Przeprowadzka z powodów biznesowych może być trudna – i kosztowna – dla pracownika. Z tego powodu wiele wydatków związanych z przeprowadzką pracowników jest opłacanych przez pracodawców. Oto spojrzenie na proces opłacania kosztów przeprowadzki pracowników, w tym, co można odliczyć jako firma, jak udokumentować te płatności i jak je zgłaszać wydatki na formularze W-2 pracowników.

Zmiany w prawie podatkowym i koszty przeprowadzki

Prawo podatkowe z 2017 roku (ustawa o cięciach podatkowych i zatrudnieniu) zawiera pewne zmiany do potrąceń z tytułu kosztów przeprowadzki dla pracowników, obowiązujące od roku podatkowego 2018 do 2025. Prawo to usuwa odliczenie na niezwrócone wydatki biznesowe, w tym koszty przeprowadzki. Oznacza to, że wydatki te nie podlegają już odliczeniu od pracownika zgodnie z Załącznikiem A. Ta zmiana dotyczy również właścicieli korporacji C i korporacji S, którzy są również pracownikami firmy.

Zwroty kosztów przeprowadzki przez firmę dla pracowników są uważane za świadczenia dodatkowe. Świadczenia te są wynagrodzeniem pracownika podlegającym opodatkowaniu i muszą być uwzględnione w federalnym potrąceniu podatku dochodowego, FICA (Social Security / Medicare) i federalnym podatku od bezrobocia. Nawet jeśli masz politykę firmy, która wymaga od pracowników śledzenia płatności i zwracania nadwyżek, płatności te nadal podlegają opodatkowaniu pracownika.

Jeśli Twoja firma traktuje pracownika koszty przeprowadzki jako wynagrodzenie pracownika podlegające opodatkowaniu (W-2), Twoja firma może nadal odliczyć koszt tych wydatków jako wydatek biznesowy.

Żeby było absolutnie jasne: od 2018 do 2025 r. wszystkie wydatki związane z przeniesieniem pracowników wypłacane pracownikom przez Twoją firmę podlegają opodatkowaniu. Pracownik nie może odliczyć niezwróconych kosztów przeniesienia pracownika jako kosztów różnych. Twoja firma może nadal potrącać te płatności jako wydatki biznesowe.

Jak aby zwrócić pracownikom koszty przeprowadzki

Ogólnie rzecz biorąc, każda płatność dokonywana na rzecz pracowników podlega opodatkowaniu, a opłacenie kosztów przeprowadzki pracownika jest traktowane jako korzyść podlegająca opodatkowaniu. Prawo podatkowe z 2017 r. nie zmieniło tej sytuacji podatkowej. Usunęło to jednak możliwość, że pracodawcy mogą zwrócić koszty, korzystając z planu rozliczalnego (wyjaśnionego poniżej), aby uniknąć płacenia przez pracownika podatku dochodowego od tych płatności.

Dobrze jest postępować zgodnie z procesem planu rozliczalności, aby udokumentować zwroty kosztów pracowników, aby uniknąć problemów podczas audytu.

Oto jak działa plan zwrotu kosztów: Pracownik płaci za wydatki, a Ty je zwracasz. Wydatki muszą być wyszczególnione i można pokryć tylko określone wydatki. Wydatki muszą mieć również cel biznesowy.

Pracownik musiał zapłacić lub ponieść wydatki podczas wykonywania usług jako pracownik Twojej firmy. Może być konieczne udokumentowanie, że przeprowadzka jest wymagana przez Twoją firmę. Istnieją również pewne procedury księgowe, których należy przestrzegać.

• Pracownik musi „odpowiednio rozliczyć te wydatki w rozsądnym okresie”. Oznacza to, że pracownik musi wystawiać rachunki za wszystkie wydatki.
• Jeśli dajesz pracownikowi zaliczkę na poczet tych wydatków, pracownik musi zwrócić nadwyżkę w rozsądnym terminie.

Na przykład załóżmy, że zaliczasz 5000 USD na wydatki związane z przeprowadzką, a pracownik daje pokwitowania na 3650 USD. Pracownik musi wystawić Ci czek na saldo (1350 USD). Jeśli wszystkie kryteria planu rozliczeniowego nie są spełnione spełnione, plan nie jest planem podlegającym rozliczeniu. A „zwroty kosztów nie podlegających odliczeniu” (na rzecz pracownika) oraz dodatki za różne lub nieokreślone wydatki podlegają opodatkowaniu pracownika.

Podatki od wynagrodzeń i zwroty wydatków na rzecz pracowników

Koszty przeniesienia pracowników opłacane przez Twoją firmę, nawet jeśli masz plan rozliczeniowy, podlegają potrąceniu z tytułu federalnego podatku dochodowego, podatków FICA (Ubezpieczenia Społeczne i Medicare), i federalne podatki od bezrobocia.

Musisz zgłosić kwotę tego świadczenia po wypełnieniu rocznego podatku W-2 r eport dla pracownika za poprzedni rok.

Aby wyjaśnić, w jaki sposób te wydatki są wpisywane na formularzu W-2 pracownika. Skorzystamy z powyższego przykładu, w którym pracownik otrzymuje 5000 USD na wydatki związane z przeprowadzką, ma wpływy na 3650 USD i zatrzymuje pozostałe 1350 USD. Kwota, którą przechowuje pracownik, podlega opodatkowaniu. Zakładamy, że ta płatność jest dokonywana w ramach wymagania dotyczące planu rozliczalnego, jak opisano powyżej:

• Podlegający opodatkowaniu 1350 USD jest ujęty w polu 1 W-2 (oraz w polach 3, 5 i 16, jeśli opodatkowane przez państwo lub miasto).
• Federalne i stanowe potrącenie podatku dochodowego oraz podatki FICA muszą zostać obliczone dla podlegającego opodatkowaniu 1350 USD i umieszczone w odpowiednich polach na formularzu W-2.
• W polu 12 formularza W-2 należy podać kwotę 3 650 USD (kwota równa uzasadnionej kwocie (na przykład część niepodlegająca opodatkowaniu), używając kodu „L.”.

Więcej informacji na temat tego, jak to działa, można znaleźć w publikacji 15 IRS (okólnik E).

Dawanie pracownikowi dodatkowych pieniędzy za przeprowadzkę Wydatki

Niektóre firmy dają pracownikom określoną kwotę na koszty przeprowadzki, w zależności od rodzaju przeprowadzki i odległości. Płatność może nadal podlegać odliczeniu od firmy jako wydatkiem biznesowym.

Jeśli chcesz przekazać pracownikowi pieniądze na wydatki związane z przeprowadzką i pozwolić mu zdecydować, jak te pieniądze zostaną wydane, masz plan bez rozliczania zgodnie z przepisami IRS. W tym przypadku, jak wspomniano powyżej , jeśli nie chcesz, aby pracownik musiał okazywać rachunki, cała płatność podlega opodatkowaniu jako świadczenie na rzecz pracownika. Ponadto, federalny podatek dochodowy i podatek FICA muszą zostać potrącone z płatności.

W tym przypadku yo Możesz chcieć doliczyć dodatkową kwotę do płatności, aby pomóc pracownikowi w zapłaceniu dodatkowych podatków. Nazywa się to „ubruttowieniem” czeku i ma na celu podanie pracownikowi dokładnej kwoty płatności po opodatkowaniu.

Na przykład, jeśli zapłacić pracownikowi 2000 $ kosztów przeprowadzki, możesz obliczyć ubruttowienie, aby dać ponad 2000 $ na pokrycie dodatkowych podatków.

Koszty przeniesienia pracownika są odliczane

Pokrycie kosztów przeprowadzki pracowników to koszt biznesowy Twojej firmy podlegający odliczeniu.

Informowanie pracowników o planie zwrotu kosztów przeprowadzki

Podobnie jak w przypadku jakiekolwiek inne świadczenia pracownicze, wszyscy pracownicy muszą być traktowani tak samo. Możesz ustawić kryteria kwalifikowania się do programu według typu pracownika (na przykład wynagrodzenie lub stawka godzinowa), ale nie możesz dać jednemu pracownikowi w tej samej klasyfikacji więcej tego korzyści niż inne.

Zawsze dobrze jest przedstawić tego rodzaju świadczenie na piśmie i uwzględnić je w komunikacji z pracownikami. Twój pracownik podręcznik lub zasady i proc Podręcznik edures to dobre miejsce na opisanie planu. Nie zapomnij dołączyć informacji o konsekwencjach podatkowych tej korzyści.

Pomoc pracownikom w odliczeniu kosztów przeprowadzki

Chyba że jesteś wykwalifikowanym podatnikiem , nie powinieneś udzielać pracownikom porad podatkowych na temat podatków dochodowych. Zachęcaj swoich pracowników do korzystania z profesjonalnych porad podatkowych lub korzystania z profesjonalnego oprogramowania podatkowego. Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby pomóc pracownikom zrozumieć tę ulgę z tytułu przeniesienia kosztów i jej wpływ na ich podatki :

• Daj pracownikom pakiet relokacji pracy, który wyjaśnia, w jaki sposób i kiedy wydatki zostaną zwrócone przez Twoją firmę.
• Daj pracownikom możliwość zmienić swoje potrącenie u źródła (na formularzu W-4), aby uwzględnić świadczenie z tytułu przeniesienia i ich zobowiązanie podatkowe.

Informacje podatkowe dotyczące kosztów przeprowadzki pracowników

Publikacja IRS 521 – Koszty ruchome

Publikacja IRS 15 – Okólnik E – Przewodnik podatkowy dla pracodawcy

IR B Publikacja 15b – Podatkowy przewodnik pracodawcy po świadczeniach pracowniczych

Ten artykuł i wszystkie informacje na tej stronie zawierają ogólne informacje i nie mają być poradą podatkową ani prawną. Więcej informacji można znaleźć w publikacjach IRS. Każda sytuacja jest specyficzna; kieruj pytania do swojego doradcy podatkowego.