Relocarea din motive de afaceri poate fi dificilă și costisitoare pentru un angajat. Acesta este motivul pentru care mulți cheltuieli de mutare a angajaților sunt plătite de angajatori. Iată o privire asupra modului în care funcționează procesul de plată a cheltuielilor de mutare a angajaților, inclusiv ceea ce vă este deductibil ca afacere, cum să documentați aceste plăți și cum să le raportați cheltuieli pentru formularele W-2 ale angajaților.

Modificări ale legislației fiscale și cheltuieli de mișcare

Legea fiscală din 2017 (Legea privind reducerile fiscale și locurile de muncă) include unele modificări la deduceri pentru cheltuielile de mutare pentru angajați, aplicabile pentru anul fiscal 2018 până în 2025. Această lege elimină deducerea pentru cheltuielile de afaceri nerambursate, inclusiv cheltuielile de mutare. Aceasta înseamnă că aceste cheltuieli nu mai sunt deductibile angajatului în anexa A. Această modificare afectează, de asemenea, proprietarii de corporații C și corporații S. care sunt, de asemenea, angajați ai afacerii.

Rambursările de către compania dvs. către angajați pentru cheltuieli de mutare sunt considerate beneficii secundare. Aceste beneficii sunt salarii impozabile pentru angajați și trebuie incluse în reținerea federală a impozitului pe venit, FICA (securitate socială / Medicare) și impozitul federal pe șomaj. Chiar dacă aveți o politică a companiei care impune angajaților să țină evidența plăților și să restituie sumele în exces, aceste plăți sunt încă impozabile angajatului.

Dacă afacerea dvs. tratează angajatul mutând cheltuielile ca salarii impozabile (W-2) pentru angajat, afacerea dvs. poate deduce în continuare costul acestor cheltuieli ca cheltuială a afacerii.

Doar pentru a fi absolut clar: În vigoare din 2018 până în 2025, toate cheltuielile de mutare ale angajaților plătite angajaților de către afacerea dvs. sunt impozabile angajatului. Cheltuielile de mutare a angajaților nerambursate nu pot fi deduse de angajat ca cheltuieli diverse. Compania dvs. poate deduce în continuare aceste plăți ca cheltuieli de afaceri.

Cum pentru a rambursa angajații pentru cheltuieli de mutare

În general, orice plată pe care o efectuați angajaților este impozabilă, iar plata cheltuielilor de mutare a angajaților este considerată un beneficiu impozabil. Legea fiscală din 2017 nu a modificat această situație fiscală. Dar a eliminat posibilitatea ca angajatorii să poată rambursa folosind un plan responsabil (explicat mai jos) pentru a evita ca angajatul să plătească impozite pe venit pentru aceste plăți.

Este „o idee bună să urmați procesul planului responsabil pentru a documenta rambursările angajaților, astfel încât să puteți evita problemele într-un audit.

Iată cum funcționează un plan de rambursare: angajatul plătește cheltuielile și tu le rambursezi. Cheltuielile trebuie detaliate și pot fi plătite numai cheltuieli specifice. Cheltuielile trebuie să fie, de asemenea, în scopuri comerciale.

Angajatul trebuie să fi plătit sau să suporte cheltuieli în timp ce prestează servicii ca angajat al companiei dvs. Este posibil să trebuiască să documentați că mutarea este necesară pentru afacerea dvs. Există, de asemenea, unele proceduri contabile care trebuie respectate.

• Angajatul trebuie să „contabilizeze în mod adecvat aceste cheltuieli într-o perioadă de timp rezonabilă”. Adică, angajatul trebuie să vă dea chitanțe pentru toate cheltuielile.
• Dacă acordați angajatului un avans pe aceste cheltuieli, angajatul trebuie să returneze orice exces de bani într-o perioadă de timp rezonabilă.

De exemplu, să spunem că avansați 5.000 USD pentru cheltuieli de mutare, iar angajatul vă oferă chitanțe pentru 3.650 USD. Angajatul trebuie să vă dea un cec pentru sold (1.350 USD). Dacă nu sunt toate criteriile pentru un plan responsabil îndeplinit, planul nu este un plan responsabil. Și „rambursările pentru cheltuieli nedeductibile” (către angajat) și indemnizațiile pentru cheltuieli diverse sau nespecificate sunt impozabile angajatului.

Impozitele pe salarii și plățile de cheltuieli de mișcare către angajați

Cheltuielile de mișcare a angajaților plătite de compania dvs., chiar dacă aveți un plan responsabil, sunt supuse reținerii pentru impozite federale pe venit, impozite FICA (securitate socială și Medicare), și impozite federale de șomaj.

Trebuie să raportați valoarea acestei prestații atunci când completați impozitul anual W-2 r eport pentru angajat pentru anul precedent.

Pentru a clarifica modul în care aceste cheltuieli sunt înscrise pe formularul W-2 al unui angajat. Vom folosi exemplul de mai sus, în care angajatul primește 5.000 USD pentru cheltuieli de mutare, are încasări de 3.650 USD și păstrează restul de 1.350 USD. Suma pe care o păstrează este impozabilă angajatului. Vom presupune că această plată se face în conformitate cu cerințele pentru un plan responsabil, așa cum este descris mai sus:

• Taxa de 1.350 USD este inclusă în caseta 1 din W-2 (și în casetele 3, 5 și 16, dacă este impozitat de stat sau oraș).
• Reținerea impozitului pe venit federal și de stat și impozitele FICA trebuie calculate pentru 1.350 USD impozabile și incluse în casetele corespunzătoare de pe W-2.
• Trebuie să includeți suma de 3.650 USD (suma egală cu suma justificată (de exemplu, partea netaxabilă) în caseta 12 din formularul W-2 folosind codul „L.”

Pentru mai multe detalii despre modul în care funcționează acest lucru, consultați Publicația IRS 15 (Circularul E).

Acordarea unui angajat bani suplimentari pentru mutare Cheltuieli

Unele companii oferă angajaților o sumă stabilită pentru cheltuieli de mutare, în funcție de tipul de mutare și de distanță. Plata poate fi deductibilă afacerii dvs. ca cheltuială de afaceri.

Dacă doriți să oferiți unui angajat banii pentru cheltuielile de mutare și lăsați angajatul să decidă cum vor fi cheltuiți acești bani, aveți un plan care nu este responsabil, conform reglementărilor IRS. În acest caz, așa cum sa menționat mai sus , dacă nu doriți ca angajatul să prezinte chitanțe, toată plata este impozabilă angajatului ca beneficiu. În plus, impozitul federal pe venit și impozitul FICA trebuie reținute la plată.

În acest caz, yo Poate doriți să adăugați o sumă suplimentară la plată pentru a ajuta angajatul cu taxele suplimentare care trebuie plătite. Aceasta se numește „încasarea” unui cec și se face pentru a da angajatului suma exactă a plății, după impozite.

De exemplu, dacă plătiți unui angajat 2.000 USD în cheltuieli de mutare, puteți face un calcul brut pentru a da mai mult de 2.000 USD pentru a acoperi impozitele suplimentare.

Cheltuielile de mutare ale angajaților sunt deductibile

Plata cheltuielilor de mutare a angajaților este o cheltuială deductibilă pentru afacerea dvs.

Spuneți angajaților despre planul de rambursare a cheltuielilor de mutare

La fel ca în cazul orice alt beneficiu al angajaților, toți angajații trebuie tratați la fel. Puteți seta criterii pentru calificarea la plan în funcție de tipul de angajat (salariat vs. orar, de exemplu), dar nu puteți oferi mai mult unui angajat din aceeași clasificare beneficiu decât altul.

Este întotdeauna o idee bună să puneți acest tip de avantaj în scris și să îl includeți în comunicările dvs. cu angajații. Angajatul dvs. manual sau politici și proc manualul edures este un loc bun pentru a descrie planul. Nu uitați să includeți informații despre implicațiile fiscale ale acestui beneficiu.

Ajutarea angajaților la reducerile de cheltuieli în mișcare

Dacă nu sunteți un pregătitor de impozite calificat , nu ar trebui să oferiți consiliere fiscală angajaților cu privire la impozitele pe venit. Încurajați-vă angajații să primească sfaturi profesionale privind impozitele sau să utilizeze software-ul profesional de impozitare. Iată câteva lucruri pe care le puteți face pentru a ajuta angajații să înțeleagă acest beneficiu de cheltuieli în mișcare și cum le va afecta impozitele :

• Oferiți angajaților un pachet de relocare a locurilor de muncă care explică cum și când vor fi rambursate cheltuielile de mutare de către compania dvs.
• Oferiți angajaților posibilitatea de a schimbați reținerea (în formularul W-4) pentru a ține cont de beneficiile de relocare și de obligațiile fiscale.

Informații IRS despre cheltuielile de mișcare ale angajaților

Publicația IRS 521 – Cheltuieli de mișcare

Publicația 15 IRS – Circular E – Ghidul fiscal al angajatorului

IR B Publicația 15b – Ghidul fiscal al angajatorului pentru beneficiile angajaților

Acest articol și toate informațiile de pe acest site prezintă informații generale și nu sunt destinate consultanței fiscale sau juridice. Consultați publicațiile IRS pentru mai multe detalii. Fiecare situație este specifică; trimiteți întrebări consilierului dvs. fiscal.