Tänk på ett scenario där du du reser för jobbet, så du måste boka ett hotell. Du väljer din favoritkedja som har en plats nära kontoret eller konferenslokalen, kopplar in din företagskod och slutför bokningen.

Du anländer till hotellet och pratar medarbetaren för en möjlig uppgradering innan du tar dig upp i rummet och fräschar upp för ditt första möte för dagen.

Längs vägen kommer du ihåg att du hade försovat den morgonen och glömt att ta med dig ditt arbetsmärke eller visitkort på resan, men lyckligtvis killen på incheckningen bad aldrig om att se den, annars hade du varit på en lite besvärlig plats och tvingat dig att prata dig ut ur situationen eller något.

Verkar som att det kan vara en ganska vanlig händelse, eller hur? Hur fungerar de här hotellkoderna egentligen ändå? Vem har rätt att använda dem, hur mycket rabatt tjänar de och hur strikt kontrollerar hotell om de är berättigade?

Med tanke på att den här artikeln är tänkt att vara rent informativt snarare än ett godkännande av någon praxis, låt oss prata om hotellföretagskoder och hur de fungerar. Medan vi fokuserar på hotell här kan samma principer också generaliseras till biluthyrning (även om bokning av flyg till företagspriser tenderar att vara ett mer komplicerat åtagande).

Vad är hotellföretagskoder?

Hotellföretagskoder, enkelt uttryckt, hänvisar till en särskild bokningskod som en hotellkedja gör tillgänglig för vissa företag som ett sätt att erbjuda grossistpriser på hotellrum. Om ett företag ofta skickar anställda eller entreprenörer för att resa i affärer kan de förhandla direkt med sin föredragna hotellkedja eller till och med flera hotellkedjor för att säkra nattpriser som är lägre än de allmänt tillgängliga priserna.

När en anställd, entreprenör eller någon annan auktoriserad medarbetare till ett visst företag bor i hotellkedjan, betalar de företagsavgiften: den särskilda förhandlingsräntan mellan deras företag och hotellet.

Dessa priser kan variera i pris betydligt och beror helt och hållet på flera faktorer som företaget, hotellkedjan och hotellets läge.

Vissa företagspriser är en procentuell rabatt på bästa tillgängliga pris, medan andra är ett fast pris oavsett vad hotellet tar ut annars. Eftersom vissa företagspriser kan vara ett fast pris kommer det ofta att finnas tider då den lägsta offentligt tillgängliga priset faktiskt är lägre än företagspriset, så du bör alltid kontrollera och jämföra för att se till att du bokar den billigaste tillgängliga priset. Naturligtvis, om du skriver av detta som en företagsutgift, kanske du bryr dig mer eller mindre om uppgifterna.

Nu har du förmodligen insett att företagspriser mellan olika företag kan variera betydligt från varandra. Utöver den specifika rabatten de erbjuder kan de också variera mellan vilka rum som är berättigade till denna pris. På vissa hotell kommer det att vara kapacitetsstyrt och begränsat till basnivårummet, medan det på andra kommer att finnas företagsrabatter på klubbrum, standardsviter och ännu högre svittyper.

Dessutom kommer vissa företag att förhandla om priser som är kvalificerade året runt, medan andra företags priser bara gäller under arbetsveckan måndag – fredag. Och vissa priser tillåter både personliga resor och affärsresor, medan andra begränsar användningen till enbart affärsresor.

Det är definitivt värt att bekanta sig med ditt företags företagsavgift om du har tillgång till ett, eftersom det kan vara nyckeln till att låsa upp hotellrum till hälften av det vanliga priset.

Varför kan någon använda företagspriser?

Det självklara svaret är naturligtvis att det kan spara en hel del kontanter om företagsräntan är billigare än den offentliga räntan. Låt oss titta på ett exempel för att illustrera.

Här är de offentliga priserna på St. Regis Toronto från torsdag 17 september till fredag 18 september.

Och här är samma rum i ett företagsrum:

Som du kan säga representerar detta en betydande rabatt på 440 $, eller 58% på den lägsta offentligt tillgängliga räntan. Tänk på att företagspriser normalt också erbjuder flexibla avbokningsregler (affärsresenärer ändrar ofta sina planer i sista minuten, trots allt), så tänk dig möjligheterna om du skulle kunna sträcka din hotellbudget 50–75% längre över varje vistelse samtidigt som du gynnar från flexibla avbokningsregler hela tiden.

(Låt oss också ta en stund och beundra kryssrutan ”Visa priser med skatter och avgifter”, som verkar vara en funktion som Marriott nyligen lade till på sin webbplats. Var har den här funktionen varit hela mitt liv ?!)

Men kom ihåg att företagspriser inte alltid representerar en rabatt, som vi ser i detta exempel:

På en företagskod är priset 184 AED ($ 70) eller 25% dyrare, så det är mycket bättre att boka den normala flexibla avgiften i det här fallet:

Som nämnts varierar företagspriserna väldigt mycket. I det här fallet var samma företagskod billigare än det offentliga priset på de flesta andra hotell i Dubai, men inte det här.

Anledningen till detta kan koka ner till allt från brist på förhandlingar på just detta hotell, till hotellet som erbjuder en tillfällig försäljning till de offentliga priserna, till koden som helt enkelt erbjuder en dålig ränta under oktober månad. Det är viktigt att kontrollera mot det offentliga priset i stället för att blindt koppla in din företagskod förutsatt att det blir billigare.

I de flesta fall tillåter företagspriser fortfarande att tjäna hotell lojalitetspoäng från din vistelse, ackumulera elitkvalificerade nätter och dra nytta av dina elitstatusförmåner.

Vissa undantag kan uppstå om du måste boka via en specifik resebyrå via ditt företag, som kanske eller inte kan bevilja dessa fördelar, men i de flesta fall kan du förvänta dig att dra full nytta av elitstatus eftersom frekventa affärsresenärer är bland ett hotells mest uppskattade kundkrets.

De exakta koder som används för att söka efter företagspriser tenderar att vara proprietär information, varför jag har dolt de exakta företagen och koder som används i exemplen ovan .

Som en ledtråd för att hitta den billigaste avgiften kan du alltid titta på vilka företags kontor som är fysiskt belägna nära hotellet, eftersom företaget skulle vara mer benägna att förhandla om bättre erbjudanden på dessa hotell.

Det kan också vara till hjälp att erkänna att bara för att information är proprietär, betyder det inte att den nödvändigtvis är väl skyddad på något sätt. I själva verket kan du förmodligen gissa vad Marriott-företagskoden för en viss Big 5-bank som har tre bokstäver förkortning kan vara (ledtråd: den är också tre bokstäver lång).

Saker att veta när man använder företagskoder

Låt oss ta itu med elefanten i rummet: är det en acceptabel metod för en resenär att använda företagspriser att de inte tekniskt kvalificerar sig för? Liksom många andra nischutnyttjanden i det här spelet vi spelar, faller denna praxis definitivt i ett etiskt grått område, så att bara resenären själva kan svara på frågan och bestämma vad de trivs med.

Det kan inte förnekas att någon som använder företagskoder som de inte har rätt till kommer att späda ut poolen av legitima användningar av den koden, vilket urholkar den långsiktiga hållbarheten av den hastighetsnivån och i huvudsak spara sig några dollar på sin hotellvistelse samtidigt som de påtvingar den kostnaden för framtida legitima användare av koden.

Ändå tycker jag att det är klokt att varna alla som kan underhålla dessa roliga idéer om några potentiella problem de kan stöta på.

En risk på ytan är att ett hotell skulle ha goda rättigheter att be om bevis för att de är berättigade till den särskilda bokningskoden i receptionen.

För en företagskod kan detta ta form som ett företagsmärke eller ett visitkort – du vet, en av de enkla, massproducerade kortbitarna lagerpapper som innehåller ditt namn och ditt företags namn.

Om resenären inte kan bevisa att de är berättigade, kommer de att debitera dig för rack-up-priset , som vanligtvis är mycket dyrare än den lägsta offentligt tillgängliga pris som anges i appen eller på webbplatsen. Och om din avbokningsfrist har passerat nu, tvingas du antingen betala rackavgiften för din vistelse eller betala avbokningsavgiften och hitta alternativa övernattningar för natten.

På en mer allvarlig nivå, om företagets företagskodsats endast får användas på affärsresor, men resenären använder den för fritid, ligger det inom hotellets rätt att kontrollera kontraktet och eventuellt rapportera tillbaka till företaget. Oavsett om de gör det eller inte är deras befogenhet, men det här är en risk som jag personligen inte skulle ta.

Det finns naturligtvis alltid chansen att ett hotell lojalitetsprogrammet kan vidta åtgärder mot en kontoinnehavare baserat på företagskodens användningsmönster under deras vistelser. När allt kommer omkring, vad är chansen att någon arbetar för Apple, Dell, Deloitte, IBM och General Electric på en gång?

I stort sett skulle jag säga att chansen att ett hotell som söker efter företags-ID är ganska lågt i genomsnitt, särskilt om en resenär verkar passa in i hotellets genomsnittliga företagskunder.

Till exempel om du bor på ett hotell i en storstad där många affärsresor äger rum, då är det troligt att hotellet inte ens ger ditt företagspris en andra blick på grund av volymen affärsresenärer som de får, särskilt om du dyker upp klädd i affärskläder.

Det finns dock alltid en chans, oavsett hur smal det är, att bevis på behörighet begärs vid incheckningen eller när som helst under vistelsen, så det blir vara upp till varje resenärs egna individuella risktolerans och etiska gränser för att avgöra om hotellkoder någonsin blir mer än en akademisk fråga längs sina resor.

Slutsats

Hotellföretagskoder tillåter företag att boka rum för sina anställda, entreprenörer eller andra anställda (som företagsgäster eller platsintervjuer) till rabatterat pris och de kan ofta ge rabatter på 50–75% på de lägsta offentligt tillgängligt pris för en hotellvistelse.

Övningen att boka rum med företagskoder som man råkar stöta på via en enkel Google-sökning kan tyckas vara en lukrativ strategi vid första anblicken, men det gör det inte komma utan en viss risk, eftersom hotell alltid kan be om bevis på att de är kvalificerade för koden vid incheckningen.

Därför är det alltid viktigt att förstå villkoren i en företagskod när du använder en, och att alltid vara beredd att visa ditt bevis på att du är berättigad varje gång.