Il trasferimento per motivi di lavoro può essere difficile e costoso per un dipendente. Questo è il motivo per cui molte spese di trasloco dei dipendenti vengono pagate dai datori di lavoro. Ecco uno sguardo a come funziona il processo di pagamento delle spese di trasloco dei dipendenti, compreso ciò che è deducibile per l’azienda, come documentare questi pagamenti e come segnalarli spese sui moduli W-2 dei dipendenti.

Modifiche alla legislazione fiscale e spese di trasloco

La legge fiscale del 2017 (Tax Cuts and Jobs Act) include alcune modifiche alle detrazioni per le spese di trasloco per i dipendenti, in vigore per l’anno fiscale 2018 fino al 2025. Questa legge rimuove la detrazione per le spese aziendali non rimborsate, comprese le spese di trasloco. Ciò significa che queste spese non sono più deducibili dal dipendente in Tabella A. Questa modifica influisce anche sui proprietari di società C e società S che sono anche dipendenti dell’azienda.

I rimborsi dell’azienda ai dipendenti per le spese di trasferimento sono considerati benefici accessori. Questi benefici sono salari imponibili per il dipendente e devono essere inclusi per la ritenuta fiscale sul reddito federale, FICA (previdenza sociale / Medicare) e tassa federale di disoccupazione. Anche se hai una politica aziendale che richiede ai dipendenti di tenere traccia dei pagamenti e restituire gli importi in eccesso, questi pagamenti sono comunque tassabili per il dipendente.

Se la tua azienda tratta i dipendenti trasferendo le spese come salario tassabile (W-2) per il dipendente, la tua azienda può comunque detrarre il costo di queste spese come spesa aziendale.

Giusto per essere assolutamente chiari: a partire dal 2018 fino al 2025, tutte le spese di trasloco dei dipendenti pagate dalla tua azienda ai dipendenti sono tassabili al dipendente. Le spese di trasloco del dipendente non rimborsate non possono essere detratte dal dipendente come spese varie. La tua azienda può comunque detrarre questi pagamenti come spese aziendali.

Come rimborsare i dipendenti per le spese di trasloco

In generale, qualsiasi pagamento effettuato ai dipendenti è tassabile e il pagamento delle spese di trasloco dei dipendenti è considerato un vantaggio imponibile. La legge fiscale del 2017 non ha cambiato questa situazione fiscale. Ma ha eliminato la possibilità che i datori di lavoro possano rimborsare utilizzando un piano responsabile (spiegato di seguito) per evitare che il dipendente paghi le imposte sul reddito su questi pagamenti.

È una buona idea seguire il processo del piano responsabile per documentare i rimborsi dei dipendenti, in modo da evitare problemi durante un audit.

Ecco come funziona un piano di rimborso: il dipendente paga le spese e tu le rimborsi. Le spese devono essere dettagliate e possono essere pagate solo spese specifiche. Le spese devono anche essere per uno scopo aziendale.

Il dipendente deve aver pagato o sostenuto spese durante lo svolgimento dei servizi come dipendente della propria azienda. Potrebbe essere necessario documentare che il trasferimento è richiesto dalla tua azienda. Esistono anche alcune procedure contabili che devono essere seguite.

• Il dipendente deve “tenere adeguatamente conto di queste spese entro un ragionevole periodo di tempo”. Cioè, il dipendente deve darti le ricevute per tutte le spese.
• Se offri al dipendente un anticipo su queste spese, il dipendente deve restituire il denaro in eccesso entro un periodo di tempo ragionevole.

Ad esempio, supponiamo che tu anticipi $ 5.000 per le spese di trasloco e che il dipendente ti dia una ricevuta per $ 3.650. Il dipendente deve darti un assegno per il saldo ($ 1.350). Se tutti i criteri per un piano responsabile non lo sono soddisfatto, il piano non è un piano responsabile. I “rimborsi per spese non deducibili” (al dipendente) e le indennità per spese varie o non specificate sono tassabili al dipendente.

Imposte sui salari e pagamenti delle spese di trasloco ai dipendenti

Le spese di trasloco dei dipendenti pagate dalla tua azienda, anche se hai un piano responsabile, sono soggette a ritenuta per le imposte sul reddito federali, le tasse FICA (previdenza sociale e Medicare), e le tasse federali di disoccupazione.

Devi segnalare l’importo di questa indennità quando completi la tassa annuale W-2 r eport per il dipendente per l’anno precedente.

Per chiarire come queste spese sono inserite nel modulo W-2 di un dipendente. Useremo l’esempio sopra, dove il dipendente riceve $ 5.000 per le spese di trasloco, ha ricevute per $ 3.650 e conserva i restanti $ 1.350. L’importo che il dipendente tiene è tassabile al dipendente. Daremo per scontato che questo pagamento venga effettuato sotto i requisiti per un piano responsabile, come descritto sopra:

• L’imponibile $ 1.350 è incluso nella casella 1 del W-2 (e nelle caselle 3, 5 e 16, se tassato dallo Stato o dalla città).
• La ritenuta alla fonte federale e statale e le imposte FICA devono essere calcolate per $ 1.350 imponibili e incluse nelle caselle appropriate sul W-2.
• Devi includere $ 3.650 (l’importo pari all’importo giustificato (ad esempio, la parte non tassabile) nella casella 12 del modulo W-2 utilizzando il codice “L.”

Per maggiori dettagli su come funziona, vedere la pubblicazione IRS 15 (circolare E).

Dare a un dipendente denaro extra per il trasloco Spese

Alcune aziende assegnano ai dipendenti un importo fisso per le spese di trasloco, a seconda del tipo di trasloco e della distanza. Il pagamento potrebbe comunque essere detraibile dalla tua attività come spesa aziendale.

Se vuoi dare a un dipendente i soldi per le spese di trasloco e lasciare che sia il dipendente a decidere come questi soldi saranno spesi, hai un piano non responsabile, secondo le normative IRS. In questo caso, come indicato sopra , se non desideri che il dipendente debba mostrare le ricevute, tutto il pagamento è tassabile a favore del dipendente come vantaggio. Inoltre, l’imposta federale sul reddito e l’imposta FICA devono essere trattenute sul pagamento.

In questo caso, yo Potresti voler aggiungere un importo aggiuntivo al pagamento per aiutare il dipendente con le tasse aggiuntive che devono essere pagate. Questa operazione si chiama “incassare” un assegno ed è fatta per dare al dipendente l’importo esatto del pagamento, al netto delle tasse.

Ad esempio, se tu pagare a un dipendente $ 2.000 in spese di trasloco, puoi fare un calcolo lordo per dare più di $ 2.000 per coprire le tasse extra.

Le spese di trasloco dei dipendenti sono deducibili

Il pagamento delle spese di trasloco dei dipendenti è una spesa aziendale deducibile per la tua azienda.

Informare i dipendenti del piano di rimborso delle spese di trasloco

Come con qualsiasi altro beneficio per i dipendenti, tutti i dipendenti devono essere trattati allo stesso modo. È possibile impostare i criteri di qualificazione per il piano in base al tipo di dipendente (salariato o orario, ad esempio), ma non è possibile assegnare a un dipendente nella stessa classificazione più di questo vantaggio di un altro.

È sempre una buona idea mettere questo tipo di vantaggio per iscritto e includerlo nelle comunicazioni con i dipendenti. manuale o politiche e proc edures manual è un buon posto per descrivere il piano. Non dimenticare di includere informazioni sulle implicazioni fiscali di questo vantaggio.

Aiutare i dipendenti con le detrazioni sulle spese di trasloco

A meno che tu non sia un preparatore fiscale qualificato , non dovresti fornire consulenza fiscale ai dipendenti in merito alle imposte sul reddito. Incoraggia i tuoi dipendenti a ottenere consulenza fiscale professionale oa utilizzare un software fiscale professionale. Ecco alcune cose che puoi fare per aiutare i dipendenti a comprendere questo vantaggio in termini di spese di trasloco e come influirà sulle loro tasse :

• Offri ai dipendenti un pacchetto di trasferimento del lavoro che spieghi come e quando le spese di trasferimento verranno rimborsate dalla tua azienda.
• Dai ai dipendenti l’opportunità di modificare la loro ritenuta alla fonte (sul modulo W-4) per tenere conto del vantaggio di trasferimento e della loro responsabilità fiscale.

Informazioni sull’IRS sulle spese di spostamento dei dipendenti

Pubblicazione IRS 521 – Spese mobili

Pubblicazione IRS 15 – Circular E – Guida fiscale del datore di lavoro

IR B Pubblicazione 15b – Guida fiscale per i datori di lavoro ai benefici per i dipendenti

Questo articolo e tutte le informazioni su questo sito presentano informazioni generali e non intendono essere una consulenza fiscale o legale. Fare riferimento alle pubblicazioni dell’IRS per maggiori dettagli. Ogni situazione è specifica; rivolgi le domande al tuo consulente fiscale.