Monissa tilanteissa sinun on lähetettävä sähköpostiviesti professorille: Kysymys, tiedustelu arvosanat, heille tiedottaminen vastaamatta jääneestä kurssista jne. Jos mietit kuinka kirjoittaa sähköpostia professorille, opastamme sinua askel askeleelta. Tämän artikkelin lopussa on useita sähköpostinäytteitä, joita voit käyttää eri tilanteisiin.
Lataa
sähköpostin kirjoittaminen professorille: Vaiheittainen opas
Varmista, että sinun on todella lähetettävä kyseinen sähköpostiosoite
Jos haluat lähettää sähköpostia professorille, joka esittää kysymyksen, tarkista ensin opintosuunnitelmasi. Mahdollisuudet ovat melko vakaat, löydät vastauksen. Opetussuunnitelma kertoo sinulle työmäärästäsi, tehtävistäsi, määräajoista ja muusta. Jos etsit jotain, sinun ei tarvitse lähettää sähköpostia ja tuhlata professorin aikaa. Luokkatoverisi ovat toinen arvokas tietolähde, joten muista ensin keskustella heidän kanssaan.
Jos opintosuunnitelma tai ikätoverisi eivät pysty vastaamaan kysymykseesi, on hienoa lähettää sähköpostiviesti lisäkyselyillä.
Käytä koulusi sähköpostiosoitetta
Tämä on paras toimintatapa, koska tällainen sähköposti näyttää ammattimaiselta ja osoittaa vastaanottajalle, että viestisi koskee kursseja. Jos sinulla ei ole oppisähköpostiosoitetta, muista käyttää asianmukaista sähköpostiosoitetta, kuten [email protected]. [email protected] -osoitteesi ei sovi akateemiseen kirjeenvaihtoon.
Kirjoita selkeä aiherivi
Aiherivi määrittää, avaaako vastaanottaja sähköpostisi, joten varmista se on selkeä, ytimekäs ja asiaankuuluva. Hyvä aiherivi kertoo professorille, mistä sähköpostissasi on kyse ja miten hänen pitäisi toimia sen suhteen.
Tässä on joitain esimerkkejä aiherivistä:
Kysymys tehtävästä
: Pyydetään tapaaminen
Sisällytä oikea sähköpostitervehdys
Aloita sähköpostisi professorille sopivalla ja kunnioittavalla tervehdyksellä. Tarkista heidän nimensä ennen sähköpostin lähettämistä ja varmista, että tervehdyksesi jälkeen on pilkku.
Näin aloitat sähköpostin professorille:
Hyvä professori,
Muistuta kuka olet
Professoreilla on paljon opiskelijoita, joten on tärkeää kerro heille nimesi ja kurssisi, johon osallistut. Tämä auttaa säästämään vastaanottajan aikaa ja varmistaa, että saat vastauksen nopeammin.
Näin aloitat sähköpostin professorille:
Nimeni on Lexie Brown, Historia 1B, jakso 1.
Mene suoraan asiaan
Kun olet tervehtinut professoria ja esittänyt itsesi, on aika ilmoittaa kysymyksesi tai pyyntösi. Pidä se ytimekkäänä ja selkeänä, jotta vastaanottaja voi nopeasti ymmärtää, mistä on kyse ja mitä toimia heiltä odotetaan.
Esimerkiksi:
Mietin, voisimmeko järjestää tapaamisen keskustelemaan palkkaluokastani. Kerro minulle, jos pystyt tapaamaan ensi viikolla.
Lopeta sähköposti kohteliaasti ja sisällytä ammatillinen allekirjoitus
Kuinka lopettaa sähköposti professorille? Kiitä heitä ajastaan ja allekirjoita sähköpostiosoitteesi ”Ystävällisin terveisin” tai ”Ystävällisin terveisin” ja nimesi.
Tässä esimerkki:
Kiitos ajastasi ja hieno päivä.
Ystävällisin terveisin,
Lexie Brown
Oikoluku sähköpostisi
Kiinnitä huomiota kielioppiin, oikeinkirjoitukseen ja välimerkkeihin. Pidä kiinni muodollisesta sävystä ja vältä emojeja tai epävirallisia lyhenteitä, kuten FYI tai ASAP. Tarkista vielä kerran professorisi nimen oikeinkirjoitus.
Aseta itsesi professorin kenkiin
Lue sähköpostiviesti ikään kuin olet professori, joka vastaanottaa sen. Onko selvää, kuka kirjoittaa sinulle ja mitä he haluavat? Onko sähköpostin sävy kohtelias ja kunnioittava? Onko se muodollisen sähköpostimuodon mukainen? Jos kaikki vastauksesi ovat ”Kyllä”, lähetä sähköpostisi.
Lähetä professorin näytteet
Kun olet oppinut lähettämään sähköpostia professorille, on aika harjoitella . Alla on joukko sähköpostinäytteitä eri tilanteisiin. Muista, että nämä esimerkit ovat vain viitteellisiä, ja sinun tulisi aina mukauttaa ja mukauttaa niitä tarpeisiisi.
Jos usein sinun on lähetettävä sähköpostiviesti professorillesi, voit lisätä nämä mallit Sparkiin ja käyttää niitä tarvittaessa uudelleen. Opi kuinka Sparkin mallit toimivat.
Lähetä sähköpostia professorille siitä, ettei käy kurssilla
Aihe: Historia 1B: Osallistuminen luokkaan – Hyvä professori Smith,
Tämä on Lexie Brown, historiasta 1B, osa 1. Kirjoitan ilmoittaakseni, etten voi osallistua luokkaan torstaina, kuten olen lääkärin tapaaminen klo 11.00.
Liitteenä on tehtäväni, jonka meidän on määrä toimittaa torstaina.Pyrin myös tekemään parhaansa selaamaan tähän luokkaan toimittamiasi materiaaleja ja pyydän luokkatovereitani jakamaan muistiinpanonsa.
Kiitos.
Ystävällisin terveisin,
Lexie Brown
Sähköposti professorille arvosanoista
Aihe: Historia 1B: Tiedustelu palkkaluokastani
Hyvä professori Smith,
Nimeni on Lexie Brown, Historia 1B, jakso 1. Mietin, voisimmeko aseta tapaaminen keskustelemaan palkkaluokastani.
Olen tarkistanut, että toimistosi aukioloajat ovat keskiviikkoisin klo 14–17. Jos tämä on oikein, ilmoita minulle, voinko tulla.
Odotan vastaustasi.
Ystävällisin terveisin,
Lexie Brown
Sähköposti professorille, joka esittää kysymyksen
Aihe: Kysymys History 1B -tehtävästä
Hyvä professori Smith,
Olen Lexie Brown, History 1B: n osiosta 1. Opetussuunnitelmassa viimeisen tehtävämme määräaika on huhtikuu. Yhdeksäs. Maanantaina luokassa mainitsit kuitenkin määräajaksi 12. huhtikuuta.
Voisitko vahvistaa oikean määräajan?
Kiitos paljon ajastasi.
Ystävällisin terveisin,
Lexie Brown
Sähköposti ajanvarausta pyytävälle professorille
Aihe: Historia 1B: Nimityspyyntö
Hyvä professori Smith,
olen opiskelija historian 1B luokassa, osa 1. Kohtasin joitain vaikeuksia aiheen valinnassa tutkimusartikkelilleni, ja olisin kiitollinen siitä, jos voisin keskustella kanssasi toimistosi aikana.
Kerro minulle, jos olet valmis tapaamaan tällä viikolla.
Kiitos sinun aika. Odotan vastaustasi.
Ystävällisin terveisin,
Lexie Brown
Haluatko kehittyä paremmin sähköpostitse? Hanki Spark. Tämän ilmaisen ja tehokkaan sähköpostiohjelman avulla voit käyttää sähköpostimalleja, joten voit säästää aikaa kirjoittamalla vastaavia sähköposteja. Se antaa sinulle myös sähköpostin supervoimia, kuten torkut, sähköpostin ajoituksen ja jatkomuistutukset, jotka auttavat sinua työskentelemään sähköpostin kanssa nopeammin.
