Für größere Projekte empfehle ich die Erstellung einer Matrix zur Rückverfolgbarkeit von Anforderungen. Weitere Informationen finden Sie hier:

Matrix zur Rückverfolgbarkeit von Anforderungen im Projektmanagement (Beispiel + Vorlage)

Prozess Nr. 2: Durchgreifen von Anforderungen und Definieren des Bereichs

Hier ist eine Anforderung :

„Die Website pmbasics101.com sollte die Möglichkeit haben, E-Mails zu sammeln und im Gegenzug ein PDF-Dokument zu versenden.“

Was ist erforderlich, um diese Anforderung zu erfüllen?

1. Wählen Sie einen Mailingdienstanbieter aus.
2. Erstellen Sie ein Konto.
3. Entwerfen Sie das Formular zum Sammeln von E-Mails.
4. Implementieren Sie das entworfene Formular.
5. Installieren Sie das Plugin vom Mailingdienstanbieter.
6. Laden Sie das PDF-Dokument hoch.
7. Aktivieren Sie das Formular.
8. Testen Sie das Formular.

Es handelt sich nur um eine Liste der erforderlichen Aktionen. Wenn ich sie korrekt als Liefer- und Arbeitspakete einfügen würde, würde dies zu folgenden Ergebnissen führen:

1. E-Mail-Option -in Form
   1.1 Bericht über Mailingdienstanbieter
   1.2 Genehmigtes Formulardesign
   1.3 Anmeldeformular für die Testumgebung
   1.4 Testbericht

Also, wie macht Sie gelangen von dieser Ein-Satz-Anforderung zum tatsächlichen Arbeitsumfang?

A) Sie können jemanden finden, der über einschlägige Erfahrung oder Kenntnisse verfügt.

Es können Stakeholder, Kunden oder externe Personen sein Berater, Fachexperten oder andere Parteien.

Ihr Ziel ist es also, sie vom Projektteam zu erhalten oder einfach Kontakt aufzunehmen, um zu kommunizieren. Möglicherweise haben sie bereits eine Lösung.

Andernfalls erhalten Sie möglicherweise Anweisungen oder Ratschläge. Dies ist eine grundlegende Technik, die Sie häufig anwenden werden.

B) Führen Sie die Produktanalyse durch.

Sie ist anwendbar, wenn Sie ein Produkt anstelle einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses erstellen müssen.

Diese Technik konzentriert sich auf die Zerlegung des Produktwerts. Genau wie WBS mit dem Oszilloskop.

Außerdem müssen Sie das Produkt unter ergonomischen und funktionalen Gesichtspunkten analysieren. und dann Entscheidungen über Materialien oder Prozesse treffen, die den Leistungsanforderungen entsprechen.

25 Beispiele für die Produktanalyse

Insgesamt ist es Ihr Ziel, konkrete Ergebnisse zu definieren.

C) Verwenden Sie die Alternativgenerierungstechnik

Diese Technik funktioniert gut, wenn Sie über Kenntnisse in der Art des Projekts verfügen.

Sie müssen also die beste Lösung für finden die Anforderungen erfüllen. In den meisten Fällen verwenden Sie Brainstorming, um die Alternativen zu ermitteln.

Was ist das Ziel?

Sie müssen klar definieren, was Teil des Projektumfangs ist und was nicht.

Prozess 3: Verwalten des Projektumfangs mit einer PM-Software

Natürlich können Sie den Projektumfang in jeder verfügbaren App verfolgen. Zum Beispiel reicht Google Drive, Evernote oder MS Word aus.

Die Verwendung einer integrierten Projektverwaltungssoftware bietet jedoch erhebliche Vorteile, um alles an einem Ort zu halten.

Idealerweise Sie müssen in der Lage sein, Anforderungen mit den Projektergebnissen zu verknüpfen.

Dann vom Ergebnis zu bestimmten Aufgaben mit Schätzungen, damit verbundenen Risiken und Fehlern.

Zum Beispiel kann ich Paymo empfehlen. Es ist eine der besten Apps für den persönlichen Gebrauch und für kleine Projekte. Darüber hinaus verfügt es über hervorragende Funktionen zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung.

Prozess 4: Steuern des Projektumfangs

Es reicht nicht aus, zu Beginn 100% des Projektumfangs zu identifizieren . Diese 100% werden sich während der Projektlaufzeit ändern.

Sie benötigen also eine Möglichkeit, den Umfang zu überwachen, zu steuern und Änderungen vorzunehmen.

Die Heilung ist bekannt. Es handelt sich um eine Projektstrukturplanstruktur.

Nun, Sie benötigen auch einen klaren Workflow, um Änderungen in allen Bereichen des Projekts einzuführen, wenn sich der Arbeitsumfang ändert.

Es handelt sich jedoch um einen integrierten Änderungsmanagementprozess.

Also, was ist der Haken?

Sie benötigen einen hochwertigen PSP. Darüber hinaus benötigen Sie eine nicht nerdige Methode, um den Projektumfang zu beschreiben. Daher benötigen Sie auch eine Projektumfangsangabe. Wir werden es weiter unten diskutieren.

Wenn Sie sich in einem agilen Projekt befinden, ist der klar definierte Umfang der Inkrementierung oder Iteration noch wichtiger. Denken Sie nicht, dass Agilität Sie vor einer gründlichen Dokumentation der auszuführenden Arbeiten bewahrt. Halten Sie Ihr Sprint-Backlog und Ihre User Stories sauber. Wenden Sie eine einfache Regel an: „Ein Neuling sollte anhand der Beschreibung der User Story verstehen, was zu tun ist.“

So validieren Sie den Umfang

Hin und wieder müssen Sie ein Formular erhalten Unterzeichnen Sie, dass ein Ergebnis die Erwartungen der Stakeholder erfüllt.

Es ist wichtig, dies während des gesamten Projekts kontinuierlich zu tun.Selbst wenn Sie ein plangesteuertes Projekt leiten, sollte Sie nichts daran hindern, Produktinkremente zur Überprüfung bereitzustellen.

Warum benötigen Sie dies?

Sie möchten nicht alle erhalten die Änderungsanforderungen, alle Mängel und „geringfügige Änderungen am Projekt“ am Ende.

Sie werden sich der Möglichkeit berauben, eine Änderung tatsächlich in das Projekt zu integrieren.

Je näher Sie dem Projektabschluss sind, desto weniger Zeit und Ressourcen bleiben übrig. Darüber hinaus sind Stakeholder weniger geneigt, Änderungen an Umfang, Zeitplan oder Budget auszuhandeln. Außerdem üben sie mehr Druck auf das Team aus Holen Sie sich, was sie brauchen.

Geben Sie nur das Offensichtliche an:

Es ist sehr wichtig, von Anfang an einen klar beschriebenen und genehmigten Projektumfang zu haben.

Wenn a Das Ergebnis entspricht nicht den Erwartungen, es werden Korrekturen vorgenommen.

Es liegt in Ihrer Verantwortung zu beweisen, ob eine Korrektur eine Änderungsanforderung ist und daher ordnungsgemäß integriert werden sollte. Andernfalls handelt es sich um einen Fehler Sie müssen wieder gut machen. Manchmal auf eigene Kosten.

Wie validieren Sie den Umfang tatsächlich bei Kunden?

In jedem Projekt können Sie ein Scrum-ähnliches Demo-Meeting verwenden.

Nur Bereiten Sie eine kurze Demonstration des Ergebnisses vor. Erläutern Sie den aktuellen Projektstatus und -fortschritt. Weisen Sie danach auf bekannte Mängel und in Arbeit befindliche Teile hin.

Sammeln Sie auch Feedback vom Kunden. Später können Sie alle unterstützenden Dokumentationen und Berichte bereitstellen, die für Ihre Richtlinien erforderlich sind.

Fazit:

Sammeln Sie kontinuierlich Feedback von Stakeholdern. Verhandeln Sie die Bedingungen für die Einführung neuer Änderungsanforderungen. Halten Sie die Projektumfangsbasislinie auf dem neuesten Stand.

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Erfinden Sie das Rad nicht! Dies kann für Sie kostspielig sein.

Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche unten und Sie erhalten meine Vorlage zum Ausfüllen der Lücken. Es enthält einen Ressourcenleitfaden zu allem, was Sie über die Bereichsverwaltung wissen müssen.

Warum der gesamte Bereich Die Basislinie ist für Ihr Projekt von entscheidender Bedeutung?

Normalerweise startet ein Projekt und wir erhalten Anforderungen in verschiedenen Formen.

Zum Beispiel: E-Mails, PDFs, Besprechungen, Modelle, Fehlerberichte, was auch immer .

Und natürlich bereiten wir keine Projektcharta oder ähnliches vor. Schlechte Vorgehensweise!

In den meisten Fällen diskutieren wir nicht einmal den Business Case für das Projekt.

Normalerweise erstellen wir eine Projektstrukturplanstruktur.

Es wird jedoch nur intern verwendet und geht nie an den Kunden. Dann zerlegen wir die Arbeit in die Aktivitäten und schätzen das Projekt. Wir verwenden eine Bottom-up-Schätzmethode.

Nun erfolgt die erste Erwartungsprüfung:

Wir präsentieren Schätzungen für das Projekt.

Sie sehen, es gibt anscheinend eine mangelnde Transparenz hier. Der Kunde weiß nicht, welche Arbeit wir tatsächlich geschätzt haben.

Wenn die Schätzung den Erwartungen des Kunden entspricht, wird er sich nicht mit den Details befassen. Dies liegt daran, dass er bereits bereit ist, so viel Geld und Zeit auszugeben. Er möchte ihre kostbare Zeit nicht verschwenden.

Hier ist die Wahrheit:

Viele Organisationen und Projektmanager verbergen Ineffizienzen hinter solchen stillen Vereinbarungen.

Es ist ein Thema für einen separaten Beitrag, aber es ist die Hauptursache für viele Ihrer Probleme.

Was passiert als nächstes?

Wir starten die Projektausführung! Früher oder später wird der Kunde darum bitten, eine weitere Arbeit hinzuzufügen.

Danach finden wir einen Teil der nicht identifizierten Arbeit. Später treten Qualitätsprobleme auf. Sie werden viel Zeit verschlingen.

Alles in allem geben wir eine Lieferung ab, um herauszufinden, dass wir etwas falsch gemacht haben.

Und dann informiert uns der Kunde, dass er Ich habe etwas vergessen und es sollte so schnell wie möglich hinzugefügt werden.

Glauben Sie mir, Sie erleben es mehr als einmal.

Definition der Scope-Baseline

”Die Scope-Baseline ist die genehmigte Version einer Scope-Anweisung, eines Projektstrukturplans (PSP) und des zugehörigen PSP-Wörterbuchs, die nur durch ein formales Änderungskontrollverfahren geändert werden können und als Vergleichsgrundlage dienen. “ -PMBOK®-Handbuch

Was ist eine Projektumfangsangabe?

Definition der Projektumfangsangabe

Die Projektumfangsangabe ist eine narrative Beschreibung eines Produkt- und Projektumfangs.

Es wird als schriftliche Bestätigung verwendet, was und wie Ihr Projekt produzieren wird.

Was ist der Schlüssel zu einer wertvollen Erklärung zum Projektumfang?

Ich glaube, Sie müssen Begriffe und Sprachen verwenden, die jeder Stakeholder versteht. Diese Basislinie für den Projektumfang richtet sich hauptsächlich an den Kunden.

OK, was sollte enthalten sein?

Begründung eines Projekts

Es handelt sich um eine kurze Beschreibung von die Bedürfnisse des Geschäfts. Manchmal reicht ein Satz. Der Rest sollte in einer Projektcharta verbleiben.

Produktumfang

Es handelt sich um eine Beschreibung der Merkmale, Merkmale und Funktionen eines Produkts oder einer Dienstleistung, die Sie produzieren werden.

Denken Sie daran, dass Sie Anforderungen von verschiedenen Stakeholdern gesammelt haben. Gehen Sie also nicht davon aus, dass alle die Anforderungen verfolgen. Außerdem ist nicht immer klar, wie viel Arbeit erforderlich ist, um eine Anforderung zu erfüllen.

Hier können Sie die Erwartungen der wichtigsten Stakeholder in erster Linie in Einklang bringen.

Sie müssen die Menge und Komplexität aufzeigen der Arbeit erforderlich, um unterschiedliche Anforderungen zu erfüllen. Setzen Sie daher die meisten Anstrengungen in diesen Abschnitt.

Akzeptanzkriterien

Diese Bedingungen müssen erfüllt sein, bevor Projektergebnisse akzeptiert werden.

Sie können ein akzeptables Niveau und die Anzahl der Fehler auch hier.

Ergebnisse

Es ist eine Beschreibung aller Ergebnisse, die Ihr Projekt produzieren wird.

Es kann das Produkt oder enthalten Service, Projektdokumentation, Produkthandbücher, Schulungsmaterialien für Ihr Produkt usw.

Projektausschlüsse

Hier müssen Sie angeben, was außerhalb des Projektumfangs liegt.

Sehr oft möchte ein Teil der Stakeholder etwas Bestimmtes. Der andere Teil der Stakeholder oder eines Kunden unterstützt dies nicht.

Daher handelt es sich um eine Konfliktsituation. Sobald der Konflikt gelöst ist und beschlossen wurde, etwas aus dem Projektumfang zu entfernen, fügen Sie ihn hier ein.

Seien Sie genau und sehr klar. Dies spart in Zukunft Zeit.

Erstens müssen Sie diese Projektausschlüsse nicht erneut überprüfen. Stakeholder versuchen möglicherweise, sie später während der Projektausführung einzubeziehen.

Sofern sich jedoch nichts dramatisch ändert, sollten Sie keine Zeit mit der Überprüfung von Ausschlüssen verschwenden.

Zweitens kann es jemand tun, sofern dies nicht eindeutig angegeben ist Erwarten Sie immer noch, dass Sie es liefern werden. Füttere keine falschen Erwartungen. Es wird einfacher sein, das Projekt am Ende abzugeben.

Einschränkungen

Alles, was Sie daran hindert, das Produkt effizient zu liefern, sollte hier angegeben werden.

Annahmen

Es sind die Unsicherheiten, die derzeit nicht geklärt werden konnten.

Einige davon müssen Sie bei der Planung akzeptieren. Falls sich eine Annahme als ungültig herausstellt, haben Sie das Recht, den Projektplan zu ändern.

Ein Kunde sollte die Projektumfangsangabe genehmigen. Tatsächlich handelt es sich um eine formelle und gegenseitige Vereinbarung.

Außerdem heißt es, dass Sie verpflichtet sind, die beschriebenen Ergebnisse unter der bestimmten Annahme und mit klaren Einschränkungen zu liefern. Andererseits stimmt der Kunde zu, das angegebene Ergebnis zu akzeptieren.

Dies bedeutet nicht, dass wir den Projektumfang nicht ändern können. Nein. Um eine Änderung vorzunehmen, müssen wir die Vereinbarung ändern.

Organisieren Sie den Projektumfang mit PSP

PSP ist ein obligatorischer Bestandteil der Scope-Baseline für alle Projekte. Groß oder klein. Agil oder plangesteuert.

Es gibt bereits eine vollständige Anleitung zu einer Projektstrukturplanstruktur mit PM-Grundlagen. Ich werde es hier nicht wiederholen.

Es gibt nur einen entscheidenden Punkt, den ich hervorheben möchte:

Die in der Projektumfangserklärung beschriebenen Ergebnisse sollten unverändert in den PSP gelangen. Halten Sie die Ergebnisse während des gesamten Projekts konsistent.

Fügen Sie alles, was Sie wissen, in das PSP-Wörterbuch ein.

Das PSP-Wörterbuch ist ein Dokument, das die Arbeit beschreibt, die für jedes Arbeitspaket ausgeführt werden sollte.

Als moderner PM würde ich sagen, dass er Teil eines Task-Tracking-Systems sein sollte. Mit den meisten Projektmanagement-Programmen können Sie diese Informationen an einem Ort aufbewahren.

Daher würde ich nicht empfehlen, ein separates Dokument zu erstellen. Die Pflege des PSP-Wörterbuchs ist viel Arbeit. Suchen Sie nach integrierten Lösungen.

Sie können alle Informationen, die eine Komponente angeben, in den PSP aufnehmen. Das PSP-Wörterbuch kann beispielsweise Folgendes enthalten:

• Beschreibung der Arbeit
• Annahmen und Einschränkungen
• Verantwortliche Personen oder Organisationen
• Meilensteine
• Zugehörige Aktivitäten
• Erforderliche Ressourcen
• Kostenvoranschläge oder Budget
• Akzeptanzkriterien
• Verweist auf andere Dokumentationen

Also, was auch immer Ihren Anforderungen entspricht und Ihnen hilft, PSP in andere Prozesse zu integrieren.

Schlussfolgerung

„Es gibt keinen Wind, der für den Seemann, der nicht weiß, wo sich der Hafen befindet, richtig weht.“

Sie können das Projekt nicht zu einem erfolgreichen Ergebnis führen, ohne zu wissen, was zu tun ist.

Ich möchte diesen Punkt noch einmal betonen.

Auch wenn Sie befinden sich in der agilen Umgebung und der Bereich ist nicht für das gesamte Projekt klar definiert. Sie müssen dennoch einen Weg planen, um den Projektbereich zu definieren, zu verwalten, zu verfolgen und zu ändern.

Beide für eine Iterationsebene und das endgültige Projektergebnis.

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