Rozważmy scenariusz, w którym Podróżujesz do pracy, więc musisz zarezerwować hotel. Wybierasz preferowaną sieć, która ma lokalizację blisko biura lub miejsca konferencji, podłączasz kod firmowy i dokonujesz rezerwacji.

Przybywasz do hotelu i rozmawiasz ze współpracownikiem o potencjalnym ulepszeniu, zanim udasz się do pokoju i odświeżysz się na pierwsze spotkanie dnia.

Po drodze pamiętasz, że zaspałeś tego ranka i zapomniałeś zabrać ze sobą w podróż plakietki służbowej lub wizytówki, ale na szczęście facet z osoba meldująca się nigdy nie pytała o to, żeby to zobaczyć, bo inaczej byłbyś w trochę niezręcznym miejscu i musiałbyś porozmawiać z władzą o swoim wyjściu z sytuacji, czy coś.

Wygląda na to, że może to być dość częste zjawisko, prawda? Jak w ogóle działają te korporacyjne kody hoteli? Kto jest uprawniony do korzystania z nich, jaką część zniżki otrzymują i na ile dokładnie hotele sprawdzają kwalifikowalność?

Pamiętaj, że ten artykuł ma być czysto informacyjne, a nie popieranie jakichkolwiek praktyk, porozmawiajmy o kodeksach korporacyjnych hoteli i ich działaniu. Chociaż skupiamy się tutaj na hotelach, te same zasady można również uogólnić na wypożyczanie samochodów (chociaż rezerwacja lotów według stawek korporacyjnych jest zwykle bardziej złożonym przedsięwzięciem).

Jakie są kody firmowe hoteli?

Kody firmowe hoteli, mówiąc najprościej, odnoszą się do specjalnego kodu rezerwacji, który sieć hoteli udostępnia określonym firmom jako sposób oferowania cen hurtowych na pokoje hotelowe. Jeśli firma często wysyła pracowników lub kontrahentów do podróży służbowych, może negocjować bezpośrednio z preferowaną siecią hoteli, a nawet wieloma sieciami hotelowymi, aby zapewnić stawki za noc niższe niż stawki publicznie dostępne.

Gdy pracownik, wykonawca lub inny upoważniony współpracownik określonej firmy przebywa w tej sieci hoteli, płaci stawkę korporacyjną: specjalną stawkę negocjowaną między ich firmą a hotelem.

Te stawki mogą się znacznie różnić cenami i zależą wyłącznie od kilku czynników, takich jak firma, sieć hoteli i lokalizacja hotelu.

Niektóre stawki korporacyjne stanowią procentowy rabat od najlepszej dostępnej stawki, podczas gdy inne są cenami ryczałtowymi, niezależnie od tego, co hotel pobiera w inny sposób. Ponieważ niektóre stawki korporacyjne mogą być cenami ryczałtowymi, często zdarzają się sytuacje, w których najniższa publicznie dostępna stawka jest w rzeczywistości niższa niż stawka korporacyjna, dlatego zawsze należy sprawdzić i porównać, aby upewnić się, że rezerwujesz najniższą dostępną stawkę. Oczywiście, jeśli piszesz to jako wydatek firmy, możesz mniej lub bardziej przejmować się szczegółami.

Do tej pory prawdopodobnie zdałeś sobie sprawę że stawki korporacyjne między różnymi firmami mogą się znacznie różnić od siebie. Poza specjalną zniżką, którą oferują, mogą również różnić się pokojami kwalifikującymi się do tej stawki. W niektórych hotelach będzie to kontrolowane i ograniczone do pokoju na poziomie podstawowym, podczas gdy w innych będą obowiązywały korporacyjne zniżki na pokoje klubowe, apartamenty standardowe, a nawet wyższe typy apartamentów.

Ponadto niektóre firmy będą negocjować stawki, które są kwalifikowalne przez cały rok, podczas gdy stawki innych firm będą obowiązywać tylko w dni robocze od poniedziałku do piątku. Niektóre stawki zezwalają na podróże osobiste i biznesowe, podczas gdy inne ograniczają się do podróży służbowych.

Zdecydowanie warto zapoznać się ze stawką korporacyjną Twojej firmy, jeśli masz do niej dostęp, ponieważ mogą one być kluczem do odblokowania pokoi hotelowych za połowę zwykłej ceny.

Dlaczego ktoś mógłby używać stawek korporacyjnych?

Oczywistą odpowiedzią jest oczywiście to, że można zaoszczędzić sporo gotówki, jeśli stawka korporacyjna jest niższa niż publiczna. Spójrzmy na przykład, aby to zilustrować.

Oto publiczne stawki w St. Regis w Toronto od czwartku 17 września do piątku 18 września.

A oto ta sama sala w pokoju firmowym:

Jak widać, oznacza to znaczny rabat w wysokości 440 USD lub 58% najniższej publicznie dostępnej stawki. Należy pamiętać, że stawki korporacyjne zazwyczaj oferują również elastyczne zasady anulowania rezerwacji (w końcu osoby podróżujące służbowo często zmieniają swoje plany w ostatniej chwili), więc wyobraź sobie możliwości, gdybyś mógł rozciągnąć budżet hotelu o 50–75% dalej w ramach każdego pobytu, jednocześnie przynosząc korzyści z elastycznych zasad anulowania przez cały czas.

(Poświęćmy również chwilę i podziwiajmy znacznik wyboru „Pokaż stawki z podatkami i wszystkimi opłatami”, który wydaje się być funkcją niedawno dodaną przez Marriott do ich witryny internetowej. Gdzie ta funkcja była przez całe moje życie ?!)

Pamiętaj jednak, że stawki korporacyjne nie zawsze stanowią rabat, jak widać na tym przykładzie:

W przypadku kodu firmowego stawka wynosi 184 AED (70 USD) lub 25% droższa, więc w tym przypadku znacznie lepiej byłoby zarezerwować normalną stawkę elastyczną:

Jak wspomniano, stawki korporacyjne są bardzo różne; w tym przypadku ten sam kod korporacyjny był tańszy niż publiczny stawka w większości innych hoteli w Dubaju, ale nie w tym.

Przyczyna tego może się gotować wszystko od braku negocjacji w tym konkretnym hotelu, przez hotel oferujący tymczasową sprzedaż po cenach publicznych, po kod oferujący po prostu niską stawkę w październiku. Ważne jest, aby porównać publiczny kurs, zamiast ślepo wprowadzać kod firmowy, zakładając, że będzie on tańszy.

W większości przypadków stawki korporacyjne nadal pozwalają na zarabianie w hotelu punkty lojalnościowe z pobytu, gromadzenie kwalifikujących się noclegów elitarnych i korzystanie z korzyści wynikających ze statusu Elite.

Niektóre wyjątki mogą wystąpić, jeśli musisz dokonać rezerwacji za pośrednictwem konkretnego biura podróży za pośrednictwem Twojej firmy, która może, ale nie musi, przyznać te korzyści, ale w większości przypadków możesz oczekiwać pełnego wykorzystania statusu elity, ponieważ osoby często podróżujące służbowo należą do najbardziej cenionych klientów hotelu.

Dokładne kody używane do wyszukiwania stawek korporacyjnych są zazwyczaj informacjami zastrzeżonymi, dlatego ukryłem dokładne nazwy firm i kody użyte w powyższych przykładach .

Jednak jako wskazówkę dotyczącą znalezienia najniższej stawki zawsze możesz sprawdzić, które biura firm są fizycznie zlokalizowane w pobliżu hotelu, ponieważ firma chętniej negocjujesz lepsze oferty w tych hotelach.

Warto również zauważyć, że fakt, że informacje są zastrzeżone, nie oznacza, że są one w jakikolwiek sposób dobrze chronione. Rzeczywiście, prawdopodobnie możesz zgadnąć, jaki może być kod korporacyjny Marriott dla pewnego banku z Wielkiej Piątki, który ma trzyliterowy skrót (wskazówka: ma również trzy litery).

Co należy wiedzieć, korzystając z kodów firmowych

Zajmijmy się słoniem w pokoju: czy podróżujący może stosować stawki korporacyjne do których technicznie się nie kwalifikują? Podobnie jak wiele innych niszowych wyczynów w tej grze, w którą gramy, ta praktyka zdecydowanie mieści się w etycznej szarej strefie, więc tylko podróżnik może odpowiedzieć na pytanie i zdecydować, w czym czuje się komfortowo.

Nie można zaprzeczyć, że każdy, kto używa kodów korporacyjnych, do których nie jest uprawniony, będzie osłabiał pulę legalnych zastosowań tego kodu, obniżając długoterminową trwałość tego poziomu stawki i zasadniczo oszczędzają sobie kilka dolarów na pobyt w hotelu, nakładając ten koszt na przyszłych legalnych użytkowników kodu.

Niemniej jednak uważam, że rozsądne jest ostrzeżenie każdego, kto bawi się tymi zabawnymi pomysłami, o potencjalnych problemach, na jakie mogą się natknąć.

Jednym z zagrożeń na poziomie powierzchni jest to, że hotel będzie miał prawo poprosić w recepcji o potwierdzenie uprawnień do specjalnego specjalnego kodu rezerwacji.

W przypadku kodu firmowego może to przybrać formę identyfikatora firmowego lub wizytówki – wiesz, jeden z tych prostych, masowo produkowanych kawałków karty papier zwykły, na którym widnieje Twoje imię i nazwisko oraz nazwa firmy.

Jeśli podróżny nie będzie w stanie przedstawić dowodu kwalifikowalności, naliczy opłatę za stojak , która jest zwykle znacznie droższa niż najniższa publicznie dostępna cena podana w aplikacji lub na stronie internetowej. A jeśli termin anulowania już minął, będziesz zmuszony albo zapłacić standardową stawkę za swój pobyt, albo zapłacić karę za anulowanie i znaleźć alternatywne zakwaterowanie na noc.

Na poważniejszym poziomie, jeśli korporacyjny kod firmowy może być używany tylko w podróżach służbowych, ale podróżny używa go w celach wypoczynkowych, wówczas hotel ma prawo sprawdzić umowę i potencjalnie zgłosić z powrotem do firmy. Czy to zrobią, czy nie, jest ich przywilejem, ale jest to ryzyko, którego osobiście bym nie podjął.

Oczywiście zawsze istnieje szansa, że hotel program lojalnościowy może podjąć działania przeciwko posiadaczowi konta w oparciu o wzorce użycia kodu korporacyjnego podczas ich pobytów. W końcu jakie są szanse, że ktoś będzie pracował jednocześnie dla Apple, Dell, Deloitte, IBM i General Electric?

Mówiąc ogólnie, powiedziałbym, że szanse, że hotel sprawdzający identyfikator firmy jest średnio dość niski, zwłaszcza jeśli podróżny wydaje się pasować do przeciętnej klienteli korporacyjnej hotelu.

Na przykład, jeśli przebywasz w hotelu w dużym mieście, w którym odbywa się wiele podróży służbowych, to jest całkiem prawdopodobne, że hotel nie rzuci nawet drugiego spojrzenia na Twoją korporacyjną stawkę ze względu na liczbę osób podróżujących służbowo, zwłaszcza jeśli Pojawiasz się elegancko ubrany w strój biznesowy.

Jednak zawsze istnieje szansa, bez względu na to, jak niewielka jest, że podczas zameldowania lub w dowolnym momencie pobytu wymagane jest przedstawienie dowodu uprawnień, więc podejmować decyzje dotyczące indywidualnej tolerancji na ryzyko i granic etycznych każdego podróżnika, aby zdecydować, czy podczas podróży kodeksy hoteli stały się czymś więcej niż kwestią akademicką.

Wniosek

Kody korporacyjne hoteli pozwalają firmom rezerwować pokoje dla swoich pracowników, kontrahentów lub innych współpracowników (np. gości korporacyjnych lub rozmówców na miejscu) po obniżonej stawce i często mogą zapewnić rabaty w wysokości 50–75% od najniższej ceny publicznej dostępna stawka za pobyt w hotelu.

Praktyka rezerwacji pokoi za pomocą kodów firmowych, na którą natknęliśmy się podczas prostego wyszukiwania w Google, może na pierwszy rzut oka wydawać się lukratywną strategią, ale tak jest nie są pozbawione pewnego ryzyka, ponieważ hotele mogą zawsze poprosić o potwierdzenie uprawnień do kodu podczas zameldowania.

Dlatego zawsze ważne jest, aby zrozumieć warunki kodu firmowego za każdym razem, gdy go używasz, i zawsze być przygotowanym do okazania za każdym razem dowodu uprawnień.