier, færdigheder, evner, præstationer og løn. For at reducere den manuelle arbejdsbyrde for disse administrative aktiviteter begyndte organisationer at automatisere mange af disse processer elektronisk ved at indføre specialiserede menneskelige ressourcestyringssystemer.

HR-ledere er afhængige af interne eller eksterne it-fagfolk til at udvikle og vedligeholde et integreret HRMS. . Før klient-serverarkitekturer udviklede sig i slutningen af 1980’erne, blev mange HR-automatiseringsprocesser henvist til mainframe-computere, der kunne håndtere store mængder datatransaktioner. Som følge af den høje kapitalinvestering, der var nødvendig for at købe eller programmere proprietær software, var disse internt udviklede HRMS begrænset til organisationer, der havde en stor mængde kapital. Fremkomsten af klientserver, applikationsudbyder og software som en tjeneste (SaaS) eller human resource management-systemer muliggjorde højere administrativ kontrol af sådanne systemer. I øjeblikket omfatter menneskelige ressourcestyringssystemer:

1. Fastholdelse af personale
2. Ansættelse
3. Onboarding & Offboarding
4. Administration
5. Administration af lønningsliste
6. Sporing og styring af medarbejderfordele
7. HR-planlægning
8. Rekruttering / Learning management
9. Performance management og evalueringer
10. Selvbetjening af medarbejdere
11. Planlægning og rotationsstyring
12. Fraværsstyring
13. orlov ledelse
14. Rapportering og analyse
15. Omfordeling af medarbejdere
16. Håndtering af klager ved at følge præcedenser

Lønmodulet automatiserer lønprocessen ved at indsamle data om medarbejdernes tid og fremmøde, beregne forskellige fradrag og skatter og generere periodiske lønskontroller og medarbejderskatterapporter. Data leveres normalt fra menneskelige ressourcer og tidtagningsmoduler til beregning af automatisk indbetaling og manuel skriveskrivning. Dette modul kan omfatte alle medarbejderrelaterede transaktioner samt integrere med eksisterende økonomistyringssystemer.

Tids- og tilstedeværelsesmodulet samler standardiseret tids- og arbejdsrelateret indsats. De mest avancerede moduler giver bred fleksibilitet i dataindsamlingsmetoder, arbejdsfordelingsfunktioner og dataanalysefunktioner. Omkostningsanalyse og effektivitetsmålinger er de primære funktioner.

Fordeleadministrationsmodulet giver et system til organisationer til at administrere og spore medarbejderdeltagelse i fordelsprogrammer. Disse omfatter typisk forsikring, kompensation, overskudsdeling og pensionering.

HR-styringsmodulet er en komponent, der dækker mange andre HR-aspekter fra ansøgning til pensionering. Systemet registrerer grundlæggende demografiske data og adressedata, udvælgelse, uddannelse og udvikling, styring af kapaciteter og færdigheder, kompensationsplanlægning og andre relaterede aktiviteter. Fremragende systemer giver mulighed for at “læse” applikationer og indtaste relevante data i gældende databasefelter, underrette arbejdsgivere og give positionsstyring og positionskontrol. Human resource management-funktion involverer rekruttering, placering, evaluering, kompensation og udvikling af medarbejderne i en organisation. Oprindeligt brugte virksomheder computerbaserede informationssystemer til at:

• producere lønsedler og lønrapporter;
• føre personaledata;
• forfølge talentledelse.

Online rekruttering er blevet en af de primære metoder, der anvendes af HR-afdelinger til at samle potentielle kandidater til ledige stillinger i en organisation. Talenthåndteringssystemer eller rekrutteringsmoduler tilbyder en integreret ansættelsesløsning til HRMS, der typisk omfatter:

• analyse af personaleforbrug i en organisation;
• identifikation af potentielle ansøgere;
• rekruttering gennem virksomhedsoverførte lister;
• rekruttering via online rekrutteringswebsteder eller publikationer, der markedsføres til både rekrutterere og ansøgere;
• analyser inden for ansættelsesprocessen (tid til ansættelse, ansættelseskilde, omsætning);
• overholdelsesstyring for at sikre jobannoncer og kandidatoptagelse følger regeringens regler.

De betydelige omkostninger, der er forbundet med at opretholde en organiseret rekrutteringsindsats, kryds -postering inden for og på tværs af generelle eller branchespecifikke jobbrædder og opretholdelse af en konkurrencepræget eksponering af tilgængeligheder har givet anledning til udvikling af et dedikeret modul til ansøgningssporingssystem (ATS).

Uddannelsesmodulet giver et system til organisationer til at administrere og spore medarbejder trai ning og udviklingsindsats.Systemet, der normalt kaldes et “læringsstyringssystem” (LMS), hvis det er et enkeltstående produkt, giver HR mulighed for at spore uddannelse, kvalifikationer og færdigheder hos medarbejderne samt redegøre for, hvilke kurser, bøger, CD’er, webbaseret læring eller materialer er tilgængelige for at udvikle hvilke færdigheder. Kurser kan derefter tilbydes i datospecifikke sessioner, hvor delegerede og træningsressourcer kortlægges og administreres inden for det samme system. Sofistikerede LMS’er giver ledere mulighed for at godkende træning, budgetter og kalendere sammen med præstationsstyrings- og vurderingsmålinger.

Medarbejderens selvbetjeningsmodul giver medarbejdere mulighed for at forespørge HR-relaterede data og udføre nogle HR-transaktioner over systemet. Medarbejdere kan forespørge deres fremmøde fra systemet uden at bede om information fra HR-personale. Modulet lader også vejledere godkende O.T. anmodninger fra deres underordnede gennem systemet uden at overbelaste opgaven på HR-afdelingen.

Mange organisationer har gået ud over de traditionelle funktioner og udviklet informationssystemer til styring af menneskelige ressourcer, som understøtter rekruttering, udvælgelse, ansættelse, jobplacering, performance vurderinger, medarbejderfordeleanalyse, sundhed, sikkerhed og sikkerhed, mens andre integrerer et outsourcet sporingssystem for ansøgere, der omfatter en delmængde af ovenstående.

Analysemodulet giver organisationer mulighed for at udvide værdien af en HRMS-implementering ved udtræk af HR-relaterede data til brug sammen med andre business intelligence-platforme. For eksempel kombinerer organisationer HR-metrics med andre forretningsdata for at identificere tendenser og anomalier i antal medarbejdere for bedre at forudsige virkningen af medarbejderomsætning på fremtidig produktion.

Der er nu mange typer HRMS eller HRIS, nogle heraf er typisk lokale maskinbaserede softwarepakker; den anden hovedtype er et online skybaseret system, der er tilgængeligt via en webbrowser.

Medarbejderuddannelsesmodulet giver organisationer mulighed for at komme ind, spore og styre medarbejder- og medarbejderuddannelse. Hver type aktivitet kan registreres sammen med de yderligere data. Derefter gemmes ydeevnen for hver medarbejder eller medarbejder og kan tilgås via Analytics-modulet.

Modtager tildelingsmodul for medarbejdere er en nylig supplerende funktionalitet i HRMS. Dette modul har funktionerne overførsel, forfremmelse, lønrevision, genudpegning, stedfortræder, bekræftelse, ændring af betalingsmodus og brevformular.