Omlokalisering av affärsskäl kan vara svårt och dyrt för en anställd. Det är därför som många arbetskraftsflyttkostnader betalas av arbetsgivare. Här ser du hur processen att betala arbetstagarens flyttkostnader fungerar, inklusive vad som är avdragsgill för dig som företag, hur man dokumenterar dessa betalningar och hur man rapporterar dessa utgifter för anställdes W-2-formulär.

Skattelagförändringar och rörliga utgifter

Skattelagen för 2017 (skattelättnader och jobb) innehåller vissa förändringar till avdrag för flyttkostnader för anställda som träder i kraft för beskattningsåret 2018 fram till 2025. Denna lag tar bort avdraget för icke-ersatta företagskostnader, inklusive flyttkostnader. Det innebär att dessa kostnader inte längre är avdragsgilla för den anställde i schema A. Denna förändring påverkar också ägare av C-företag och S-företag som också är anställda i verksamheten.

Ersättningar från ditt företag till anställda för flyttkostnader betraktas som småförmåner. Dessa förmåner är skattepliktiga löner till den anställde, och de måste inkluderas för källskatt i federala inkomstskatter, FICA (Social Security / Medicare) och federal arbetslöshetsskatt. Även om du har en företagspolicy som kräver att anställda håller reda på betalningar och ger tillbaka överskott, är dessa betalningar fortfarande skattepliktiga för den anställde.

Om ditt företag behandlar anställd flytta kostnader som skattepliktiga (W-2) löner för den anställde, kan ditt företag fortfarande dra av kostnaden för dessa kostnader som en affärskostnad.

Bara för att vara helt tydlig: Från och med 2018 till 2025 är alla anställdas flyttkostnader som betalas till anställda av ditt företag skattepliktiga till arbetstagaren. Icke-ersatta flyttkostnader kan inte dras av medarbetaren som diverse utgifter. Ditt företag kan fortfarande dra av dessa betalningar som affärskostnader.

Hur att ersätta anställda för rörliga utgifter

I allmänhet är alla betalningar du gör till anställda skattepliktiga och att betala anställdas flyttkostnader betraktas som en skattepliktig fördel. 2017 års skattelag förändrade inte denna skattesituation. Men det tog bort möjligheten att arbetsgivare kan ersätta med en redovisningsbar plan (förklaras nedan) för att undvika att arbetstagaren betalar inkomstskatt på dessa betalningar.

Det är en bra idé att följa den ansvariga planprocessen för att dokumentera ersättningar till anställda så att du kan undvika problem vid en granskning.

Så här fungerar en ersättningsplan: Den anställde betalar för kostnaderna och du ersätter dem. Kostnaderna måste specificeras och endast specifika kostnader får betalas. Kostnaderna måste också vara för ett affärsmässigt ändamål.

Den anställde måste ha betalat eller haft kostnader medan han utför tjänster som anställd i ditt företag. Du kan behöva dokumentera att flytten krävs av ditt företag. Det finns också några redovisningsförfaranden som måste följas.

• Den anställde måste ”på ett adekvat sätt redovisa dessa utgifter inom en rimlig tidsperiod.” Det vill säga, den anställde måste ge dig kvitton för alla utgifter.
• Om du ger arbetstagaren ett förskott på dessa utgifter måste den anställde skicka tillbaka överskottet av pengar inom en rimlig tidsperiod.

Låt oss till exempel säga att du förskottar 5 000 dollar för flyttkostnader och den anställde ger dig kvitton för 3 650 dollar. Den anställde måste ge dig en check på saldot (1 350 dollar). Om alla kriterier för en redovisningsplan inte är planen är inte en redovisningsbar plan. Och ”ersättningar för icke-avdragsgilla kostnader” (till den anställde) och ersättningar för diverse eller ospecificerade utgifter beskattas av den anställde.

Löneskatter och flyttning av utgifter till anställda

Flyttkostnader för anställda som betalas av ditt företag, även om du har en redovisningsbar plan, är föremål för kupong för federala inkomstskatter, FICA-skatter (Social Security and Medicare), och federala arbetslöshetsskatter.

Du måste rapportera storleken på denna förmån när du slutför W-2 årlig skatt r eport för den anställde för föregående år.

För att klargöra hur dessa utgifter bokförs på en anställds W-2-formulär. Vi kommer att använda exemplet ovan, där den anställde får 5 000 $ för flyttkostnader, har kvitton för 3 650 $ och behåller de återstående 1 350 $. Det belopp som den anställde förvarar är skattepliktigt för den anställde. Vi antar att denna betalning sker under kraven för en redovisningsbar plan, som beskrivs ovan:

• De skattepliktiga $ 1350 ingår i rutan 1 i W-2 (och i rutorna 3, 5 och 16, om den beskattas av staten eller staden).
• Förekomst och statlig inkomstskatt och FICA-skatt måste beräknas för skattepliktiga 1350 $ och inkluderas i lämpliga rutor på W-2.
• Du måste inkludera $ 3,650 (beloppet lika med det underbyggda beloppet (till exempel den icke-avgiftsbelagda delen) i ruta 12 i formulär W-2 med koden ”L.”

För mer information om hur detta fungerar, se IRS-publikation 15 (cirkulär E).

Ge en anställd extra pengar för att flytta Utgifter

Vissa företag ger anställda ett fast belopp för flyttkostnader, beroende på typ av flytt och avstånd. Betalningen kan fortfarande vara avdragsgill för ditt företag som en verksamhetskostnad.

Om du vill ge en anställd pengar för att flytta utgifter och låta den anställde bestämma hur dessa pengar ska spenderas, har du en icke-redovisningsbar plan enligt IRS-reglerna. I det här fallet, som nämnts ovan , om du inte vill att den anställde måste visa kvitton, är hela betalningen skattepliktig till den anställde som en fördel. Dessutom måste federal inkomstskatt och FICA-skatt hållas kvar vid betalningen.

I det här fallet, yo du kanske vill lägga till ett extra belopp till betalningen för att hjälpa den anställde med de ytterligare skatter som måste betalas. Detta kallas för att ”tjäna upp” en check och det görs för att ge den anställde det exakta beloppet för betalningen, efter skatt.

Till exempel om du betala en anställd $ 2000 i flyttkostnader, du kan göra en beräkning av brutto för att ge mer än $ 2000 för att täcka de extra skatterna.

Rörelsekostnader för anställda är avdragsgilla

Betalning av anställdas flyttkostnader är en avdragsgill affärskostnad till ditt företag.

Berätta för anställda om den rörliga ersättningsplanen

Som med alla andra förmåner till anställda, alla anställda måste behandlas på samma sätt. Du kan ställa in kriterier för att kvalificera sig för planen efter anställdstyp (till exempel löner mot tim), men du kan inte ge en anställd i samma klassificering mer av detta nytta än en annan.

Det är alltid en bra idé att skriva denna typ av fördelar och att inkludera den i din kommunikation med anställda. handbok eller policyer och proc edures manual är ett bra ställe att beskriva planen. Glöm inte att inkludera information om skattekonsekvenserna av denna förmån.

Hjälpa anställda med sina rörliga avdrag

Om du inte är en kvalificerad skatteförberedare bör du inte ge skatterådgivning till anställda om inkomstskatter. Uppmuntra dina anställda att få professionell skatterådgivning eller använda professionell skatteprogramvara. Här är några saker du kan göra för att hjälpa anställda att förstå denna rörliga kostnadsfördel och hur det kommer att påverka deras skatt :

• Ge anställda ett jobbflyttpaket som förklarar hur och när flyttningskostnader kommer att ersättas av ditt företag.
• Ge medarbetarna möjlighet att ändra deras innehav (på formulär W-4) för att ta hänsyn till omlokaliseringsförmånen och deras skatteplikt.

IRS-information om rörelsekostnader för anställda

IRS-publikation 521 – Rörliga utgifter

IRS-publikation 15 – Cirkulär E – Arbetsgivarskattguide

IR B Publikation 15b – Arbetsgivarskattguide för anställdas förmåner

Denna artikel och all information på den här webbplatsen presenterar allmän information och är inte avsedd att vara skatterådgivning eller juridisk rådgivning. Se IRS-publikationer för mer information. Varje situation är specifik; ställa frågor till din skatterådgivare.