Considera uno scenario in cui sei in viaggio per lavoro, quindi devi prenotare un hotel. Scegli la tua catena preferita che si trova vicino all’ufficio o alla sede della conferenza, inserisci il codice aziendale e completa la prenotazione.

Arrivi in hotel e chiacchiera con il socio per un potenziale upgrade, prima di salire in camera e rinfrescarti per il tuo primo incontro della giornata.

Lungo la strada, ti ricordi di aver dormito troppo quella mattina e di esserti dimenticato di portare con te il badge di lavoro o il biglietto da visita durante il viaggio, ma fortunatamente il ragazzo di il check-in non ha mai chiesto di vederlo, altrimenti saresti stato in una situazione un po ‘imbarazzante e avresti dovuto parlare di potere per uscire dalla situazione, o qualcosa del genere.

Sembra che potrebbe essere un evento piuttosto comune, giusto? Come funzionano davvero questi codici aziendali dell’hotel? Chi ha il diritto di utilizzarli, quanto sconto guadagnano e con quale rigore gli hotel verificano l’idoneità?

Tenendo presente che questo articolo intende essere puramente informativo piuttosto che un avallo di qualsiasi pratica, parliamo dei codici aziendali dell’hotel e di come funzionano. Mentre ci concentriamo sugli hotel qui, gli stessi principi possono essere generalizzati anche agli autonoleggi (anche se prenotare voli a tariffe aziendali tende ad essere un’impresa più complessa).

Cosa sono i codici aziendali dell’hotel?

I codici aziendali degli hotel, in poche parole, si riferiscono a un codice di prenotazione speciale che una catena di hotel mette a disposizione di determinate aziende come mezzo per offrire prezzi all’ingrosso sulle camere d’albergo. Se un’azienda invia spesso dipendenti o appaltatori a viaggiare per affari, potrebbero negoziare direttamente con la loro catena di hotel preferita, o anche con più catene di hotel, per garantire tariffe notturne inferiori a quelle pubblicamente disponibili.

Quando un dipendente, appaltatore o qualsiasi altro collaboratore autorizzato di una determinata azienda soggiorna presso quella catena alberghiera, paga la tariffa aziendale: la tariffa speciale negoziata tra la propria azienda e l’hotel.

Queste tariffe possono variare in modo significativo nel prezzo e dipenderanno interamente da diversi fattori come l’azienda, la catena alberghiera e l’ubicazione dell’hotel.

Alcune tariffe aziendali sono una percentuale di sconto sulla migliore tariffa disponibile, mentre altre sono un prezzo fisso indipendentemente da ciò che l’hotel addebita altrimenti. Poiché alcune tariffe aziendali possono essere un prezzo fisso, ci saranno spesso momenti in cui la tariffa più bassa disponibile pubblicamente è effettivamente inferiore alla tariffa aziendale, quindi dovresti sempre controllare e confrontare per assicurarti di prenotare la tariffa più economica disponibile. Ovviamente, se stai scrivendo questo come una spesa aziendale, potresti preoccuparti più o meno dei dettagli.

A questo punto, probabilmente ti sei reso conto che le tariffe aziendali tra società diverse possono variare in modo significativo l’una dall’altra. Al di fuori dello sconto specifico che offrono, possono anche variare tra le camere idonee a questa tariffa. In alcuni hotel, la capacità sarà controllata e limitata alla camera di livello base, mentre in altri saranno previsti sconti aziendali su camere club, suite standard e tipologie di suite ancora più elevate.

Inoltre, alcune società negozieranno tariffe idonee tutto l’anno, mentre le tariffe di altre società verranno applicate solo durante la settimana lavorativa dal lunedì al venerdì. Alcune tariffe consentono viaggi personali e viaggi d’affari, mentre altre limitano l’utilizzo ai soli viaggi d’affari.

Vale sicuramente la pena familiarizzare con la tariffa aziendale della tua azienda se ne hai accesso, poiché potrebbero essere la chiave per sbloccare le camere d’albergo a metà del prezzo normale.

Perché qualcuno potrebbe utilizzare le tariffe aziendali?

La risposta ovvia, ovviamente, è che può farti risparmiare un bel po ‘di soldi se la tariffa aziendale è più economica di quella pubblica. Diamo un’occhiata a un esempio per illustrare.

Ecco le tariffe pubbliche al St. Regis Toronto da giovedì 17 a venerdì 18 settembre.

Ed ecco la stessa stanza in una stanza aziendale:

Come puoi vedere, questo rappresenta uno sconto significativo di $ 440, o 58% sulla tariffa più bassa pubblicamente disponibile. Tieni presente che le tariffe aziendali in genere offrono anche politiche di cancellazione flessibili (i viaggiatori d’affari spesso cambiano i loro piani all’ultimo minuto, dopotutto), quindi immagina le possibilità se potessi allungare il budget dell’hotel del 50-75% in più durante ogni soggiorno beneficiando da politiche di cancellazione flessibili in tutto.

(Prendiamoci anche un momento e ammiriamo il segno di spunta “Mostra tariffe con tasse e tutte le commissioni”, che sembra essere una caratteristica che Marriott ha recentemente aggiunto al proprio sito web. Dov’è stata questa funzione tutta la mia vita ?!)

Ma ricorda che le tariffe aziendali non rappresentano sempre uno sconto, come si vede in questo esempio:

Con un codice aziendale, la tariffa è 184 AED ($ 70) o il 25% in più, quindi in questo caso sarebbe molto meglio prenotare la normale tariffa flessibile:

Come accennato, le tariffe aziendali variano notevolmente; in questo caso, lo stesso codice aziendale era più economico della tariffa pubblica nella maggior parte degli altri hotel di Dubai, ma non in questo.

Il motivo potrebbe bollire fino a qualsiasi cosa, dalla mancanza di negoziazione in questo particolare hotel, all’hotel che offre una vendita temporanea sulle tariffe pubbliche, al codice che offre semplicemente una tariffa scadente durante il mese di ottobre. È importante verificare la tariffa pubblica anziché collegare ciecamente il codice aziendale supponendo che sia più economico.

Nella maggior parte dei casi, le tariffe aziendali consentono comunque di guadagnare hotel punti fedeltà dal tuo soggiorno, accumulo di notti qualificanti Elite e approfittando dei vantaggi del tuo status Elite.

Potrebbero sorgere alcune eccezioni se devi prenotare tramite un’agenzia di viaggi specifica tramite la tua azienda, che può o meno garantire questi vantaggi, ma nella maggior parte dei casi puoi aspettarti di trarre il massimo vantaggio dallo stato d’élite poiché i viaggiatori d’affari frequenti sono tra la clientela più apprezzata di un hotel.

I codici esatti utilizzati per cercare le tariffe aziendali tendono ad essere informazioni proprietarie, motivo per cui ho oscurato le società esatte e i codici utilizzati negli esempi precedenti .

Tuttavia, come suggerimento per trovare la tariffa più conveniente, puoi sempre dare un’occhiata a quali uffici delle aziende si trovano fisicamente vicino all’hotel, poiché la società lo farebbe essere più propensi a negoziare offerte migliori in questi hotel.

Potrebbe anche essere utile riconoscere che solo perché le informazioni sono proprietarie, non significa che siano necessariamente ben protette in alcun modo. In effetti, puoi probabilmente indovinare quale potrebbe essere il codice aziendale Marriott per una certa banca Big 5 che va con la sua abbreviazione di tre lettere (suggerimento: è anche lungo tre lettere).

Cose da sapere quando si utilizzano i codici aziendali

Affrontiamo l’elefante nella stanza: è una pratica accettabile per un viaggiatore utilizzare tariffe aziendali per cui tecnicamente non si qualificano? Come molti altri exploit di nicchia in questo gioco a cui giochiamo, questa pratica rientra sicuramente in un’area grigia etica, quindi solo il viaggiatore stesso può rispondere alla domanda e decidere con cosa si sente a proprio agio.

Non si può negare che chiunque utilizzi codici aziendali a cui non hanno diritto diluirà il pool di usi legittimi di quel codice, erodendo la sostenibilità a lungo termine di quel livello di tariffa, e essenzialmente risparmiando qualche soldo sul loro soggiorno in hotel imponendo quel costo ai futuri utenti legittimi del codice.

Tuttavia, penso che sia prudente avvertire chiunque stia intrattenendo queste idee divertenti di alcuni potenziali problemi in cui potrebbero incorrere.

Un rischio a livello superficiale è che un hotel rientri nei loro diritti a chiedere una prova di idoneità per lo specifico codice di prenotazione speciale alla reception.

Per un codice aziendale, questo potrebbe assumere la forma di un badge aziendale o di un biglietto da visita: sai, uno di quei semplici pezzi di carta prodotti in serie carta cartacea che riporta il tuo nome e il nome della tua azienda.

Se il viaggiatore non è in grado di fornire una prova di idoneità, ti addebiterà la tariffa ufficiale , che di solito è molto più costosa della tariffa più bassa pubblicamente disponibile elencata nell’app o sul sito web. E se il tuo termine di cancellazione è scaduto, sarai costretto a pagare la tariffa ufficiale per il tuo soggiorno, oppure pagare la penale di cancellazione e trovare un alloggio alternativo per la notte.

A un livello più serio, se il code rate aziendale della società può essere utilizzato solo per viaggi di lavoro, ma il viaggiatore lo utilizza per il tempo libero, è nei diritti dell’hotel controllare il contratto ed eventualmente segnalare torna in azienda. Che lo facciano o meno è una loro prerogativa, ma questo è un rischio che personalmente non correrei.

Allora c’è sempre la possibilità, ovviamente, che un hotel il programma fedeltà può agire contro un titolare di conto in base ai modelli di utilizzo del codice aziendale durante i loro soggiorni. Dopo tutto, quante possibilità ci sono che qualcuno lavori per Apple, Dell, Deloitte, IBM e General Electric contemporaneamente?

In generale, direi che le probabilità che un hotel che verifica l’ID aziendale siano in media piuttosto basse, soprattutto se un viaggiatore sembra adattarsi alla clientela aziendale media dell’hotel.

Ad esempio, se stai soggiornando in un hotel in una grande città dove si svolgono molti viaggi d’affari, quindi è molto probabile che l’hotel non dia nemmeno una seconda occhiata alla tua tariffa aziendale a causa del volume di viaggiatori d’affari che ricevono, specialmente se ti presenti vestito elegantemente in abiti da lavoro.

Tuttavia, c’è sempre la possibilità, per quanto esigua, che la prova di idoneità venga richiesta al check-in o in qualsiasi momento durante il soggiorno, quindi sarà essere all’altezza della tolleranza al rischio e dei limiti etici di ogni viaggiatore per decidere se i codici aziendali dell’hotel diventino mai qualcosa di più di una questione accademica durante i loro viaggi.

Conclusione

I codici aziendali dell’hotel consentono alle aziende di prenotare camere per i propri dipendenti, appaltatori o altri collaboratori (come ospiti aziendali o intervistati in loco) a una tariffa scontata e spesso possono offrire sconti del 50-75% sul più basso pubblicamente tariffa disponibile per un soggiorno in hotel.

La pratica di prenotare camere con codici aziendali in cui ci si è imbattuti per caso tramite una semplice ricerca su Google può sembrare una strategia redditizia a prima vista, ma lo è non venire senza un certo grado di rischio, poiché gli hotel potrebbero sempre richiedere una prova di idoneità per il codice al momento del check-in.

Pertanto, è sempre importante comprendere il termini di un codice aziendale ogni volta che ne usi uno e per essere sempre pronto a mostrare la tua prova di idoneità ogni volta.