Medir regularmente el desempeño de su empresa es esencial para mejorarlo. Y en cuentas por pagar (AP), una de las métricas más efectivas para rastrear su eficiencia y productividad generales son los días pendientes por pagar, o DPO. No es complicado ni difícil, pero puede brindarle información valiosa sobre la eficiencia de sus procesos y el ciclo de efectivo.

Tomarse el tiempo para calcular el DPO es un paso importante para comprender y optimizar todos sus procesos de AP.

Por qué es importante calcular los días por pagar pendientes

También conocido como días de cuentas por pagar, o días de acreedor, el índice financiero que llamamos DPO mide el número promedio de días que su empresa tarda en pagar sus facturas dentro de un período de tiempo determinado. Por ejemplo, un DPO de 25 significa que su empresa tarda un promedio de 25 días en pagar a los proveedores.

Cuando calcule el DPO, obtendrá información sobre varias áreas importantes del desempeño de las cuentas por pagar, según los resultados. .

Considere estas variables:

• Un índice de DPO bajo puede revelar que su empresa depende de un conjunto diverso de acreedores que ofrecen plazos cortos. Un DPO bajo no necesariamente lo marca como un riesgo crediticio malo automáticamente con los acreedores actuales y potenciales, pero es importante tener en cuenta que algunos acreedores pueden ver las cosas de esa manera. Posiblemente, esto podría conducir a ofertas de condiciones de pago menos favorables. Sin embargo, recuerde también que muchos otros acreedores simplemente usan términos de pago cortos como procedimiento operativo estándar, por lo que un DPO bajo no es necesariamente una razón para entrar en pánico.
• Una proporción alta de DPO podría ser una señal de que está tardando más en liquidar con sus proveedores que en períodos contables anteriores. Pero «más largo» no es necesariamente «demasiado largo». Después de todo, ampliar su DPO puede liberar un flujo de caja adicional para inversiones a corto plazo. Y si bien un DPO alto puede señalar problemas con el mantenimiento del flujo de efectivo requerido para pagar a los proveedores, también puede ser el resultado de la reestructuración y otras tareas de administración de la cadena de suministro, o la optimización de la administración de contratos mediante la negociación de términos más favorables con sus proveedores. La advertencia aquí es que algunos proveedores pueden tener una definición diferente de «demasiado tiempo» que usted y retener crédito adicional o condiciones de crédito óptimas si lo consideran un cliente de pago lento. Como resultado, podría correr el riesgo de perder descuentos por pago anticipado, también, que pueden empezar a afectar su balance final si se trata de compras de gran volumen, como materias primas esenciales para la producción.
• DPO es un monitor de flujo de efectivo útil. Con un cálculo preciso de DPO, puede lograr un equilibrio óptimo entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar para asegurarse de tener suficiente efectivo disponible para cubrir emergencias o inversiones estratégicas, pero aún así mantener contentos a sus proveedores. Por ejemplo, probablemente se encontrará luchando para administrar su ciclo de conversión de efectivo si operas con un DPO de dos semanas, pero les das a tus propios clientes términos de 60 días.

«Con un cálculo preciso del DPO, puedes lograr un equilibrio óptimo entre las cuentas por pagar y las cuentas rec eivable para asegurarse de que tiene suficiente efectivo disponible para cubrir emergencias o inversiones estratégicas, pero aún así mantener contentos a sus proveedores ”.

Cálculo de días pendientes de pago

Para calcular el DPO, necesita información de sus estados financieros y una de las dos fórmulas básicas.

Fórmula A:

(Promedio Cuentas por pagar ÷ Costo de bienes vendidos (COGS)) x Número de días en el período contable = Días por pagar pendientes

Fórmula B:

Cuentas promedio Pagadero ÷ (Costo de ventas ÷ Número de días en el período contable) = Días pendientes por pagar

Nota: Para la Fórmula B,

Costo de ventas = Inventario inicial + Compras – Inventario final

y

Compras = Inventario final – Inventario inicial + COGS

Ejemplos de cálculos de DPO

Para ilustrar mejor cómo se calcula el DPO, tomemos un vistazo a la Compañía X, que tiene las siguientes entradas en su balance para una cuenta período de crecimiento de un año (365 días).

Usando la fórmula A, podemos armar esta ecuación:

(750,000 ÷ 9,250,000) x 365 = DPO

.08 x 365 = 29

El DPO que usa la fórmula A es de 29 días (redondeado).

Al verificar nuestro trabajo con la Fórmula B, vemos:

750,000 ÷ (9, 250,000 ÷ 365) = Días pagaderos pendientes

29 = DPO

El DPO que usa la fórmula B también es de 29 días (redondeado).

Consideraciones al calcular los días de cuentas a pagar

Para obtenga los mejores datos y la información más útil, tenga en cuenta estos factores al calcular el DPO:

• Formalice su proceso.Muchas empresas se adhieren a un año de 365 días y un trimestre de 90 días, pero si utiliza diferentes intervalos para definir sus períodos contables, recuerde que lo más importante es la coherencia y la precisión.
• Ajuste su DPO estrategia basada en sus necesidades y objetivos. Tradicionalmente, el DPO ideal es el más bajo que permite un ciclo de conversión de efectivo saludable y preserva el flujo de efectivo necesario para inversiones y emergencias. Pero cada negocio es único, y sus objetivos y capacidades específicos pueden mover la aguja hacia arriba o hacia abajo en consecuencia. Los grandes minoristas pueden tener OPD muy prolongados; La presencia masiva y la participación de mercado de Walmart le permiten negociar términos muy favorables con los proveedores, lo que resulta en un DPO de 46 días a partir del cuarto trimestre de 2019. Algunas empresas, como Amazon, tienen un DPO aún mayor. El titán en línea tuvo un DPO de 94 días a partir del cuarto trimestre de 2019, lo que les permitió convertir efectivo en inversiones y retrasar sus propios pagos a los proveedores. El modelo financiero de Amazon, que cobra los pagos de los consumidores al instante pero distribuye los pagos en sumas globales periódicas, lo hace posible.
  Muy pocas empresas tienen la influencia o la ambición competitiva de Amazon o Walmart, pero es absolutamente razonable y estratégico utilizar su empresa. planes de crecimiento, situación financiera actual y fortaleza competitiva para calcular y buscar un DPO que brinde lo que su empresa necesita para prosperar.
• Invierta en automatización. Recopilar, organizar y administrar los datos que necesita para calcular los días pendientes por pagar es mucho más fácil con la ayuda de una solución de compras integral basada en la nube como PurchaseControl. Con la automatización y la inteligencia artificial que impulsan la mejora continua a través de la optimización de procesos, el software de adquisiciones puede conectar a su equipo de cuentas por pagar con adquisiciones para crear una poderosa fuente de valor para su empresa.
  Ajustar su DPO es mucho más simple con:
  • Datos de transacciones completos y transparentes de todos los proveedores. Más allá del DPO, negocie mejores condiciones y descuentos, o forme asociaciones estratégicas con sus mejores proveedores.
  • Herramientas avanzadas de análisis de datos que le permiten aprovechar los conocimientos generados a partir de la revisión de datos de compras para tomar decisiones más inteligentes y estratégicas sobre DPO y otras métricas importantes de cuentas por pagar.
  • Menos errores humanos, menos tiempo perdido en tareas de bajo valor y más tiempo para que su equipo se concentre en el desarrollo estratégico y la innovación para definir a AP como un generador de valor.
  • Una manera más fácil de administrar tanto su ciclo de conversión de efectivo como su flujo de efectivo con facilidad, asegurando que todos reciban el pago a tiempo (con los descuentos máximos capturados) mientras tiene todo el efectivo a mano que necesita para impulsar la innovación y la expansión.
  • Gestión mejorada de las relaciones con los proveedores y menor exposición al riesgo de posibles problemas de reputación.

¿Está su DPO donde lo desea?

Es solo una pequeña parte de su contabilidad y estrategia financiera general, pero entienda Descubrir cómo funcionan los Días a pagar pendientes y realizar los cambios necesarios para llevarlos a donde lo desea ayudará a que su negocio crezca, cuente con un estado de resultados saludable y compita de manera efectiva en el mercado actual. Al medir con regularidad el rendimiento de su AP y aprovechar herramientas como la automatización, el análisis y la inteligencia artificial, estará bien preparado para pagar sus facturas y administrar su flujo de caja en sus propios términos.