Martha arbejder for en advokat, der bruger Track Changes meget, når hun arbejder med klienter. Han er irriteret over at skulle deaktivere sporformatering hele tiden. (Han ønsker ikke, at enkle formateringsændringer skal spores.) Når han videregiver dokumentet til en klient (via e-mail), hvis de ikke ved, hvordan man deaktiverer sporing af formateringsændringer, er det returnerede dokument altid fuld af sporede formateringsændringer. Martha spekulerer på, om der er en måde, hvorpå hun kan deaktivere sporing af formateringsændringer for evigt.

Når du aktiverer Spor ændringer i Word, sporer programmet mange ændringer, du foretager. En kategori af ændringer, den kan spore, er ændringer i formatering. Heldigvis kan du kontrollere de typer ændringer, som Word faktisk sporer. Dette er hvad Martha gør – hun slukker for en bestemt kategori af ændringer (formatering), så Word ikke sporer dem; det sporer kun andre typer ændringer.

Sådan justerer du de kategorier af ændringer, som Word spor varierer afhængigt af den version af Word, du bruger. For at deaktivere sporing af formatering skal du følge disse trin, hvis du bruger Word 2007 eller Word 2010:

1. Sørg for, at fanen Gennemse af båndet vises.
2. Klik på pil ned under værktøjet Sporændringer (i sporingsgruppen), og klik derefter på Skift sporingsindstillinger. Word viser dialogboksen Sporændringsindstillinger. (Se figur 1. )



Figur 1. Dialogboksen Sporændringsindstillinger.

3. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Sporformatering .
4. Klik på OK.

Hvis du bruger Word 2013, skal du følge disse trin i stedet:

1. Sørg for, at fanen Gennemse båndet vises.
2. Klik på det lille ikon i nederste højre hjørne af Tr acking gruppe. Word viser dialogboksen Indstillinger for sporændringer.
3. Klik på knappen Avancerede indstillinger. Word viser dialogboksen Avancerede sporændringsindstillinger. (Se figur 2.)



Figur 2. Dialogboksen Avancerede sporændringsindstillinger i Word 2013.

4. Ryd afkrydsningsfeltet Sporformatering.
5. Klik på OK for at lukke dialogboksen Avancerede sporændringsindstillinger.
6. Klik på OK for at lukke dialogboksen Sporændringsindstillinger.

Endelig, hvis du bruger Word 2016 eller en nyere version af programmet (inklusive den version, der følger med Office 365), skal du følge disse trin:

1. Sørg for, at Fanen Gennemgang af båndet vises.
2. Klik på sporingsværktøjet. Word viser sporingsgruppemulighederne.
3. Klik på det lille ikon i nederste højre hjørne af sporingsgruppen. Word viser dialogboksen Indstillinger for sporændringer.
4. Klik på knappen Avancerede indstillinger. Word viser dialogboksen Avancerede sporændringsindstillinger. (Se figur 3.)



Figur 3. Dialogboksen Avancerede sporændringsindstillinger i Word 2016.

5. Ryd afkrydsningsfeltet Sporformatering.
6. Klik på OK for at lukke dialogboksen Avancerede sporændringsindstillinger.
7. Klik på OK for at lukke dialogboksen Sporændringsindstillinger.

Indtil videre er det så godt. Ret? Nå, ikke rigtig. Problemet er, at indstilling af denne indstilling ikke altid er klæbrig. Nogle mennesker siger, at ændringen følger med dokumentet, andre siger, at den ikke gør det. Andre siger, at ændringen nulstilles, hvis du slår Spor ændringer fra og derefter tænder den igen. Word, du bruger. Hvis ændringen således er vedvarende for dokumenter på dit system, når du først sender dokumentet til en anden, og hvis de bruger en anden version af Word, kan du muligvis få et dokument tilbage, hvor indstillingen er slået til igen og alle formateringsændringer er markeret. Dette kan være meget frustrerende.

Efter min erfaring skal du foretage en trekantet tilgang. Først skal du åbne din normale skabelon og fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Sporformatering Når du foretager ændringen og gemmer Normal-skabelonen, ændres eventuelle fremtidige dokumenter, du opretter, og som er baseret på skabelonen, ikke sporformatering, når Track Changes er slået til. (Dette gælder naturligvis kun, hvis din version af Word ikke nulstiller afkrydsningsfeltet Sporformatering, når du slår Sporændringer til og fra.)

Den anden ting, du skal gøre, er at åbne en hvilken som helst eksisterende dokumenter, og sørg for, at indstillingen er slået fra for disse dokumenter. (Den ændring, du foretog i skabelonen Normal, påvirker ikke tidligere oprettede dokumenter; den påvirker kun nye dokumenter, der er oprettet, efter du har foretaget ændringen.) Dette trin kan naturligvis muligvis tage et stykke tid at gøre, hvis du har en hel del dokumenter.

Den tredje ting, du skal gøre er at slippe af med de sporede formateringsændringer, der kan vises, når du modtager et dokument fra en anden.Dette er igen nødvendigt, fordi du ikke har kontrol over, hvordan personens system er konfigureret. Du kan slippe af med den sporede formatering ved at følge disse trin:

1. Vis fanen Review på båndet.
2. I sporing-gruppen skal du klikke på rullelisten Vis markering. Word viser en liste over kategorier af ændringer, som den kan vise.
3. Fjern markeringen af alt undtagen formatering .
4. Klik på pil ned under Accept-værktøjet i gruppen Ændringer. Word viser nogle forskellige måder, du kan acceptere ændringer på.
5. Vælg Accepter alle viste ændringer. Alle formateringsændringer (hvilket er alt, der er vist på grund af trin 3) accepteres. (vælg ikke Accepter alle ændringer i dokumentet. Det accepterer alle ændringer, uanset om de vises eller ej.)
6. Klik igen rullelisten Vis markering.
7. Sørg for, at alle afkrydsningsfelter er markeret.

Resultatet af disse trin er, at du kun ser i dokumentet alle ændringer undtagen f ormatteringsændringer – ligesom du vil. Ulempen ved dette er, at du bliver nødt til at gøre det på alle dokumenter, du modtager fra andre, nu og for evigt.

Der er makrobaserede tilgange, du kan følge, hvis du ønsker det. Tilføjelse af en simpel AutoOpen makro til alle dine dokumenter kan være en enorm tidsbesparende i det lange løb:

Sub AutoOpen() ActiveDocument.TrackFormatting = FalseEnd Sub

Denne enkle makro slukker for sporing af formatering, hver gang dokumentet åbnes. vil endda arbejde med dokumenter, du sender til andre, forudsat at de ikke deaktiverer makroer, når de åbner dit dokument.

Du har brug for en anden makro for at slippe af med sporet formatering, der kan vises i dokumenter, du modtage fra andre. Følgende gør tricket:

Sub AcceptChangedFormatting() Dim r As Revision For Each r In ActiveDocument.Revisions If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept Next rEnd Sub

Du kan tildele denne makro til en genvejstast eller til en knap på QAT. Når den er påkrævet accepteres alle formateringsændringer i dokumentet med det samme, og du kan derefter fortsætte med at arbejde med andre ændringer, der blev sporet i dokumentet.