Om een succesvolle non-profitorganisatie te runnen, heb je een goede set statuten nodig.

De statuten zijn misschien wel het belangrijkste document dat de organisatie zal opstellen, maar als de gedachte aan het opstellen van de statuten van uw non-profitorganisatie u ongerust maakt, bent u in goed gezelschap. Ze moeten niet lichtvaardig worden opgevat.

Daarom heten we u welkom bij Non-profit statuten 101. In deze korte spoedcursus behandelen we alle essentiële zaken van statuten voor uw non-profitorganisatie.

Tegen de tijd dat we klaar zijn, begrijpt u welke informatiestatuten zouden moeten bevatten, waarom ze ertoe doen en hoe u ze voor uw organisatie kunt opstellen.

Waarom statuten belangrijk zijn

Statuten zijn essentieel voor een succesvolle non-profitorganisatie om een aantal redenen.

Ten eerste zijn statuten een wettelijke vereiste – ook al hoef je ze niet bij je minister te deponeren, je moet ze binnen je organisatie overnemen. Bovendien vereist de IRS vaak dat een non-profitorganisatie statuten heeft aangenomen voordat deze een belastingvrije status verleent.

Statuten hebben ook een enorme praktische waarde, omdat ze fungeren als een gids of routekaart voor uw non-profitorganisatie. Als er ooit een meningsverschil ontstaat tussen uw leden, kunnen uw statuten helpen om dit op te lossen.

U hoeft uw statuten niet openbaar te maken, maar het is een optie om te overwegen. Dit is vooral belangrijk als uw organisatie sterk afhankelijk is van donaties. Door uw donateurs toegang te geven tot uw statuten, blijven ze op de hoogte en blijft u verantwoordelijk voor uw missie en doelen.

Wat uw statuten zouden moeten bevatten

Uw statuten schrijven het beleid voor hoe uw organisatie bedienen. Hoewel we niet elke sectie in detail kunnen behandelen, willen we u wel een samenvatting geven van elk gemeenschappelijk aspect.

Algemene informatie over de organisatie

Het lijkt misschien vrij voor de hand liggend, maar uw statuten moeten wat basisinformatie over uw non-profitorganisatie bevatten, inclusief uw bedrijfsnaam en de locatie van de organisatie. Als u nog andere locaties heeft, kunt u ze allemaal vermelden, of alleen uw hoofdkantoor.

Doelverklaring

Uw statuten moeten een verklaring bevatten van de missie en doelen van uw non-profitorganisatie. Wanneer je voor het eerst begint, zullen deze doelen voorop staan, maar naarmate de tijd verstrijkt en leden komen en gaan, kan die missie verloren gaan in de chaos.

Je missie omschrijven in je statuten. alles schriftelijk vast te leggen, dus als en / of wanneer uw organisatie van de koers afwijkt, kunnen uw statuten u helpen op weg te helpen. Naarmate de tijd verstrijkt, kunnen uw doelen veranderen en aanpassen – als ze dat doen, moet u uw statuten dienovereenkomstig aanpassen.

Leiderschap van uw non-profitorganisatie

Een non-profitorganisatie is zo goed als haar leiderschap, maar het leiderschap van een bedrijf (al dan niet met winstoogmerk) is een beetje ingewikkelder dan simpelweg een baas benoemen en verder gaan. U moet uw raad van bestuur en eventuele functionarissen die u nodig heeft, instellen, maar daar stopt het proces niet.

U moet ook bepalen hoeveel directeuren uw non-profitorganisatie zal hebben, hoe lang hun termijn is, en het proces voor het wijzigen van bestuurders om welke reden dan ook.

Vergaderingsrichtlijnen en stemprocedures

Evenzo moeten uw statuten het proces voor de vergaderingen van uw raad van bestuur voorschrijven. Dit omvat het bepalen van het aantal keren dat ze per jaar bijeenkomen, samen met waar en wanneer deze vergaderingen zullen plaatsvinden.

Een ander essentieel onderdeel is het vaststellen van uw stemprocedures. U moet bijvoorbeeld bepalen hoeveel leden aanwezig moeten zijn voor een quorum, en hoeveel stemmen er nodig zijn om een initiatief te laten slagen. Gewapend met dit leiderschapsbeleid, zal uw non-profitorganisatie klaar zijn voor succes.

Beleid inzake belangenconflicten

Elke non-profitorganisatie zou een beleid inzake belangenconflicten moeten hebben binnen hun statuten. De beslissingen van de bestuursleden of functionarissen mogen niet resulteren in iets dat in strijd is met de zaak van de non-profitorganisatie. Dit omvat transacties voor overtollige vergoedingen of het privévoordeel van een directeur of functionaris.

Uw beleid moet de procedures bevatten voor het reguleren en beoordelen van gevallen waarin het beleid wordt geschonden. Belangenverstrengeling in welk bedrijf dan ook is slecht, maar het is vooral jammer in een non-profitorganisatie, omdat het publiek hoge normen hanteert voor liefdadigheidsorganisaties, en terecht.

Daarom is het belangrijk dat uw beleid de gevolgen van het overtreden ervan.

Voorzieningen voor comités

Vaak kiest de raad van bestuur van een bedrijf ervoor om comités op te richten om een specifieke uitdaging aan te pakken.

Het ene comité kan bijvoorbeeld de financiën regelen en het andere kan de personeelszaken regelen. Elke non-profitorganisatie heeft unieke behoeften aan commissies – sommigen zullen er veel nodig hebben, terwijl anderen er maar een paar nodig hebben.

Uw statuten moeten bepalen of uw bedrijf al dan niet commissies zal hebben, hoeveel het kan hebben een tijd en wanneer (indien ooit) een commissie zal ontbinden.

Taal voor 501 (c) (3) status

Ten eerste moeten we één ding verduidelijken: niet alle non-profitorganisaties zijn in aanmerking komen voor een belastingvrije status, of 501 (c) (3) -aanduiding. Maar die non-profitorganisaties die van plan zijn om een belastingvrije status aan te vragen, moeten de benodigde taal in hun statuten opnemen.

Dit is waarom: als onderdeel van uw aanvraag, de IRS zoekt naar specifieke woorden en zinnen om te bewijzen dat uw non-profitorganisatie echt in aanmerking komt voor de status. Als u bijvoorbeeld een liefdadigheidsinstelling bent die huisvesting biedt aan daklozen, moet de formulering in uw statuten bewijzen dat u alleen voor dat doel bestaat.

Voor meer informatie en de suggesties van de IRS voor de taal die u nodig hebt om op te nemen, kijk hier.

Uitleg van het ontbindingsproces

Het is nooit leuk om de mogelijkheid te bespreken dat je organisatie op een dag zal sluiten, maar het is een gesprek dat je moet hebben. In de meeste staten is het hebben van een ontbindingsclausule zelfs een wettelijke vereiste voor een non-profitorganisatie.

In uw ontbindingsclausule moet u beschrijven hoe uw organisatie haar activa zal verdelen voor het geval dat nodig is. ontbindt uw non-profitorganisatie.

Verder moet u ervoor zorgen dat die uitkeringen wettelijk zijn toegestaan voor een non-profitorganisatie en uw belastingvrije status niet in gevaar brengen. Dit betekent meestal dat u aangeeft dat de activa van uw organisatie op andere liefdadige manieren moeten worden verdeeld als uw non-profitorganisatie wordt ontbonden.

Specifieke regels voor de behoeften van uw organisatie

Geen twee non-profitorganisaties zijn precies hetzelfde, en hoewel de bovenstaande componenten zijn nodig voor de meeste non-profitorganisaties, het is zeker geen uitgebreide lijst. Elke non-profitorganisatie kan indien nodig aanvullende bepalingen in hun statuten opnemen.

U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een sectie op te nemen over het aangaan van wederzijds voordelige partnerschappen met gelijkgestemde non-profitorganisaties in uw regio. Als deze allianties een belangrijk onderdeel zijn van uw dagelijkse zaken, kan het nuttig zijn om deze toe te voegen aan uw statuten.

Bepalingen om uw statuten te wijzigen

De statuten zijn een roadmap voor de non-profitorganisatie, maar ze mogen geen onveranderlijke kaart zijn. Net zoals Google Maps of Waze omleidt wanneer er vertraging op uw route optreedt, kan en moet de non-profitorganisatie zich aanpassen naarmate de tijd verstrijkt.

Af en toe moet u uw statuten wijzigen om die evolutie weer te geven.

Als uw statuten niet veranderen in overeenstemming met de werkelijke identiteit van uw non-profitorganisatie, zult u merken dat ze u weinig waard zijn. U wilt altijd dat uw statuten passen bij de huidige staat van uw organisatie.

Daarom is het belangrijk dat u een proces opneemt voor het wijzigen van uw statuten – u wilt dit proces definiëren voordat u wijzigingen moet aanbrengen . Een duidelijk proces voorkomt dat u spontaan wijzigingen aanbrengt in de statuten. De statuten moeten net flexibel genoeg zijn om relatief gemakkelijk te wijzigen, maar niet zo flexibel dat u ze voortdurend wijzigt.

Hoe u uw statuten kunt opstellen

Om eerlijk te zijn, stelt u uw statuten op. Statuten kunnen een ingewikkeld en tijdrovend proces zijn, maar het is ook van primair belang. Er zijn verschillende manieren om uw statuten op te stellen – de gemakkelijkste manier is om een sjabloon te downloaden van een online bedrijfsoprichtingsdienst, zoals Incfile of Northwest – zelfs LegalZoom.

U kunt ook een bedrijfsjurist inhuren om te helpen met de proces, wat de meest betrouwbare manier is om uitgebreide statuten op te stellen, hoewel het ook de duurste route is.

Natuurlijk mag je als organisatie de statuten opstellen. Als u dat doet, moet u ervoor zorgen dat de groep die is gekozen om de statuten op te stellen, de belangrijkste subgroepen van uw organisatie vertegenwoordigt. Dit zorgt ervoor dat u alle noodzakelijke categorieën voor de statuten behandelt.

Ongeacht hoe u ervoor kiest uw statuten op te stellen, ze moeten worden geschreven in overeenstemming met de staatswetten voor non-profitorganisaties. U kunt zich vertrouwd maken met de wetten door de wet op de non-profitorganisatie (of een soortgelijk statuut) van uw staat te lezen.

Conclusie

Gefeliciteerd, u bent nu geslaagd voor de non-profitstatuten 101! Gewapend met deze informatie, bent u klaar om de perfecte statuten voor uw non-profitorganisatie op te stellen.

Op hun beurt zullen deze statuten u in staat stellen de zaak waarin u gelooft te bevorderen.

Onze Het belangrijkste overkoepelende punt met betrekking tot statuten voor non-profitorganisaties is dat u zeer voorzichtig moet zijn bij het opstellen ervan. Dit is geen stap die lichtvaardig moet worden genomen, of gedaan zonder de grootste aandacht voor detail. Als u dit proces niet prettig vindt, kunt u overwegen een bedrijfsadvocaat in te huren om deze namens u op te stellen.