“Semmi sem annyira fájdalmas az emberi elme számára, mint egy nagy és hirtelen változás.”

—Mary Wollstonecraft Shelley, Frankenstein

Világunk változásban van. Mindannyian tisztában vagyunk az idő törvényeivel és a tér, és az élet azt diktálja, hogy mindannyian önként vagy önkéntelenül változunk. A szervezeti változás azonban gyakran ellenállásba ütközik, különösen a régóta létező szervezetekben. Akár vezető vagy egy szervezeten belül, akár egy a sok közül az alkalmazottak, akik működnek, a változások végrehajtása megfélemlítő kilátás lehet, különösen figyelembe véve a napi kihívások hosszú listáját, amelyek már minden üzleti vállalkozást kísérnek.

De az alkalmazkodás elengedhetetlen a fenntartható üzleti élethez, így még a sikeres vállalatok is dolgoznak egy bevált rendszer vagy módszer szerint frissíteniük kell gyakorlatukat, és idővel biztosítaniuk kell tartósságukat. Ha nagy változások történnek, a nagyszerű vezetés különbséget tud tenni a gyarapodó és az elhalványuló vállalatok között. Azok a vezetők, akik zökkenőmentesen tudnak eligazodni, a legnagyobb megtérülés megszerzésére is beállítanak magukat.

A szervezeti változások kutatása során sok zengő hang kölcsönözte szaktudását a témában. Az üzleti világ irányítási modelljeinek megváltoztatásakor egyetlen hang sem cseng hangosabban, mint Dr. John Kotter, az 1995-ös Leading Change könyv szerzője. A Harvard Business School professzoraként és a szervezeti változások világszerte elismert gondolatvezetőjeként Kotter a változás folyamatát nyolc változáskezelési lépésre bontotta, amelyeket most Kotter 8 lépéses változásmodelljének nevezünk.

Vegyük el mélyebb áttekintés az egyes lépésekről.

A Kotter-váltási modell áttekintése

Dr. Kotter kidolgozta változási modelljét, miután számos vezetőt és szervezetet megfigyelt a stratégiáik átalakítása vagy végrehajtása előtt, alatt és után. A Kotter Change Model a szervezeti változás vezetését a következő változáskezelési lépésekre bontja:

Sürgősség kialakítása

A “Ha nem szakadt meg, ne javítsd ki” mondás ”Sok szervezet kultúrájában uralkodni látszik. Mint ilyen, minden hatékony változást a probléma megoldásaként kell bemutatni. Vállalkozása ezt úgy érheti el, ahogy Ön:

• Értékelje fel a közeli vagy távoli jövőben felmerülő lehetséges fenyegetéseket. Ezek a fenyegetések magukban foglalhatják a technológiai változások, a versenyképesség fejlődésének, a piaci kereslet változásainak stb. Felmérését.
• Foglalkozzon azzal a potenciális lehetőséggel, amelyet a vállalata kihasználhat.
• Kezdjen őszinte párbeszédet, ahol lehetőséget kap arra, hogy meggyőzően magyarázza el elképzeléseit, miközben lehetőséget ad az érdekelt felek számára aggodalmak hangoztatására és nyílt gondolkodásra javaslatán.
• Kérjen támogatást az érdekelt felektől, az ügyfelektől és az ipar befolyásos vezetőitől, hogy megerősítse álláspontját .

Hatalmas koalíciót hozhat létre

Ahhoz, hogy egy nagyvállalati változtatásért felelősséget vállaljon, szövetségesekre és érdekelt felekre lesz szükség. Ha más látható társaságtagok egyesülnek a jövőképed mögött, akkor erőteljes üzenetet küld és gyorsan elősegíti a támogatás elterjedését. Próbálja ki a következő bevált módszerek egyikével:

• Határozza meg a szervezet legfontosabb változásvezetőit és érdekeltjeit, és kérje támogatásukat a jövőkép megvalósításához.
• Hozzon létre egy következetesen és nyilvánosan csapatként működő koalíció.
• Értékelje a koalíció gyenge területeit, és kompenzáljon azzal, hogy sok tagot von be a különböző osztályokból és vállalati szintekből. Ha sokféle a munkakör és a szint, akkor a jövőkép erősödik a vállalat számtalan pozíciójában.

Hozzon létre jövőképet a változásról

A változás folyamata azért kezdődött, mert volt egy elképzelésed arról, hogyan lehet és kell a dolgokat másképp csinálni. Ennek a jövőképnek az egyértelművé és érthetővé tételéhez elengedhetetlen a kívánt változás elérése. A látványtervek segítségével feltérképezheti a folyamatokat és a rendszereket, hogy megnézzék, mi működik és mi nem – ezek segíthetnek a sürgősség kialakításában és a jövőkép világos kialakításában.

Ennek a folyamatnak a részeként az alábbiakat is meg kell tennie:

• Határozza meg azokat az alapértékeket, amelyeket testesíteni kíván a változásban.
• Készítsen küldetésnyilatkozatot vagy egy-két mondatot, amelyek megfogják az elképzelt jövő legfontosabb részeit.
• Hozzon létre egy logikai stratégiát ennek a jövőképnek a megvalósításához.
• Győződjön meg arról, hogy az érdekeltek és a koalíció tagjai világosan és tömören tudják-e közölni ezt a jövőképet.
• Ismételje meg a küldetést és látomásnyilatkozat azáltal, hogy gyakran elmondja őket.

A jövőkép közlése

Szervezete valószínűleg sok kommunikációval rendelkezik, amelyekkel versenyben lesz. Emiatt nem elég csak elküldeni e-mailben elképzelését, vagy megosztani a szervezet tagjaival. A változás hatékony elindításához meg kell ismételnie minden lehetőséget, és be kell mutatnia azt a viselkedést is, amelyet látni szeretne. Ehhez a következőket kell tennie:

• Gyakran és meggyőzően beszéljen látásmódjáról.
• Kösse össze elképzeléseit a vállalaton belül, a működéstől a vállalati morálig, és kösse össze mindent vissza az elképzeléseihez.
• Ossza meg az előző lépésben létrehozott képeket, hogy világosan bemutassa a jelenlegi állapot és a jövő állapota közötti különbségeket.
• Szembenézzen az emberek aggodalmaival és szorongásaival, nyilvánosan és őszintén.

Távolítsa el az akadályokat

Amint kétségtelenül találkozott ezzel a ponttal, a változásokkal szembeni ellenállás várható. Ahhoz, hogy lendületet kapjon elképzeléseinek, meg kell adnia magának a legjobb esélyt azzal, hogy kezdeményeznie kell az új ötlet elfogadása előtt álló akadályok eltávolítását. Ehhez a következőket kell tennie:

• Keresse meg az iparági vezetőket, hogy a változtatás értékét növeljék azáltal, hogy teljesítik.
• Értékelje szervezete fekvését és győződjön meg arról, hogy a jövőképe igazodik a szervezet különböző szintjeihez, és fordítva.
• Határozza meg azokat, akik a leginkább ellenállnak a változásának, és törekedjen az aggodalmak eltávolítására, vagy proaktív megoldásokat hozzon létre az ellenállásuk körül.
• Jutalmazza meg és ismerje el azokat, akik támogatják és végrehajtják a változásokat annak korai szakaszában.

Rövid távú győzelmek létrehozása

A változást nemcsak egy szikra, hanem egy következetes megvalósítás is megvalósítja jelenlegi. A látásának lendületének megteremtése elengedhetetlen ahhoz, hogy meggyőződjön róla. A rövid távú győzelmek nagyszerű ösztönzők azok számára, akik új jövőképeden dolgoznak, és remek módszerek a jövőképed bármilyen kritikusainak vagy kritikusainak leküzdésére. Íme néhány módszer erre:

• Keressen olyan rövid távú projekteket, amelyek nem költségesek és nem igényelnek bejelentést minden lehetséges ellenzéktől.
• Óvatosan válassza ki a megfelelő projekt vagy cél – a korai cél sikertelensége alááshatja a javasolt változás értékét.
• Jutalmazza meg azokat a csapattagokat, akik nélkülözhetetlenek a célok elérésében.

Építsen tovább a változás

A korai győzelem, bár nagyszerű a változás megkezdéséhez, nem elegendő a változás fenntartásához. A gyors nyerések megtéveszthetik Önt vagy csapattársait azzal, hogy a változás folyamata befejeződött, de az igazi változást ismétléssel és bővítéssel kell rendezni. A változásokra való építkezéshez meg kell:

• Elemeznie, hogy mi ment jól és mi rosszul minden győzelem után.
• Fokozatosan ambiciózusabb célokat kell kitűznie, amelyek exponenciális lendületet adhatnak az eredményeknek.
• Hozzon be további befolyásos érdekelt feleket vagy változásügynököket.

A vállalati kultúra változásainak rögzítése

A változás folyamatának utolsó lépése annak biztosítása, hogy beágyazódik a vállalati kultúrába. Az idő, a vezetői változások és a személyzet változásai gyorsan és egyszerűen elpárologhatják változásának hatását. Annak biztosítása érdekében, hogy változása a vállalati kultúra része maradjon:

• Minden lehetőségnél beszéljen a fejlődésről. Ossza meg történeteit a sikerekről a változási elképzeléseiben, és ismételje meg mások történeteit.
• Folytassa a kulcskoalíció és a tagváltás felismerését, lehetőséget teremtve arra, hogy tiszteletben tartsa hozzájárulásukat és örökségüket az Ön által elképzelt változáshoz.
• Telepítse változásának alapértékeit minden új alkalmazásba és a tájékozódási folyamatba.
• Korán vegyen részt minden új vezetésben, hogy fenntartsa az előttük álló vezetők örökségét az utódlási tervében.

Minden területre kiterjedő modell

Kotter 8 lépéses változásmodellje a szervezeti pszichológia gyakorlatilag minden színterén megfigyelhető, az üzleti élettől a politikán át az oktatásig, sőt a sportig is. Ezeknek a lépéseknek az ismerete a szervezet minden szintjén segítséget nyújt Önnek, függetlenül attól, hogy egy nagyvállalati változásért felelős díjat vezet, vagy valaki más elképzelésének megvalósítását támogatja.

Amikor legközelebb új projektet vagy vezetést vállal. egy új menetrend, építse be a Kotter 8 lépéses változásmodelljét, és jegyezze fel, hogy a változtatásai mennyire voltak hatékonyak. Ha javítja a változás kezelésének képességét, az életének minden területén hatalmas értéket képvisel.

A tanfolyam ábrázolása

A változáskezelés bármely projektben vagy folyamatban történő megvalósítása közben a látvány felbecsülhetetlen értékű információk közlése és jövőkép bemutatása az új közönség számára.Segítenek az ötletek megerősítésében, de kiemelik a legfontosabb üzeneteket is. A változtatási folyamat ábrázolása a legbiztosabb módja annak, hogy beállítsuk a kívánt átalakulás pályáját.

Világos, érthető példák bemutatása arról, hogy miért van szüksége a vállalatának változásra, vagy A változás végrehajtásához javasolt lépések bemutatásával egy folyamatábra vagy ábra segít az érdekelteknek megérteni az elképzeléseket, megvásárolni és világos és következetes módon elfogadni az új jövőképet. Az intuitív kezelőfelülettel könnyen látható vizuális segédeszközöket és integrációkat hozhat létre a vezető platformokkal a diagramok vállalati szintű megosztása érdekében. A Lucidchart a legfontosabb választás a változás vezetőinek.