Det är viktigt att regelbundet mäta företagets resultat för att förbättra det. Och på leverantörskonton (AP) är en av de mest effektiva mätvärdena för att spåra din totala effektivitet och produktivitet utestående dagar, eller DPO. Det är inte komplicerat eller svårt, men det kan ge dig värdefull inblick i din processeffektivitet och kassacykel.

Att ta sig tid att beräkna DPO är ett viktigt steg för att förstå och optimera alla dina AP-processer.

Varför beräkna dagar som betalas utestående frågor

Även känd som leverantörsdagar eller borgenärdagar, mäter den finansiella kvoten vi kallar DPO det genomsnittliga antalet dagar ditt företag tar för att betala sina räkningar inom en viss tidsperiod. Till exempel innebär en DPO på 25 att ditt företag tar i genomsnitt 25 dagar på att betala leverantörer.

När du beräknar DPO får du inblick i flera viktiga områden för leverantörsskulder, beroende på resultaten .

Tänk på dessa variabler:

• Ett lågt DPO-förhållande kan avslöja att ditt företag förlitar sig på en mängd olika borgenärer som erbjuder korta villkor. En låg DPO markerar dig inte nödvändigtvis som en dålig kreditrisk automatiskt hos nuvarande och potentiella fordringsägare, men det är viktigt att komma ihåg att vissa fordringsägare kan se saker på det sättet. Detta kan tänkbart leda till erbjudanden om mindre gynnsamma betalningsvillkor. Kom också ihåg att många andra borgenärer helt enkelt använder korta betalningsvillkor som standardoperationsförfarande, så en låg DPO är inte nödvändigtvis en anledning till panik.
• Ett högt DPO-förhållande kan vara ett tecken på att du är tar längre tid att ordna sig med dina leverantörer än vad du har gjort under tidigare redovisningsperioder. Men ”längre” är inte nödvändigtvis ”för långt.” När allt kommer omkring kan en utökad DPO frigöra extra kassaflöde för kortfristiga investeringar. Och även om en hög DPO kan peka på problem med att upprätthålla det kassaflöde som krävs för att betala leverantörer, kan det lika enkelt bero på omstrukturering och andra hanteringsuppgifter i försörjningskedjan eller optimering av kontraktshantering genom förhandlingar om mer gynnsamma villkor med dina leverantörer. Förbehållet här är att vissa leverantörer kan ha en annan definition av ”för lång” än du, och hålla kvar ytterligare kredit eller optimala kreditvillkor om de anser att du är en långsam betalningsklient. Som ett resultat kan du riskera att sakna värdefullt rabatter för tidig betalning, som också kan börja klämma i botten om det är för stora volymköp som råvaror som är viktiga för produktionen.
• DPO är en praktisk kassaflödesövervakare. Med en exakt DPO-beräkning, du kan skapa en optimal balans mellan leverantörsskulder och kundfordringar för att säkerställa att du har tillräckligt med kontanter till hands för att täcka nödsituationer eller strategiska investeringar men ändå hålla dina leverantörer nöjda. Till exempel kommer du förmodligen att kämpa för att hantera din kontantomvandlingscykel om du arbetar med en DPO på två veckor men ger dina egna kunder 60 dagars villkor.

”Med en exakt DPO-beräkning kan du skapa en optimal balans mellan leverantörsskulder och kundrek kan garanteras att du har tillräckligt med kontanter till hands för att täcka nödsituationer eller strategiska investeringar men ändå hålla dina leverantörer nöjda. ”

Beräkna utestående dagar utestående

För att beräkna DPO behöver du information från dina finansiella rapporter och en av två grundformler.

Formel A:

(Genomsnitt Leverantörsskulder ÷ Sålda varor (COGS) x Antal dagar i bokföringsperiod = Utestående dagar

Formel B:

Genomsnittliga konton Betalningsbar ÷ (Försäljningskostnad ÷ Antal dagar i redovisningsperioden) = Utestående dagar utestående

Obs: För formel B,

Försäljningskostnad = början på inventering + inköp – avslutande inventering

och

Inköp = Avslutande inventering – början inventering + COGS

Exempel på DPO-beräkningar

För att bättre illustrera hur DPO beräknas, låt oss ta en titt på företag X, som har följande poster i balansräkningen för en ack ounting period på ett år (365 dagar).

Med hjälp av formel A kan vi sätta ihop denna ekvation:

(750,000 ÷ 9,250,000) x 365 = DPO

.08 x 365 = 29

DPO med formel A är 29 dagar (rundad).

Kontrollerar vårt arbete med formel B, vi ser:

750 000 ÷ (9, 250 000 ÷ 365) = Utestående dagar utestående

29 = DPO

DPO med formel B är också 29 dagar (avrundade).

Överväganden vid beräkning av leverantörsdagar

Till få bästa data och de mest användbara insikterna, kom ihåg dessa faktorer när du beräknar DPO:

• Formalisera din process.Många företag följer ett 365-dagarsår och ett 90-dagars kvartal, men om du använder olika intervall för att definiera dina bokföringsperioder, kom ihåg att konsekvens och noggrannhet är det som betyder mest.
• Justera din dataskyddsombud strategi baserat på dina behov och mål. Traditionellt är den ideala DPO lägsta som möjliggör en hälsosam kontantomvandlingscykel och bevarar det kassaflöde som krävs för investeringar och nödsituationer. Men varje företag är unikt och dina specifika mål och funktioner kan flytta nålen uppåt eller nedåt i enlighet med detta. Stora återförsäljare kan ha extremt långa dataskyddsombud; Walmarts massiva närvaro och marknadsandel gör det möjligt att förhandla mycket gynnsamma villkor med leverantörer, vilket resulterar i en DPO på 46 dagar från och med Q4 2019. Vissa företag, som Amazon, har en ännu högre DPO. Online titan hade en DPO på 94 dagar från och med Q4 2019, vilket gjorde att de kunde förvandla kontanter till investeringar samtidigt som de försenade sina egna betalningar till leverantörer. Amazons finansiella modell, som samlar in betalningar från konsumenter direkt men distribuerar betalningar i periodiska engångsbelopp, gör detta möjligt.
  Mycket få företag har Amazonas eller Walmarts konkurrenskraft eller ambition, men det är helt rimligt och strategiskt att använda ditt företags planer för tillväxt, nuvarande finansiella situation och konkurrensstyrka för att beräkna och driva en dataskyddsombud som levererar vad ditt företag behöver för att trivas.
• Investera i automatisering. Att samla in, organisera och hantera de data du behöver för att beräkna utestående dagar är mycket enklare med hjälp av en omfattande, molnbaserad inköpslösning som PurchaseControl. Med automatisering och artificiell intelligens som driver kontinuerlig förbättring genom processoptimering kan upphandlingsprogramvara koppla ditt kunders betalningsgrupp till upphandling för att skapa en kraftfull värdekälla för ditt företag.
  Att finjustera din DPO är mycket enklare med:
  • Fullständig och transparent transaktionsinformation från alla leverantörer. Utöver DPO, förhandla om bättre villkor och rabatter, eller bild strategiska partnerskap med dina bästa leverantörer.
  • Avancerade dataanalysverktyg som gör att du kan utnyttja insikter som genereras genom att granska inköpsdata för att göra smartare, mer strategiska beslut om DPO och andra viktiga mått på leverantörsskulder.
  • Mindre mänskliga fel, mindre bortkastad tid på uppgifter med lågt värde och mer tid för ditt team att fokusera på strategisk utveckling och innovation för att definiera AP som värdebyggare.
  • Ett enklare sätt att enkelt hantera både din konverteringscykel och ditt kassaflöde, så att alla får betalt i tid (med maximala rabatter fångade) medan du har alla kontanter till hands för att driva innovation och expansion.
  • Förbättrad hantering av leverantörsrelationer och mindre riskexponering från potentiella ryktefrågor.

Är din dataskyddsombud där du vill ha det?

Det är bara en liten, enskild del av din bokföring och övergripande ekonomiska strategi, men understa nding hur Days Payable Outstanding fungerar och gör de nödvändiga ändringarna för att få det där du vill ha det kommer att hjälpa ditt företag att växa, skryta med en sund resultaträkning och konkurrera effektivt på dagens marknad. Genom att regelbundet mäta din AP-prestanda och dra nytta av verktyg som automatisering, analys och artificiell intelligens är du väl förberedd för att betala dina räkningar – och hantera ditt kassaflöde – på dina villkor.