Det er viktig å måle bedriftens ytelse regelmessig for å forbedre den. Og i leverandørgjeld, er en av de mest effektive beregningene for å spore den totale effektiviteten og produktiviteten utestående dager, eller DPO. Det er ikke komplisert eller vanskelig, men det kan gi deg verdifull innsikt i prosesseffektiviteten og kontantkretsløpet.

Å ta deg tid til å beregne DPO er et viktig skritt i å forstå og optimalisere alle dine AP-prosesser. / p>

Hvorfor beregne dager som skal betales utestående saker

Også kjent som betalingsdager eller kreditordager, måler den økonomiske forholdet vi kaller DPO det gjennomsnittlige antall dager bedriften tar for å betale regningene innen en gitt tidsperiode. For eksempel betyr en DPO på 25 at bedriften din tar et gjennomsnitt eller 25 dager på å betale leverandører.

Når du beregner DPO, vil du få innsikt i flere viktige områder for leverandørgjeld, avhengig av resultatene .

Vurder disse variablene:

• Et lavt DPO-forhold kan avsløre at selskapet ditt er avhengig av et mangfoldig sett av kreditorer som tilbyr kortsiktige betingelser. En lav DPO markerer deg ikke nødvendigvis som en dårlig kredittrisiko automatisk hos nåværende og potensielle kreditorer, men det er viktig å huske på at noen kreditorer kan se ting på den måten. Dette kan tenkes å føre til tilbud om mindre gunstige betalingsbetingelser. Husk også at mange andre kreditorer bare bruker korte betalingsbetingelser som standard operasjonsprosedyre, så en lav DPO er ikke nødvendigvis en grunn til panikk.
• Et høyt DPO-forhold kan være et tegn på at du er tar lenger tid å slå seg til rette med leverandørene enn du har gjort i tidligere regnskapsperioder. Men «lengre» er ikke nødvendigvis «for lenge.» Tross alt kan utvidelse av DPO frigjøre ekstra kontantstrøm for kortsiktige investeringer. Og mens en høy DPO kan peke på problemer med å opprettholde kontantstrømmen som kreves for å betale leverandører, kan det like gjerne komme fra omstrukturering og andre administrasjonsoppgaver i forsyningskjeden, eller optimalisering av kontraktstyring gjennom forhandling om gunstigere vilkår med leverandørene dine. Advarselen her er at noen leverandører kan ha en annen definisjon av «for lenge» enn deg, og holde tilbake ekstra kreditt eller optimale kredittvilkår hvis de anser deg for å være en treg betalende klient. Som et resultat kan du risikere å savne verdifull rabatter for tidlig betaling, som også kan begynne å klemme på bunnlinjen hvis det er for store volumkjøp som råvarer som er essensielle for produksjonen.
• DPO er en praktisk kontantstrømmonitor. Med en nøyaktig DPO-beregning, du kan oppnå en optimal balanse mellom leverandørgjeld og kundefordringer for å sikre at du har nok kontanter til rådighet for å dekke nødsituasjoner eller strategiske investeringer, men likevel holde leverandørene fornøyde. For eksempel vil du sannsynligvis finne deg selv i å slite med å administrere kontantkonverteringssyklusen din du opererer på en DPO på to uker, men gir dine egne kunder 60-dagers vilkår.

«Med en nøyaktig DPO-beregning kan du oppnå en optimal balanse mellom leverandørgjeld og regnskapsrek mulig for å sikre at du har nok penger tilgjengelig for å dekke nødsituasjoner eller strategiske investeringer, men likevel holde leverandørene fornøyde. ”

Beregne utestående betalingsdager

For å beregne DPO trenger du litt informasjon fra regnskapet og en av to grunnleggende formler.

Formel A:

(Gjennomsnitt Betalbare leverandører ÷ Kostnad for solgte varer (COGS) x Antall dager i regnskapsperiode = Utestående dager

Formel B:

Gjennomsnittlig konto Betalbar ÷ (Salgskostnad ÷ Antall dager i regnskapsperioden) = Dager som skal betales utestående

Merk: For formel B,

Salgskostnad = Begynnelager + kjøp – sluttbeholdning

and

Purchases = Ending Inventory – Beginning Inventory + COGS

Sample DPO Calculations

For bedre å illustrere hvordan DPO beregnes, la oss ta en titt på selskap X, som har følgende poster på balansen for en akk ounting periode på ett år (365 dager).

Ved å bruke formel A kan vi sette sammen denne ligningen:

(750.000 ÷ 9,250,000) x 365 = DPO

.08 x 365 = 29

DPO som bruker formel A er 29 dager (avrundet).

Når vi sjekker arbeidet vårt med Formel B, ser vi:

750 000 ÷ (9, 250 000 ÷ 365) = Utestående dager

29 = DPO

DPO ved hjelp av formel B er også 29 dager (avrundet).

Betraktninger ved beregning av betalbare dager

Til få de beste dataene og de mest nyttige innsiktene, husk disse faktorene når du beregner DPO:

• Formaliser prosessen.Mange selskaper overholder et 365-dagers år og et 90-dagers kvartal, men hvis du bruker forskjellige intervaller for å definere regnskapsperioder, må du huske at konsistens og nøyaktighet er det som betyr mest.
• Juster DPO strategi basert på dine behov og mål. Tradisjonelt er den ideelle DPO den laveste som gir en sunn kontantkonverteringssyklus og bevarer kontantstrømmen som er nødvendig for investeringer og nødsituasjoner. Men hver bedrift er unik, og dine spesifikke mål og evner kan bevege nålen opp eller ned tilsvarende. Store forhandlere kan ha ekstremt lange DPO-er; Walmarts massive tilstedeværelse og markedsandel gjør det mulig å forhandle svært gunstige vilkår med leverandører, noe som resulterer i en DPO på 46 dager fra 4. kvartal 2019. Noen selskaper, som Amazon, har en enda høyere DPO. Online titan hadde en DPO på 94 dager fra 4. kvartal 2019, slik at de kan gjøre kontanter til investeringer mens de forsinker sine egne betalinger til leverandører. Amazons økonomiske modell, som samler inn betalinger fra forbrukere umiddelbart, men distribuerer betalinger i periodiske faste beløp, gjør dette mulig.
  Svært få selskaper har innflytelse eller den konkurransedyktige ambisjonen til Amazon eller Walmart, men det er helt fornuftig og strategisk å bruke selskapets selskap. planer for vekst, nåværende økonomiske situasjon og konkurransestyrke for å beregne og forfølge en DPO som leverer det virksomheten din trenger for å trives.
• Invester i automatisering. Å samle inn, organisere og administrere dataene du trenger for å beregne utestående betalte dager, er mye enklere med hjelp fra en omfattende, skybasert anskaffelsesløsning som PurchaseControl. Med automatisering og kunstig intelligens som fører til kontinuerlig forbedring gjennom prosessoptimalisering, kan anskaffelsesprogramvare koble ditt kontoføres team med anskaffelser for å skape en kraftig verdikilde for din bedrift.
  Finjustering av DPO er mye enklere med:
  • Fullstendige og gjennomsiktige transaksjonsdata fra alle leverandører. Utover DPO kan du forhandle om bedre vilkår og rabatter, eller danne strategiske partnerskap med dine beste leverandører.
  • Avanserte verktøy for dataanalyse som lar deg utnytte innsikt generert fra gjennomgang av innkjøpsdata for å ta smartere, mer strategiske beslutninger om DPO og andre viktige gjeldsberegninger.
  • Mindre menneskelige feil, mindre bortkastet tid på oppgaver med lav verdi og mer tid for teamet ditt til å fokusere på strategisk utvikling og innovasjon i å definere AP som en verdibygger.
  • En enklere måte å administrere både kontantkonverteringssyklusen og kontantstrømmen din enkelt, og sikre at alle får betalt i tide (med maksimale oppnådde rabatter) mens du har alle kontanter til rådighet for å drive innovasjon og utvidelse.
  • Forbedret styring av leverandørforhold og mindre risikoeksponering fra potensielle omdømmeproblemer.

Er DPO din der du vil ha den?

Det er bare en liten, enkelt del av bokføringen og den generelle økonomiske strategien, men understa Når du betaler hvordan Days Payable Outstanding fungerer og gjør endringene som er nødvendige for å få det dit du vil, vil det hjelpe virksomheten din til å vokse, ha en sunn resultatregnskap og konkurrere effektivt i dagens marked. Ved å måle AP-ytelsen din regelmessig og dra nytte av verktøy som automatisering, analyse og kunstig intelligens, vil du være godt forberedt på å betale regningene dine – og administrere kontantstrømmen – på dine vilkår.