VANDERBILT UNIVERSITY HUMAN RESOURCES BELEID EN PROCEDURES
ONDERWERP: AANWEZIGHEID EN PUNCTUALITEIT
INGANGSDATUM: 1 juli 2015

BELEID

Tijdige en regelmatige aanwezigheid is een verwachting van prestaties voor alle Vanderbilt-medewerkers. Om te zorgen voor voldoende personeel, een positief moreel van de werknemers en om te voldoen aan de verwachte productiviteitsnormen in de hele organisatie, zullen werknemers verantwoordelijk worden gehouden voor het naleven van hun werkplanning. Indien een medewerker niet aan deze verwachting kan voldoen, dient hij / zij voorafgaand aan eventuele gevraagde roosterwijzigingen goedkeuring te krijgen van zijn leidinggevende. Deze goedkeuring omvat verzoeken om passende voorzieningen te gebruiken, evenals late aankomsten op of vroegtijdig vertrek van het werk. Afdelingen hebben de vrijheid om buitengewone omstandigheden van te laat, afwezig of niet inklokken te evalueren en te bepalen of het incident al dan niet als een gebeurtenis wordt geteld. HR Consultants zijn beschikbaar om leidinggevenden te adviseren over de evaluatie van verzachtende omstandigheden.

PROCEDURE

I. Afwezig

Een werknemer wordt als afwezig beschouwd wanneer hij / zij niet beschikbaar is voor werk zoals toegewezen / gepland en een dergelijke vrije tijd niet vooraf was ingepland / goedgekeurd zoals vereist door afdelingsmededeling procedure.

II. Laat

Een werknemer wordt als laat beschouwd wanneer hij / zij:

• melden voor werk op de toegewezen / geplande werktijd. In deze gevallen kunnen managers de te late werknemer vervangen voor de volledige dienst.
• Verlaat het werk vóór het einde van de toegewezen / geplande werktijd zonder voorafgaande toestemming van de toezichthouder.
• Neemt een uitgebreide maaltijd of pauzeperiode zonder goedkeuring
• Komt aan om na zijn / haar geplande starttijd te werken, kan naar goeddunken van zijn / haar supervisor worden vervangen voor de volledige dienst.

III . Tijdklokken en het niet in- en uitklokken

Werknemers zijn verplicht om de vastgestelde richtlijnen te volgen voor het registreren van hun werkelijk gewerkte uren. Een gemiste in- / uitklokken is een overtreding van dit beleid en omvat:

• Het niet in- / uitklokken op de aangewezen tijdklok (bijv. Kronos-station) aan het begin en / of einde van hun toegewezen dienst;
• Niet in / uitklokken op hun aangewezen tijdklok voor de maaltijdpauze;
• Niet nauwkeurig en tijdig rapporteren van de gewerkte tijd .
• Vroeg (of laat) in- / uitklokken van een toegewezen dienst zonder voorafgaande toestemming.

IV. Afdelingsmeldingsprocedure

Van werknemers wordt verwacht dat zij de afdelingsmededelingsprocedures volgen als ze te laat komen op het werk, niet op het werk zijn of geplande tijd weg van het werk vragen. Werknemers moeten vooraf een verzoek indienen bij hun leidinggevende of aangestelde en in overeenstemming met de afdelingsprocedure als ze vroeg willen aankomen of vroegtijdig willen vertrekken van een toegewezen dienst.

Op het moment van melding / oproep moet de werknemer hun supervisor wanneer een afwezigheid te wijten is aan een gedocumenteerd / goedgekeurd verlof (bijv. militair verlof, FMLA) om te zorgen voor een juiste tracking van verlofgebruik en verzuim.

Een werknemer die niet belt en rapporteert aan werkzaamheden zoals gepland voor drie opeenvolgende geplande werkdagen worden beschouwd als beëindigd te zijn en het dienstverband wordt beëindigd. De supervisor dient Human Resources te raadplegen als deze situatie zich voordoet.

Incidenten van het niet volgen van de meldingsprocedures van de afdeling, inclusief No-Call / No-Show, zullen worden aangepakt in overeenstemming met het Progressive Discipline-beleid.

V. Progressive Discipline Process

Supervisors dienen de aanwezigheid van hun werknemers regelmatig te controleren en onbevredigende aanwezigheid tijdig en consistent aan te pakken. Als supervisors een patroon van ongepland gebruik van opgebouwde vrije tijd bij banken, dienen zij deze zorg met de werknemer te bespreken.

Wanneer een werknemer eerder is geadviseerd volgens het Progressive Discipline-beleid en / of het Performance Accountability and Commitment-beleid, zullen de totaliteit van de omstandigheden zijn beoordeeld bij het bepalen van verdere maatregelen. Voor situaties waarbij het dienstverband wordt geschorst of beëindigd, dient de supervisor de personeelsdienst te raadplegen alvorens disciplinaire maatregelen te nemen.

Tijdige en regelmatige aanwezigheid is een prestatieverwachting van alle Vanderbilt-medewerkers. die medewerkers die onvoldoende aanwezig zijn geweest en die hebben geleid tot disciplinaire maatregelen (schriftelijk of definitief) in de loop van het jaar ma y hebben het gedrag gedocumenteerd in hun jaarlijkse evaluatie.

Voorvallen

Een voorval wordt gedocumenteerd als een afwezigheid, vertraging of gemiste klok in / uit .Hoewel een afwezigheid verwijst naar een eenmalige verzuim op het werk, kan een gebeurtenis betrekking hebben op opeenvolgende afwezige dagen waarop een werknemer om dezelfde reden afwezig is.

Het volgende raster is bedoeld om richtlijnen te geven bij het adresseren van het totale aantal van voorvallen in een voortschrijdende periode van 12 maanden, op voorwaarde dat de reden voor een voorval niet wordt beschermd onder FMLA of ADAAA.

OPMERKING: het totale aantal dagen dat een werknemer niet beschikbaar is voor werk zoals gepland en het totale aantal voorvallen wordt in aanmerking genomen bij het toepassen van discipline. Bij stap 1 is het maximum aantal dagen dat de werknemer niet beschikbaar mag zijn voor werk voordat hij een verbale coaching ontvangt, 6, ongeacht het aantal gevallen.

Oriëntatieperiode voor nieuwe medewerkers

Een werknemer die binnen zijn / haar Oriëntatieperiode twee keer voorkomt, moet een Schriftelijke waarschuwing ontvangen; als de werknemer meer dan twee voorvallen heeft binnen de Oriëntatieperiode, kan het dienstverband worden beëindigd; mocht de Oriëntatieperiode worden verlengd, dan is deze regel nog steeds van toepassing.

Feestdagen

Als een werknemer de dag ervoor, de dag van , of de dag na een vakantie, beoordeelt de leidinggevende de omstandigheden van de afwezigheid. Op basis van deze beoordeling heeft de manager de discretie om te bepalen of hij het incident als een regelmatig voorval telt of direct een schriftelijke waarschuwing geeft voor de vakantie-gerelateerde oproep. Als een werknemer al discipline volgt, kan hij doorgroeien naar het volgende niveau.

VI. Afdelingsbeleid-goedkeuringsproces

Vanderbilt-entiteiten kunnen een afdelingsbeleid voor aanwezigheid / punctualiteit ontwikkelen dat voldoet aan de unieke operationele behoeften van de afdeling. Als de leiding bepaalt dat een afdelingsbeleid nodig is, zal de afdeling het goedkeuringsproces van de entiteit volgen om het beleid vast te stellen dat de definitieve goedkeuring vereist van het Senior Executive Leadership van de entiteit.

Dit beleid is bedoeld als een richtlijn om te helpen bij de consistente toepassing van universitair beleid en programma’s voor medewerkers. Het beleid creëert geen impliciet of uitgedrukt contract met Vanderbilt-medewerkers, die naar believen werknemers zijn. Vanderbilt behoudt zich het recht voor om dit beleid te allen tijde geheel of gedeeltelijk te wijzigen naar goeddunken van de universiteit.