Vous avez peut-être entendu parler d’un nouveau travailleur code de classe comp pour les employés congédiés en raison de la pandémie COVID-19. Le code offre une excellente occasion pour les employeurs qualifiés d’économiser de l’argent sur la composition des travailleurs de MA. Mais il y a un élément sensible au temps…

Pour vous aider à traduire les directives WCRIBMA et vous aider à vous préparer à l’audit, nous avons résumé les questions les plus courantes de nos clients sur ce problème:

Quel est le nouveau code de classe de composition des travailleurs pour les employés en congé?

Le code 0012 est un code statistique nouvellement approuvé par la Division des assurances du Massachusetts (DOI). Contrairement aux autres codes de classe, qui ont tous un taux en dollars pour 100 $ de masse salariale, le code 0012 a un taux de 0,00 $ (zéro). Les entreprises seraient avisées d’utiliser ce code dans la mesure du possible, car toute masse salariale affectée à 0012 n’est pas incluse dans le calcul des primes pour vos employés. Cela équivaut à des économies.

Mon entreprise a continué de payer les employés qui ont été mis à pied (ou mis à pied temporairement) cette année. Pouvons-nous utiliser le code de classe 0012?

Oui. Les paiements aux employés en congé qui n’effectuent «absolument aucun travail» pour vous et qui ne sont pas sur place pendant cette période peuvent être affectés au code 0012. Les paiements effectués conformément à la règle VG-7 du manuel MA sont exclus de votre prime et de votre expérience les calculs de notation, à condition que vous conserviez des « entrées distinctes, précises et vérifiables » dans vos registres de paie.

Et si nous ne conservions pas des registres séparés?

Si « séparément, les entrées exactes et vérifiables »n’ont pas été conservées, malheureusement, votre paie sera affectée à la classe de travail normalement effectuée par l’employé, avant toute commande d’urgence.

Quelle est la définition officielle de« en congé » dans ce cas?

La WCRIBMA définit les congés comme «tout employé qui continue de recevoir une rémunération pendant une mise à pied temporaire ou un congé involontaire et qui n’exerce aucune tâche pour un employeur».

Qu’en est-il des employés travaillant à domicile? Est-ce que cela compte comme des congés?

Non. Selon la WCRI BMA, si un employé a été désigné pour travailler à domicile et que ses fonctions deviennent de bureau, sa masse salariale pendant la période pandémique peut être attribuée au code 8810 – «Bureau de bureau». (Tant que vous conservez ces enregistrements séparés pour chaque employé concerné.)

La masse salariale d’un seul employé peut être divisée entre la classification 8810 et une autre classification une seule fois pendant cette période. Une fois que les tâches de l’employé ne sont plus exclusivement de nature administrative, la classification 8810 ne sera plus attribuée.

Quelle documentation est nécessaire pour tirer parti du code de classe 0012?

À proprement parler, selon selon la WCRIBMA, les employeurs effectuant des paiements aux travailleurs en congé doivent alerter le transporteur de leurs travailleurs dans les 60 jours suivant l’approbation de la règle (7/10/2020), ou dans les 25 jours suivant le premier paiement à ces employés, selon la dernière éventualité. Vous devez également fournir une liste de tous les employés en congé, la classification normale de l’indemnisation des travailleurs, le salaire hebdomadaire, la date de congé et la date prévue de retour au travail.

Cela signifie que la plupart des entreprises doivent communiquer avec leur transporteur début septembre (ou plus tard, si vous mettez des employés en congé plus tard cette année).

J’ai encore des questions. Pouvez-vous m’aider avec le code de classe de composition des travailleurs pour les employés en congé?

Absolument. Appelez-nous simplement: 508.339.2951. Nous avons récemment travaillé avec un nouveau client sur leur audit annuel et avons pu exploiter le code de classe 0012 pour une variété d’employés, ce qui a permis d’économiser 25 000 $ sur la prime de rémunération de leurs employés. Bien que la définition énoncée établisse une distinction entre «en congé» et le télétravail, notre expérience a montré une certaine marge de manœuvre pour l’interprétation. La personne qui correspond exactement à la facture peut être à la discrétion de l’auditeur et / ou du transporteur, en particulier lorsque votre agent d’assurance peut construire un bon cas pour l’applicabilité de ce nouveau code.