För att driva ett framgångsrikt ideellt företag behöver du en bra uppsättning stadgar.

Stadgarna är utan tvekan det viktigaste dokumentet som organisationen kommer att utarbeta, men om tanken på att utarbeta dina ideella stadgar gör dig orolig är du i gott sällskap. De ska inte tas lätt.

Det är därför vi välkomnar dig till ideella stadgar 101. I den här korta kraschkursen kommer vi att täcka alla väsentligheter i stadgar för ditt ideella företag.

När vi är färdiga kommer du att förstå vilken information stadgar ska innehålla, varför de har betydelse och hur du kan utarbeta dem för din organisation.

Varför Bylaws Matter

Bylaws är avgörande för alla framgångsrika ideella företag av ett antal skäl.

För det första är stadgar ett lagligt krav – även om du inte behöver lämna in dem till din utrikesminister, måste du anta dem inom din organisation. Dessutom kräver IRS ofta att en ideell organisation har antagit stadgar innan de beviljas skattebefriad status.

Stadgar har också oerhört praktiskt värde eftersom de fungerar som en vägledning eller färdplan för din ideella organisation. Om det uppstår oenighet mellan dina medlemmar kan dina stadgar hjälpa till att lösa det.

Du behöver inte göra dina stadgar offentligt tillgängliga, men det är ett alternativ att överväga. Detta är särskilt viktigt om din organisation är starkt beroende av donationer. Att ge dina givare tillgång till dina stadgar håller dem informerade och håller dig ansvarig för ditt uppdrag och dina mål.

Vad dina stadgar bör innehålla

Dina stadgar föreskriver policyerna för hur din organisation ska fungera. Även om vi inte kan täcka varje avsnitt i detalj vill vi ge dig en sammanfattning av varje gemensam aspekt.

Allmän information om organisationen

Det kan tyckas ganska uppenbart, men dina stadgar bör innehålla grundläggande information om din ideella organisation, inklusive ditt företagsnamn och organisationens plats. Om du har ytterligare platser kan du lista dem alla eller bara ditt huvudkontor.

Syfte

Dina stadgar bör innehålla en redogörelse för din ideella uppdrag och mål. När du först börjar kommer dessa mål att ligga i framkant i ditt sinne, men när tiden går och medlemmar kommer och går kan det uppdraget gå vilse i slumpen.

Definiera ditt uppdrag i dina stadgar allt skriftligen, så om och / eller när din organisation avviker från kursen, kan dina stadgar hjälpa dig att göra rätt. När tiden går kan dina mål förändras och anpassas – om de gör det bör du ändra dina stadgar därefter.

Ledarskap för din ideella organisation

En ideell organisation är bara lika bra som dess ledarskap, men ledningen för ett företag (oavsett om det är vinstdrivande eller inte) är lite mer komplicerat än att bara namnge en chef och gå vidare. Du måste upprätta din styrelse och alla befattningshavare du behöver, men processen slutar inte där.

Du bör också definiera hur många styrelseledamöter din ideella organisation kommer att ha, hur länge deras mandatperioder är, och processen för att byta styrelseledamot av någon anledning.

Riktlinjer för möten och röstningsförfaranden

På en liknande anmärkning bör dina stadgar föreskriva processen för styrelsens möten. Detta inkluderar att fastställa antalet gånger de träffas per år, tillsammans med var och när dessa möten kommer att äga rum.

En annan viktig del är att fastställa dina röstningsförfaranden. Du bör till exempel definiera hur många medlemmar som måste vara närvarande för ett beslutfört antal och hur många röster som krävs för att ett initiativ ska kunna godkännas. Beväpnad med denna ledarskapspolicy kommer din ideella verksamhet att vara framgångsrik.

Policy för intressekonflikt

Varje ideell organisation bör ha en intressekonfliktpolicy inom sina stadgar. Styrelseledamöternas eller styrelseledamöternas beslut kan inte leda till något som strider mot ideell sak. Detta inkluderar överdrivna förmånstransaktioner eller en privat förmån för en direktör eller tjänsteman.

Din policy bör innehålla förfaranden för reglering och bedömning av ärenden när policyn bryts. Intressekonflikter i alla företag är dåliga, men det är särskilt olyckligt i ett ideellt företag, eftersom allmänheten håller höga krav på välgörenhetsorganisationer, och med rätta.

Det är därför det är viktigt för din policy att tydligt diktera konsekvenserna av att bryta mot det.

Bestämmelser för kommittéer

Många gånger väljer styrelsen för ett företag att inrätta kommittéer för att ta itu med en specifik utmaning.

Till exempel kan en kommitté hantera ekonomin och en annan kan hantera personalresurser. Varje ideell organisation kommer att ha unika behov av kommittéer – vissa kommer att behöva många av dem, medan andra bara behöver några.

Dina stadgar ska definiera om ditt företag kommer att ha kommittéer eller inte, hur många det kan ha på en tid och när (om någonsin) en kommitté kommer att upplösas.

Språk för 501 (c) (3) status

Först bör vi klargöra en sak: inte alla ideella organisationer är berättigad att få skattebefriad status eller 501 (c) (3) beteckning. Men de ideella företag som har för avsikt att ansöka om skattebefriad status bör inkludera det språk som krävs i sina stadgar.

Här är varför: som en del av din ansökan, IRS kommer att leta efter specifika ord och fraser för att bevisa att din ideella organisation verkligen är berättigad till status. Om du till exempel är en välgörenhetsorganisation som ger bostäder till hemlösa, ska formuleringen i dina stadgar bevisa att du existerar för det målet ensam.

För mer information och IRS förslag på det språk du behöver för att inkludera, titta här.

Förklaring till upplösningsprocessen

Det är aldrig kul att diskutera möjligheten att en dag stänga din organisation, men det är en konversation som du måste ha. I de flesta stater är det faktiskt ett juridiskt krav på en upplösningsklausul för ett ideellt företag.

I din upplösningsklausul måste du beskriva hur din organisation kommer att fördela sina tillgångar om du behöver upplösa din ideella organisation.

Dessutom måste du se till att dessa distributioner är lagligt tillåtna för en ideell organisation och inte äventyra din skattebefriade status. Detta innebär vanligtvis att din organisations tillgångar ska distribueras på andra välgörande sätt om din ideella organisation löser sig.

Specifika regler för din organisations behov

Inga två ideella organisationer är exakt lika, och medan ovanstående komponenter är nödvändiga för de flesta ideella organisationer, det är inte alls en omfattande lista. Varje ideellt företag kan göra ytterligare bestämmelser i sina stadgar efter behov.

Du kan till exempel välja att inkludera ett avsnitt om att skapa ömsesidigt fördelaktiga partnerskap med likasinnade ideella organisationer i ditt område. Om dessa allianser är en viktig del av dina dagliga affärer kan det vara till hjälp att lägga till det i dina stadgar.

Bestämmelser för att ändra dina stadgar

Stadgarna är en färdplan för ideella organisationer, men de bör inte vara en oföränderlig karta. Precis som Google Maps eller Waze omdirigerar när en fördröjning visas på din rutt kan den ideella organisationen själv och bör anpassa sig med tiden.

Ibland måste du ändra dina stadgar för att återspegla den utvecklingen.

Om dina stadgar inte ändras i enlighet med din ideella faktiska identitet, kommer du att upptäcka att de är mycket värda för dig. Du vill alltid att dina stadgar ska överensstämma med organisationens nuvarande tillstånd.

Det är därför det är viktigt för dig att inkludera en process för att ändra dina stadgar – du vill definiera denna process innan du behöver göra några ändringar . En tydlig process hindrar dig från att göra ändringar i stadgarna. Stadgarna bör vara tillräckligt flexibla för att kunna förändras relativt enkelt, men inte så flexibla att du ständigt ändrar dem.

Hur man skriver dina stadgar

För att vara ärlig, formulera dina stadgar kan vara en komplicerad, tidskrävande process, men det är också av största vikt. Det finns flera sätt att utarbeta dina stadgar – det enklaste sättet är att ladda ner en mall från en online-bildande tjänst, som Incfile eller Northwest – till och med LegalZoom.

Du kan också hyra en företagsadvokat för att hjälpa till med process, vilket är det mest pålitliga sättet att utarbeta omfattande stadgar, även om det också är den dyraste vägen.

Naturligtvis har du rätt att utarbeta stadgarna som en organisation. Om du gör det bör du se till att den grupp som valts för att utarbeta stadgarna representerar de viktigaste undergrupperna i din organisation. Detta säkerställer att du tar upp alla nödvändiga kategorier för stadgarna.

Oavsett hur du väljer att utarbeta dina stadgar måste de skrivas i enlighet med statens lagar för ideella organisationer. Du kan bekanta dig med lagarna genom att läsa statens ideella företagslag (eller liknande stadgar).

Slutsats

Grattis, du har nu godkänt ideella stadgar 101! Beväpnad med denna information är du redo att skapa de perfekta stadgarna för ditt ideella företag.

I sin tur kommer dessa stadgar att ge dig möjlighet att främja den sak du tror på.

Vår huvudsakliga övergripande punkt när det gäller ideella stadgar är att du måste vara mycket försiktig när du utarbetar dem. Detta är inte ett steg som ska tas lätt, eller göras utan största uppmärksamhet på detaljer. Om du inte känner dig bekväm med att hantera den här processen kan du undersöka att anställa en företagsadvokat för att utarbeta dem för dina räkning.