Le déménagement pour des raisons professionnelles peut être difficile – et coûteux – pour un employé. C’est pourquoi de nombreux frais de déménagement des employés sont payés par les employeurs. Voici un aperçu du processus de paiement des frais de déménagement des employés, y compris ce qui est déductible pour vous en tant qu’entreprise, comment documenter ces paiements et comment les déclarer les dépenses sur les formulaires W-2 des employés.
Modifications de la loi fiscale et frais de déménagement
La loi fiscale de 2017 (loi sur les réductions d’impôt et l’emploi) comprend quelques modifications aux déductions pour frais de déménagement des employés, en vigueur pour l’année d’imposition 2018 jusqu’en 2025. Cette loi supprime la déduction pour les frais d’entreprise non remboursés, y compris les frais de déménagement. Cela signifie que ces frais ne sont plus déductibles pour l’employé de l’annexe A. Cette modification affecte également les propriétaires de sociétés C et de sociétés S qui sont également des employés de l’entreprise.
Les remboursements par votre entreprise aux employés pour les frais de déménagement sont considérés comme des avantages sociaux. Ces avantages sont des salaires imposables pour l’employé, et ils doivent être inclus dans la retenue d’impôt fédéral sur le revenu, la FICA (Social Security / Medicare) et l’impôt fédéral sur le chômage. Même si vous avez une politique d’entreprise qui oblige les employés à suivre les paiements et à rembourser les montants excédentaires, ces paiements sont toujours imposables pour l’employé.
Si votre entreprise traite l’employé les frais de déménagement en tant que salaire imposable (W-2) pour l’employé, votre entreprise peut toujours déduire le coût de ces dépenses comme dépense d’entreprise.
Pour être tout à fait clair: entre 2018 et 2025, tous les frais de déménagement des employés payés aux employés par votre entreprise sont imposables pour l’employé. Les frais de déménagement non remboursés des employés ne peuvent pas être déduits par l’employé en tant que dépenses diverses. Votre entreprise peut toujours déduire ces paiements en tant que dépenses professionnelles.
Comment pour rembourser les employés pour les frais de déménagement
En général, tout paiement que vous faites aux employés est imposable et le paiement des frais de déménagement des employés est considéré comme un avantage imposable. La loi fiscale de 2017 n’a pas changé cette situation fiscale. Mais cela a supprimé la possibilité que les employeurs puissent rembourser en utilisant un plan responsable (expliqué ci-dessous) pour éviter que l’employé ne paie des impôts sur le revenu sur ces paiements.
C’est une bonne idée de suivre le processus de planification comptable pour documenter les remboursements des employés, afin d’éviter les problèmes lors d’un audit.
Voici comment fonctionne un plan de remboursement: Le salarié paie les frais et vous les remboursez. Les dépenses doivent être détaillées et seules des dépenses spécifiques peuvent être payées. Les dépenses doivent également être à des fins commerciales.
L’employé doit avoir payé ou engagé des dépenses tout en effectuant des services en tant qu’employé de votre entreprise. Vous devrez peut-être documenter que le déménagement est requis par votre entreprise. Certaines procédures comptables doivent également être suivies.
- L’employé doit «rendre compte adéquatement de ces dépenses dans un délai raisonnable». Autrement dit, l’employé doit vous donner des reçus pour toutes les dépenses.
- Si vous donnez à l’employé une avance sur ces dépenses, l’employé doit rembourser tout excédent dans un délai raisonnable.
Par exemple, supposons que vous avançiez 5 000 $ pour les frais de déménagement et que l’employé vous remette des reçus pour 3 650 $. L’employé doit vous remettre un chèque pour le solde (1 350 $). Si tous les critères d’un plan comptable ne sont pas respecté, le plan n’est pas un plan responsable. Et les « remboursements pour dépenses non déductibles » (à l’employé) et les indemnités pour dépenses diverses ou non spécifiées sont imposables pour l’employé.
Taxes sur la masse salariale et paiements de frais de déménagement aux employés
Les frais de déménagement des employés payés par votre entreprise, même si vous avez un plan comptable, sont soumis à une retenue pour les impôts fédéraux sur le revenu, les impôts FICA (Sécurité sociale et Medicare), et les impôts fédéraux sur le chômage.
Vous devez déclarer le montant de cette prestation lorsque vous remplissez la déclaration fiscale annuelle W-2 r Rapport de l’employé pour l’année précédente.
Pour clarifier comment ces dépenses sont saisies sur le formulaire W-2 d’un employé. Nous utiliserons l’exemple ci-dessus, où l’employé reçoit 5 000 $ pour les frais de déménagement, a des reçus de 3 650 $ et conserve les 1 350 $ restants. Le montant qu’il garde est imposable pour l’employé. Nous supposerons que ce paiement est effectué en vertu de les exigences pour un plan comptable, comme décrit ci-dessus:
- Les 1350 $ imposables sont inclus dans la case 1 du W-2 (et dans les cases 3, 5 et 16, si imposé par l’état ou la ville).
- Les retenues d’impôt sur le revenu fédéral et étatique et les impôts FICA doivent être calculés pour les 1 350 $ imposables et inclus dans les cases appropriées sur le W-2.
- Vous devez inclure les 3 650 $ (le montant égal au montant justifié (par exemple, la partie non imposable) dans la case 12 du formulaire W-2 en utilisant le code «L.»
Pour plus de détails sur la façon dont cela fonctionne, consultez la publication 15 de l’IRS (circulaire E).
Donner de l’argent supplémentaire à un employé pour le déménagement Dépenses
Certaines entreprises donnent aux employés un montant fixe pour les frais de déménagement, en fonction du type de déménagement et de la distance. Le paiement peut toujours être déductible à votre entreprise en tant que dépense professionnelle.
Si vous voulez donner à un employé l’argent pour les frais de déménagement et laisser l’employé décider de la façon dont cet argent sera dépensé, vous avez un plan non responsable, conformément aux règlements de l’IRS. Dans ce cas, comme indiqué ci-dessus , si vous ne voulez pas que l’employé doive présenter des reçus, tout le paiement est imposable à l’employé à titre d’avantage. En outre, l’impôt fédéral sur le revenu et la taxe FICA doivent être retenus sur le paiement.
Dans ce cas, yo Vous voudrez peut-être ajouter un montant supplémentaire au paiement pour aider l’employé avec les taxes supplémentaires qui doivent être payées. C’est ce qu’on appelle «majorer» un chèque, et c’est fait pour donner à l’employé le montant exact du paiement, après impôts.
Par exemple, si vous payer un employé de 2 000 $ en frais de déménagement, vous pouvez faire un calcul de majoration pour donner plus de 2 000 $ pour couvrir les taxes supplémentaires.
Les frais de déménagement des employés sont déductibles
Le paiement des frais de déménagement des employés est une dépense commerciale déductible pour votre entreprise.
Informer les employés du plan de remboursement des frais de déménagement
Comme pour tout autre avantage du personnel, tous les employés doivent être traités de la même manière. Vous pouvez définir des critères pour bénéficier du plan par type d’employé (salarié ou horaire, par exemple), mais vous ne pouvez pas en donner plus à un employé de la même classification. avantage qu’un autre.
C’est toujours une bonne idée de mettre ce type d’avantage par écrit et de l’inclure dans vos communications avec les employés. Votre employé manuel ou politiques et proc Le manuel des édures est un bon endroit pour décrire le plan. N’oubliez pas d’inclure des informations sur les implications fiscales de cet avantage.
Aider les employés avec leurs déductions pour frais de déménagement
Sauf si vous êtes un spécialiste en déclarations de revenus , vous ne devriez pas donner de conseils fiscaux aux employés concernant l’impôt sur le revenu. Encouragez vos employés à obtenir des conseils fiscaux professionnels ou à utiliser un logiciel fiscal professionnel. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour aider les employés à comprendre cet avantage pour frais de déménagement et son incidence sur leurs impôts :
- Offrez aux employés une trousse de déménagement qui explique comment et quand les frais de déménagement seront remboursés par votre entreprise.
- Donnez aux employés la possibilité de modifier leur retenue à la source (sur le formulaire W-4) pour tenir compte de l’avantage de réinstallation et de leur obligation fiscale.
Informations IRS sur les frais de déménagement des employés
Publication IRS 521 – Frais de déménagement
Publication IRS 15 – Circulaire E – Guide fiscal de l’employeur
IR B Publication 15b – Guide fiscal des employeurs sur les avantages sociaux des employés
Cet article et toutes les informations sur ce site présentent des informations générales et ne sont pas destinés à être des conseils fiscaux ou juridiques. Reportez-vous aux publications de l’IRS pour plus de détails. Chaque situation est spécifique; adressez vos questions à votre conseiller fiscal.
