Siirtyminen liiketoiminnallisista syistä voi olla vaikeaa ja kallista työntekijälle. Siksi työnantajat maksavat monet työntekijöiden siirtokustannukset. Tässä on katsaus siihen, miten työntekijöiden siirtokustannusten maksuprosessi toimii, mukaan lukien mikä on vähennyskelpoinen yrityksellesi, kuinka nämä maksut dokumentoidaan ja miten niistä raportoidaan työntekijöiden W-2-lomakkeiden kulut.

Verolain muutokset ja siirtokustannukset

Vuoden 2017 verolaki (veroleikkauksista ja työpaikoista annettu laki) sisältää joitain muutoksia työntekijöiden muuttokulujen vähennyksiin, jotka ovat voimassa verovuodelta 2018 vuoteen 2025. Tämä laki poistaa korvaamattomista yrityskuluista tehdyn vähennyksen, mukaan lukien muuttokulut. Tämä tarkoittaa, että näitä kuluja ei enää voida vähentää työntekijälle A-luettelossa. vaikuttaa myös C-yritysten ja S-yhtiöiden omistajiin, jotka ovat myös yrityksen työntekijöitä.

Yrityksesi korvaukset työntekijöille siirtokustannuksiksi katsotaan luontoiseduiksi. Nämä edut ovat työntekijälle verotettavia palkkoja, ja ne on sisällytettävä liittovaltion tuloveronpidätykseen, FICA: han (Social Security / Medicare) ja liittovaltion työttömyysveroon. Jopa sinulla on yrityskäytäntö, joka vaatii työntekijöitä seuraamaan maksuja ja palauttamaan ylimääräiset summat, nämä maksut ovat silti verollisia työntekijälle.

Jos yrityksesi kohtelee työntekijää työntekijän siirtokulut verotettavina (W-2) palkoina, yrityksesi voi silti vähentää näiden kulujen kustannukset liiketoiminnan kuluina.

Aivan selkeästi: Vuodesta 2018 vuoteen 2025 lähtien kaikki yrityksesi työntekijöille maksamat työntekijöiden siirtokulut ovat verollisia työntekijälle. Työntekijä ei voi vähentää korvaamattomia työntekijöiden siirtokustannuksia sekalaisina kuluina. Yrityksesi voi silti vähentää nämä maksut liiketoiminnan kuluina.

Kuinka työntekijöiden korvaamisesta muuttokustannuksista

Yleensä kaikki työntekijöille suorittamasi maksut ovat verollisia, ja työntekijöiden siirtokulujen maksamista pidetään verotettavana etuna. Vuoden 2017 verolaki ei muuttanut tätä verotilannetta. Mutta se otti pois mahdollisuuden, että työnantajat voivat maksaa korvauksen vastuuvelvollisen suunnitelman avulla (selitetty alla), jotta työntekijät eivät maksa tuloveroja näistä maksuista.

On hyvä seurata vastuullista suunnitelmaprosessia työntekijöiden korvausten dokumentoimiseksi, jotta voit välttää ongelmat tarkastuksessa.

Korvaussuunnitelma toimii näin: Työntekijä maksaa kulut ja sinä korvaat ne. Kustannukset on eriteltävä ja vain erityiskulut voidaan maksaa. Menojen on oltava myös liiketoiminnallisia tarkoituksia varten.

Työntekijän tulee olla maksanut tai aiheutunut kustannuksia suoritettaessa palveluja yrityksesi työntekijänä. Saatat joutua dokumentoimaan, että liike vaatii yritystäsi. On myös joitain kirjanpitomenettelyjä, joita on noudatettava.

• Työntekijän on ”kirjattava nämä kulut asianmukaisesti kohtuullisen ajan kuluessa”. Toisin sanoen työntekijän on annettava sinulle kuitit kaikista kuluista.
• Jos annat työntekijälle ennakon näistä kuluista, työntekijän on palautettava ylimääräinen raha kohtuullisen ajan kuluessa.

Oletetaan esimerkiksi, että ennakoit 5000 dollaria siirtokustannuksista ja työntekijä antaa sinulle kuitit 3650 dollaria. Työntekijän on annettava sinulle sekin saldo (1 350 dollaria). Jos kaikki vastuullisen suunnitelman ehdot eivät täyty täyttyvät, suunnitelma ei ole vastuuvelvollinen suunnitelma. Ja ”työntekijälle maksettavat korvaukset vähennyskelvottomista kuluista” ja erilaisten tai määrittelemättömien kulujen korvaukset ovat verollisia työntekijälle.

Palkanlaskeverot ja työntekijöiden siirtokustannukset

Yrityksesi maksamat työntekijöiden siirtokulut, vaikka sinulla olisi vastuullinen suunnitelma, pidätetään liittovaltion tuloveroista, FICA-veroista (sosiaaliturva ja Medicare), ja liittovaltion työttömyysverot.

Sinun on ilmoitettava etuuden määrä, kun olet täyttänyt W-2: n vuosiveron työntekijän edellinen vuosi.

Selvennetään, miten nämä kulut kirjataan työntekijän W-2-lomakkeeseen. Käytämme yllä olevaa esimerkkiä, jossa työntekijä saa 5000 dollaria muuttokuluista, hänellä on kuitteja 3 650 dollaria ja pidät loput 1 350 dollaria. Työntekijän pitämä summa on verotettavaa työntekijälle. Oletamme, että tämä maksu suoritetaan edellä kuvatun vastuuvelvollisen suunnitelman vaatimukset:

• Veronalainen 1 350 dollaria sisältyy W-2: n laatikkoon 1 (ja ruutuihin 3, 5 ja 16, jos valtio tai kaupunki verottaa sitä).
• Liittovaltion ja osavaltion tuloverot ja FICA-verot on laskettava verotettavasta 1350 dollarista ja sisällytettävä W-2: n vastaaviin kenttiin.
• Sinun on sisällytettävä 3 650 dollaria (summa, joka on yhtä suuri kuin perusteltu summa (esimerkiksi veroton osa)) lomakkeen W-2 ruutuun 12 koodilla ”L.”

Lisätietoja tämän toiminnasta, katso IRS-julkaisu 15 (Kiertokirje E).

Työntekijälle ylimääräisen rahan antaminen muutosta varten Kulut

Jotkut yritykset antavat työntekijöille määrätyn määrän siirtokustannuksia muutostyypistä ja etäisyydestä riippuen. Maksu voi silti olla vähennyskelpoinen yrityksellesi yrityksen kustannuksina.

Jos haluat antaa työntekijälle liikkumiskustannusten rahat ja antaa työntekijän päättää, kuinka rahat käytetään, sinulla on IRS-määräysten mukainen suunnitelma, jota ei voida hyväksyä. Tässä tapauksessa, kuten edellä todettiin , jos et halua työntekijän näyttävän kuitteja, koko maksu verotetaan työntekijälle etuna. Lisäksi maksusta on pidätettävä liittovaltion tulo- ja FICA-vero.

Tässä tapauksessa yo u saatat haluta lisätä maksuun lisäsumman, joka auttaa työntekijää maksettavilla lisäveroilla. Tätä kutsutaan sekin bruttotoiminnaksi, ja se tehdään antamaan työntekijälle tarkka summa maksusta verojen jälkeen.

Esimerkiksi jos maksaa työntekijälle 2000 dollaria siirtokustannuksia, voit tehdä bruttolaskennan ja antaa yli 2000 dollaria kattamaan ylimääräiset verot.

Työntekijöiden siirtokulut ovat vähennyskelpoisia

Työntekijöiden siirtokustannusten maksaminen on vähennyskelpoinen yrityskulu yrityksellesi.

Kerro työntekijöille liikkuvien kulujen korvaussuunnitelmasta

Kuten mitä tahansa muuta työsuhde-etuutta, kaikkia työntekijöitä on kohdeltava samalla tavalla. Voit asettaa kriteerit järjestelyyn osallistumiselle työntekijätyypin mukaan (esimerkiksi palkansaaja vs. tunti), mutta et voi antaa yhdelle saman luokituksen työntekijälle enemmän tätä hyötyä kuin toiselle.

Tämäntyyppinen etu on aina hyvä kirjoittaa kirjallisesti ja sisällyttää se työntekijöiden kanssa käytävään viestintään. käsikirja tai politiikat ja proc edures-käsikirja on hyvä paikka kuvata suunnitelmaa. Älä unohda sisällyttää tietoja tämän etuuden verovaikutuksista.

Autamme työntekijöitä liikkuvien kulujen vähennyksissä

Ellet ole pätevä verojen valmistaja , sinun ei pitäisi antaa veroneuvoja työntekijöille tuloveroista. Kannusta työntekijöitäsi saamaan ammattitaitoista veroneuvontaa tai käyttämään ammattimaisia vero-ohjelmistoja. Tässä on joitain asioita, joita voit tehdä auttaaksesi työntekijöitä ymmärtämään tämän liikkuvan kulun edun ja miten se vaikuttaa heidän veroihinsa :

• Anna työntekijöille työnsiirtopaketti, jossa kerrotaan, kuinka ja milloin yrityksesi korvaa muuttokulut.
• Anna työntekijöille mahdollisuus muuttaa ennakonpidätystä (lomakkeella W-4) uudelleensijoittamisetuuden ja verovelan huomioon ottamiseksi.

IRS: n tiedot työntekijöiden siirtokustannuksista

IRS-julkaisu 521 – Muuttokulut

IRS-julkaisu 15 – Kiertokirje E – Työnantajan vero-opas

IR B-julkaisu 15b – Työnantajan vero-opas työntekijöiden etuuksista

Tämä artikkeli ja kaikki tämän sivuston tiedot sisältävät yleistietoja, eikä niiden ole tarkoitus olla vero- tai lakineuvoja. Katso lisätietoja IRS-julkaisuista. Jokainen tilanne on erityinen; lähetä kysymyksiä veroneuvojalle.