POLITIQUES ET PROCÉDURES RELATIVES AUX RESSOURCES HUMAINES DE L’UNIVERSITÉ VANDERBILT
OBJET: PRÉSENCE ET PONCTUALITÉ
DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR: 1er juillet 2015

POLITIQUE

Une présence ponctuelle et régulière est une attente de performance pour tous les employés de Vanderbilt. Pour assurer une dotation adéquate, un moral positif des employés et pour respecter les normes de productivité attendues dans toute l’organisation, les employés seront tenus responsables du respect de leur horaire de travail. Dans le cas où un employé n’est pas en mesure de répondre à cette attente, il doit obtenir l’approbation de son superviseur avant toute modification d’horaire demandée. Cette approbation comprend les demandes d’utilisation des provisions appropriées, ainsi que les arrivées tardives ou les départs anticipés du travail. Les ministères ont le pouvoir discrétionnaire d’évaluer les circonstances extraordinaires d’un retard, d’une absence ou d’un défaut de pointage d’entrée ou de sortie et de déterminer s’il faut ou non compter l’incident comme un événement. Les consultants RH sont disponibles pour conseiller les superviseurs concernant l’évaluation des circonstances atténuantes.

PROCÉDURE

I. Absent

Un employé est réputé absent lorsqu’il n’est pas disponible pour le travail assigné / prévu et que ce congé n’a pas été planifié / approuvé à l’avance comme l’exige la notification du ministère procédure.

II. Retard

Un employé est réputé en retard lorsqu’il:

• Échoue à se présenter au travail à l’heure de travail assignée / prévue. Dans ces cas, les gestionnaires peuvent remplacer l’employé en retard pour le quart de travail complet.
• Quitte le travail avant la fin du temps de travail assigné / prévu sans l’approbation préalable de la supervision.
• Prend un repas prolongé ou période de pause sans approbation
• Arrive au travail après son heure de début prévue peut être remplacé pour le quart de travail complet à la discrétion de son superviseur.

III . Horodateurs et défaut de pointage d’entrée / de sortie

Les employés sont tenus de suivre les directives établies pour enregistrer leurs heures réelles de travail. Une horloge d’entrée / sortie manquée est une violation de cette politique et inclut:

• Le défaut de pointage d’entrée / sortie sur l’horloge désignée (par exemple, la station Kronos) au début et / ou à la fin de leur quart de travail assigné;
• Le non-chronométrage de l’heure d’arrivée / de départ pour la pause-repas;
• Le défaut de rapporter avec précision et en temps opportun le temps de travail .
• Arrivée / départ tôt (ou tard) du quart assigné sans approbation préalable.

IV. Procédure de notification ministérielle

On s’attend à ce que les employés suivent les procédures de notification ministérielles s’ils sont en retard au travail, ne seront pas au travail ou demandent une absence prévue du travail. Les employés doivent demander à l’avance à leur superviseur ou à leur délégué et conformément à la procédure ministérielle s’ils souhaitent arriver tôt ou partir tôt d’un quart de travail assigné.

Au moment de la notification / de l’appel, l’employé doit aviser son superviseur lorsqu’une absence est due à un congé documenté / approuvé (par exemple, congé militaire, FMLA) afin d’assurer un suivi approprié de l’utilisation des congés et de l’absentéisme.

Un employé qui ne parvient pas à appeler et à se présenter le travail prévu pour trois jours de travail consécutifs sera considéré comme ayant abandonné leur poste et l’emploi sera résilié. Le superviseur doit consulter les ressources humaines si cette situation se produit.

Les incidents liés au non-respect des procédures de notification ministérielles, y compris l’interdiction d’appel / la non-présentation, seront traités conformément à la politique de discipline progressive.

V. Processus disciplinaire progressif

Les superviseurs devraient surveiller l’assiduité de leurs employés sur une base régulière et traiter les présences insatisfaisantes en temps opportun et de manière cohérente. Si les superviseurs remarquent un modèle d’utilisation imprévue de les banques de congés accumulés, ils devraient discuter de cette préoccupation avec l’employé.

Lorsqu’un employé a déjà été conseillé en vertu de la politique de discipline progressive et / ou de la politique de responsabilité et d’engagement en matière de rendement, la totalité des circonstances sera évalués lors de la détermination des mesures à prendre. Pour les situations impliquant une suspension ou un licenciement, le superviseur doit consulter les ressources humaines avant de mettre en œuvre des mesures disciplinaires.

Une présence régulière et en temps opportun est une attente de performance de tous les employés de Vanderbilt. les employés qui ont fait preuve d’une présence insatisfaisante qui a donné lieu à une mesure disciplinaire (écrite ou définitive) au cours de l’année y avoir le comportement documenté dans leur évaluation annuelle.

Occurrences

Un événement est documenté comme une absence, un retard ou une absence de pointage d’arrivée / de départ .Alors qu’une absence se réfère à un seul échec au travail, un événement peut couvrir des jours d’absence consécutifs lorsqu’un employé est absent pour la même raison.

La grille suivante est conçue pour fournir des lignes directrices pour traiter le nombre total d’occurrences sur une période de 12 mois glissants, à condition que la raison d’une occurrence ne soit pas protégée par FMLA ou ADAAA.

REMARQUE: Le nombre total de jours pendant lesquels un employé n’est pas disponible pour travailler comme prévu et le nombre total d’occurrences sont pris en compte lors de l’application de la discipline. Par exemple, à l’étape 1, le nombre maximum de jours pendant lesquels l’employé est autorisé à être indisponible au travail avant de recevoir un coaching verbal est de 6, quel que soit le nombre d’occurrences.

Période d’orientation des nouveaux employés

Un employé, au cours de sa période d’orientation, qui a deux occurrences devrait recevoir un avertissement écrit; si l’employé a plus de deux événements au cours de la période d’orientation, l’emploi peut être résilié; si la période d’orientation est prolongée, cette règle s’applique toujours.

Vacances

Si un employé appelle sans travail la veille, le jour du , ou le lendemain d’un jour férié, le gérant examinera les circonstances de l’absence. Sur la base de cet examen, le gestionnaire a le pouvoir discrétionnaire de déterminer s’il doit compter l’incident comme un événement régulier ou passer directement à l’émission d’un avertissement écrit pour l’appel lié aux vacances. Si un employé est déjà en discipline, il peut passer au niveau suivant.

VI. Processus d’approbation des politiques ministérielles

Les entités de Vanderbilt peuvent élaborer une politique de présence / ponctualité ministérielle qui répond aux besoins opérationnels uniques du service. Si la direction détermine qu’une politique ministérielle est nécessaire, le ministère suivra le processus d’approbation de son entité pour établir la politique qui nécessite l’approbation finale de la haute direction de l’entité.

Cette politique est conçue comme une ligne directrice pour aider à l’application uniforme des politiques et programmes de l’Université pour les employés. La politique ne crée pas de contrat implicite ou explicite, avec des employés de Vanderbilt, qui sont des employés à volonté. Vanderbilt se réserve le droit de modifier cette politique en tout ou en partie, à tout moment, à la discrétion de l’Université.