Overvej et scenarie, hvor du du rejser på arbejde, så du skal booke et hotel. Du vælger din foretrukne kæde, der har en placering tæt på kontoret eller konferencelokalet, tilslutter din virksomhedskode og gennemfører reservationen.

Du ankommer til hotellet og chatter medarbejderen for en mulig opgradering, inden du tager dig op i lokalet og opfrisker til dit første møde på dagen.

Undervejs husker du, at du havde sovet om morgenen og glemt at medbringe dit arbejdsmærke eller visitkort på turen, men heldigvis fyren på check-in bad aldrig om at se det, ellers ville du have været lidt af et akavet sted og havde været nødt til at tale dig vej ud af situationen eller noget.

Ser ud til at det kunne være en ret almindelig begivenhed, ikke? Hvordan fungerer disse hotelkoder virkelig alligevel? Hvem har ret til at bruge dem, hvor meget rabat tjener de, og hvor strengt kontrollerer hoteller for at være berettigede?

Husk på, at denne artikel er beregnet til at være rent informativt snarere end en godkendelse af enhver praksis, lad os tale om hotelvirksomhedskoder og hvordan de fungerer. Mens vi fokuserer på hoteller her, kan de samme principper også generaliseres til biludlejning (selvom booking af fly til virksomhedspriser har en tendens til at være en mere kompleks opgave).

Hvad er hotelvirksomhedskoder?

Hotelkoder, enkelt sagt, henviser til en særlig bookingkode, som en hotelkæde stiller til rådighed for visse virksomheder som et middel til at tilbyde engrospriser på hotelværelser. Hvis en virksomhed ofte sender medarbejdere eller entreprenører til at rejse på forretningsrejse, kan de forhandle direkte med deres foretrukne hotelkæde eller endda flere hotelkæder for at sikre natpriser, der er lavere end de offentligt tilgængelige priser.

Når en medarbejder, entreprenør eller enhver anden autoriseret tilknyttet virksomhed i et bestemt firma opholder sig i den pågældende hotelkæde, betaler de virksomhedssatsen: den særlige forhandlede sats mellem deres firma og hotellet.

Disse priser kan variere i pris betydeligt og vil helt afhænge af flere faktorer som firmaet, hotelkæden og hotellets placering.

Nogle virksomhedspriser er en procentvis rabat på den bedste tilgængelige pris, mens andre er en fast pris, uanset hvad hotellet ellers opkræver. Da nogle virksomhedspriser kan være en fast pris, vil der ofte være tidspunkter, hvor den laveste offentligt tilgængelige sats faktisk er lavere end virksomhedssatsen, så du bør altid kontrollere og sammenligne for at sikre, at du bestiller den billigste pris, der er tilgængelig. Selvfølgelig, hvis du afskriver dette som en virksomhedsudgift, bryr du dig måske mere eller mindre om oplysningerne.

Nu har du sikkert indset at virksomhedssatser mellem forskellige virksomheder kan variere betydeligt fra hinanden. Uden for den specifikke rabat, de tilbyder, kan de også variere mellem hvilke værelser der er berettigede under denne sats. På nogle hoteller vil det være kapacitetsstyret og begrænset til rummet på basisniveau, mens der på andre vil være virksomhedsrabatter på klubværelser, standardsuiter og endnu højere suite-typer.

Derudover vil nogle virksomheder forhandle priser, der er kvalificerede året rundt, mens andre selskabers priser kun gælder i løbet af mandag-fredag arbejdsugen. Og nogle priser tillader både personlig rejse og forretningsrejse, mens andre kun begrænser brugen til forretningsrejser.

Det er bestemt værd at blive fortrolig med din virksomheds virksomhedspris, hvis du har adgang til en, da de kan være nøglen til at låse op for hotelværelser til den halve normale pris.

Hvorfor kan nogen bruge virksomhedspriser?

Det åbenlyse svar er selvfølgelig, at det kan spare dig for en hel del kontanter, hvis virksomhedssatsen er billigere end den offentlige sats. Lad os se på et eksempel, der skal illustreres.

Her er de offentlige priser på St. Regis Toronto fra torsdag den 17. september til fredag den 18. september.

Og her er det samme rum i et virksomhedsrum:

Som du kan se, repræsenterer dette en betydelig rabat på $ 440 eller 58% på den laveste offentligt tilgængelige pris. Husk, at virksomhedssatser typisk også tilbyder fleksible afbestillingspolitikker (forretningsrejsende ændrer ofte deres planer i sidste øjeblik), så forestil dig muligheden, hvis du kunne strække dit hotelbudget 50–75% længere på tværs af hvert ophold, mens du drager fordel af det fra fleksible afbestillingsregler overalt.

(Lad os også tage et øjeblik og beundre afkrydsningsfeltet “Vis priser med skatter og afgifter”, som synes at være en funktion, som Marriott for nylig tilføjede til deres hjemmeside. Hvor har denne funktion været hele mit liv ?!)

Men husk, at virksomhedssatser ikke altid repræsenterer en rabat, som det ses i dette eksempel:

På en virksomhedskode er prisen 184 AED ($ 70) eller 25% dyrere, så det er meget bedre at bestille den normale fleksible sats i dette tilfælde:

Som nævnt varierer virksomhedspriserne voldsomt; i dette tilfælde var den samme virksomhedskode billigere end den offentlige sats på de fleste andre Dubai-hoteller, men ikke denne.

Årsagen til dette kan koge ned til alt fra mangel på forhandlinger på dette særlige hotel, til hotellet, der tilbyder et midlertidigt salg til de offentlige priser, til koden, der simpelthen tilbyder en dårlig sats i løbet af oktober måned. Det er vigtigt at kontrollere mod den offentlige sats i stedet for blindt at tilslutte din virksomhedskode, forudsat at det bliver billigere.

I de fleste tilfælde tillader virksomhedspriser stadig at tjene hotel loyalitetspoint fra dit ophold, akkumulering af elitekvalificerende nætter og udnyttelse af dine elitestatusfordele.

Nogle undtagelser kan opstå, hvis du skal booke gennem et specifikt rejsebureau via din virksomhed, som måske eller måske ikke giver disse fordele, men i de fleste tilfælde kan du forvente at drage fuld fordel af elite-status, da hyppige forretningsrejsende er blandt et hotels mest værdsatte kundekreds.

De nøjagtige koder, der bruges til at søge efter virksomhedssatser, har tendens til at være proprietær information, hvorfor jeg har skjult de nøjagtige virksomheder og koder, der er brugt i eksemplerne ovenfor .

Som et tip til at finde den billigste pris kan du dog altid se på, hvilke virksomheders kontorer der er fysisk tæt på hotellet, da virksomheden ville være mere tilbøjelige til at forhandle bedre tilbud på disse hoteller.

Det kan også være nyttigt at erkende, at bare fordi information er proprietær, betyder det ikke, at det nødvendigvis er godt beskyttet på nogen måde. Faktisk kan du sandsynligvis gætte, hvad Marriott-virksomhedskoden for en bestemt Big 5-bank, der går efter dens forkortelse på tre bogstaver, kan være (tip: den er også tre bogstaver lang).

Ting, du skal vide, når du bruger virksomhedskoder

Lad os tackle elefanten i rummet: er det en acceptabel praksis for en rejsende at bruge virksomhedspriser at de ikke teknisk set kvalificerer sig til? Som mange andre nicheudnyttelser i dette spil, vi spiller, falder denne praksis bestemt i et etisk gråt område, så kun de rejsende selv kan svare på spørgsmålet og beslutte, hvad de har det godt med.

Der kan ikke benægtes, at enhver, der bruger virksomhedskoder, som de ikke er berettiget til, vil fortynde puljen af legitime anvendelser af denne kode og ødelægge den langsigtede bæredygtighed af dette satsniveau og i det væsentlige spare sig et par kroner på deres hotelophold, mens de pålægger fremtidige legitime brugere af koden disse omkostninger.

Ikke desto mindre synes jeg det er klogt at advare enhver, der måske underholder disse sjove ideer om nogle potentielle problemer, de måtte støde på.

En risiko på overfladeniveau er, at et hotel vil være inden for deres ret til at bede om bevis for, at de er berettigede til den specifikke specielle bookingkode i receptionen.

For en virksomhedskode kan dette tage form af som et firmabad eller et visitkort – du ved, et af de enkle, masseproducerede kortkort papir, der indeholder dit navn og din virksomheds navn.

Hvis den rejsende ikke er i stand til at fremlægge bevis for, at de er berettigede, vil de opkræve dig taksthastigheden , som normalt er langt dyrere end den laveste offentligt tilgængelige pris, der er angivet i appen eller på webstedet. Og hvis din afbestillingsfrist er overskredet nu, bliver du tvunget til enten at betale rack-satsen for dit ophold eller betale afbestillingsbøden og finde alternative logi for natten.

På et mere seriøst niveau, hvis virksomhedens virksomhedskodesats kun er tilladt at bruge på forretningsrejser, men den rejsende bruger den til fritid, er det inden for hotellets rettigheder at kontrollere kontrakten og potentielt rapportere tilbage til virksomheden. Uanset om de gør det eller ej, er deres beføjelse, men dette er en risiko, som jeg personligt ikke ville tage.

Så er der naturligvis altid chancen for, at et hotel loyalitetsprogram kan tage handling mod en kontoindehaver baseret på virksomhedskodens brugsmønstre på tværs af deres ophold. Når alt kommer til alt, hvad er chancerne for, at nogen arbejder for Apple, Dell, Deloitte, IBM og General Electric på én gang?

Generelt set vil jeg sige det chancerne for, at et hotel, der kontrollerer virksomheds-id, er ret lavt i gennemsnit, især hvis en rejsende ser ud til at passe ind i hotellets gennemsnitlige virksomhedsklientel.

For eksempel hvis du bor på et hotel i en større by, hvor der er masser af forretningsrejser, så er det meget sandsynligt, at hotellet ikke engang giver din virksomhedspris et nyt blik på grund af mængden af forretningsrejsende, de får, især hvis du møder klædt smart på i forretningsdragt.

Der er dog altid en chance, uanset hvor slank, der kræves bevis for kvalificering ved check-in eller på ethvert tidspunkt under opholdet, så det vil være op til enhver rejsendes egen individuelle risikotolerance og etiske grænser for at afgøre, om hotelkoder nogensinde bliver mere end en akademisk sag under deres rejser.

Konklusion

Hotelvirksomhedskoder giver virksomheder mulighed for at reservere værelser til deres medarbejdere, entreprenører eller andre associerede virksomheder (som virksomhedsgæster eller stedfortrædere) til en nedsat sats, og de kan ofte give 50-75% rabat på den laveste offentligt tilgængelig pris for et hotelophold.

Praksis med at reservere værelser med virksomhedskoder, som man tilfældigvis snubler over via en simpel Google-søgning, ser måske ud til at være en lukrativ strategi ved første øjekast, men det gør det ikke komme uden en vis grad af risiko, da hoteller altid kan bede om bevis for, at de er kvalificerede til koden ved indtjekningen.

Derfor er det altid vigtigt at forstå vilkårene for en virksomhedskode, når du bruger en, og altid være parat til at vise dit bevis for berettigelse hver gang.