Regularne mierzenie wyników firmy jest niezbędne do jej poprawy. W przypadku zobowiązań (AP) jednym z najbardziej skutecznych wskaźników śledzenia ogólnej wydajności i produktywności są zaległe dni lub DPO. Nie jest to skomplikowane ani trudne, ale może dostarczyć cennych informacji na temat wydajności procesów i cyklu gotówki.

Poświęcenie czasu na obliczenie DPO jest ważnym krokiem w zrozumieniu i optymalizacji wszystkich procesów AP.

Dlaczego obliczanie dni spłaty zaległych spraw

Współczynnik finansowy, który nazywamy IOD, mierzy średnią liczbę dni, których Twoja firma potrzebuje na opłacenie rachunków w ciągu określony czas. Na przykład DPO w wysokości 25 oznacza, że Twoja firma potrzebuje średnio lub 25 dni na opłacenie dostawców.

Obliczając DPO, uzyskasz wgląd w kilka ważnych obszarów wydajności zobowiązań, w zależności od wyników .

Weź pod uwagę następujące zmienne:

• Niski wskaźnik IOD może wskazywać, że Twoja firma polega na zróżnicowanej grupie wierzycieli, którzy oferują krótkie terminy. Niski DPO niekoniecznie oznacza automatycznie złe ryzyko kredytowe wśród obecnych i potencjalnych wierzycieli, ale należy pamiętać, że niektórzy wierzyciele mogą tak postrzegać. Mogłoby to prawdopodobnie prowadzić do ofert o mniej korzystnych warunkach płatności. Pamiętaj jednak, że wielu innych wierzycieli po prostu stosuje krótkie terminy płatności jako standardową procedurę operacyjną, więc niski IOD niekoniecznie jest powodem do paniki.
• Wysoki wskaźnik DPO może oznaczać, że rozliczenie z dostawcami trwa dłużej niż w poprzednich okresach rozliczeniowych. Ale „dłuższy” niekoniecznie oznacza „za długi”. W końcu przedłużenie DPO może zwolnić dodatkowy przepływ gotówki na krótkoterminowe inwestycje. I chociaż wysoki IOD może wskazywać na problemy z utrzymaniem przepływów pieniężnych wymaganych do płacenia dostawcom, może to równie łatwo wynikać z restrukturyzacji i innych zadań związanych z zarządzaniem łańcuchem dostaw lub optymalizacji zarządzania kontraktami poprzez negocjacje korzystniejszych warunków z dostawcami. Zastrzeżenie polega na tym, że niektórzy dostawcy mogą mieć inną definicję „zbyt długiego” niż Ty i wstrzymać dodatkowy kredyt lub optymalne warunki kredytu, jeśli uznają Cię za wolno płacącego klienta. W rezultacie możesz być narażony na ryzyko utraty cennych również rabaty z tytułu wcześniejszych płatności, które mogą zacząć obniżać Twoje zyski, jeśli chodzi o zakupy o dużej objętości, takie jak surowce niezbędne do produkcji.
• DPO to poręczny monitor przepływów pieniężnych. Dzięki dokładnym obliczeniom DPO, możesz znaleźć optymalną równowagę między zobowiązaniami i należnościami, aby mieć pod ręką wystarczającą ilość gotówki na pokrycie sytuacji kryzysowych lub strategicznych inwestycji, ale jednocześnie zapewnić zadowolenie dostawców. Na przykład prawdopodobnie będziesz miał problemy z zarządzaniem cyklem konwersji gotówki, jeśli działasz na zasadzie DPO przez dwa tygodnie, ale dajesz swoim klientom 60-dniowe warunki.

„Dzięki dokładnemu wyliczeniu IOD możesz osiągnąć optymalną równowagę między zobowiązaniami a rachunkiem eivable, aby upewnić się, że masz wystarczająco dużo gotówki, aby pokryć sytuacje awaryjne lub strategiczne inwestycje, ale jednocześnie zadowolić dostawców. ”

Obliczanie zaległych dni płatności

Aby obliczyć IOD, potrzebujesz pewnych informacji ze sprawozdań finansowych i jednej z dwóch podstawowych formuł.

Wzór A:

(Średnia Zobowiązania do zapłaty ÷ Koszt sprzedanych towarów (COGS)) x liczba dni w okresie rozliczeniowym = zaległe dni do spłaty

Wzór B:

Średnia liczba kont Płatne ÷ (koszt sprzedaży ÷ liczba dni w okresie rozliczeniowym) = zaległe dni płatności

Uwaga: dla formuły B,

Koszt sprzedaży = początkowe zapasy + zakupy – końcowe zapasy

i

Zakupy = kończące się zapasy – początkowe zapasy + KWS

Przykładowe obliczenia DPO

Aby lepiej zilustrować sposób obliczania DPO, weźmy spójrz na firmę X, która ma następujące zapisy w swoim bilansie dla wg roczny okres rozliczeniowy (365 dni).

Korzystając ze wzoru A, możemy złożyć równanie:

(750 000 ÷ 9 250 000) x 365 = DPO

.08 x 365 = 29

DPO stosujący formułę A wynosi 29 dni (w zaokrągleniu).

Sprawdzając naszą pracę z Formułą B, widzimy:

750 000 ÷ (9, 250 000 ÷ 365) = zaległe dni płatne

29 = DPO

DPO stosujący formułę B ma również 29 dni (w zaokrągleniu).

Uwagi przy obliczaniu dni płatności dla kont

Do uzyskaj najlepsze dane i najbardziej przydatne spostrzeżenia, pamiętaj o tych czynnikach podczas obliczania IOD:

• Sformalizuj swój proces.Wiele firm przestrzega 365-dniowego roku i 90-dniowego kwartału, ale jeśli używasz różnych interwałów do definiowania okresów rozliczeniowych, pamiętaj, że najważniejsza jest spójność i dokładność.
• Dostosuj DPO strategia oparta na Twoich potrzebach i celach. Tradycyjnie idealny inspektor ochrony danych jest najniższym, który pozwala na zdrowy cykl konwersji gotówki i zachowuje przepływy pieniężne niezbędne do inwestycji i sytuacji kryzysowych. Ale każda firma jest wyjątkowa, a Twoje konkretne cele i możliwości mogą odpowiednio przesunąć igłę w górę lub w dół. Wielcy detaliści mogą mieć niezwykle długich DPO; Ogromna obecność firmy Walmart i udział w rynku pozwalają jej negocjować bardzo korzystne warunki z dostawcami, co skutkuje 46-dniowym DPO od IV kwartału 2019 r. Niektóre firmy, takie jak Amazon, mają jeszcze wyższego DPO. Internetowy tytan miał DPO 94 dni od czwartego kwartału 2019 r., Co pozwoliło im zamienić gotówkę na inwestycje, jednocześnie opóźniając własne płatności na rzecz dostawców. Umożliwia to model finansowy firmy Amazon, który natychmiast pobiera płatności od konsumentów, ale rozdziela płatności w okresowych kwotach ryczałtowych.
  Bardzo niewiele firm ma przewagę lub ambicje konkurencyjne Amazon lub Walmart, ale korzystanie z Twojej firmy jest absolutnie rozsądne i strategiczne plany rozwoju, aktualną sytuację finansową i siłę konkurencyjną, aby obliczyć i pozyskać inspektora ochrony danych, który zapewni to, czego potrzebuje Twoja firma, aby prosperować.
• Zainwestuj w automatyzację. Zbieranie, organizowanie i zarządzanie danymi potrzebnymi do obliczenia zaległych dni jest znacznie łatwiejsze dzięki pomocy kompleksowego, opartego na chmurze rozwiązania zakupowego, takiego jak PurchaseControl. Dzięki automatyzacji i sztucznej inteligencji, które prowadzą do ciągłego doskonalenia poprzez optymalizację procesów, oprogramowanie zaopatrzeniowe może łączyć zespół ds. Rozrachunków z zaopatrzeniem, tworząc potężne źródło wartości dla Twojej firmy.
  Dostosowanie DPO jest znacznie prostsze dzięki:
  • Pełne i przejrzyste dane o transakcjach od wszystkich dostawców. Poza DPO negocjuj lepsze warunki i rabaty lub twórz strategiczne partnerstwa z najlepszymi dostawcami.
  • Zaawansowane narzędzia do analizy danych, które umożliwiają wykorzystanie spostrzeżeń uzyskanych z przeglądu danych zakupowych, aby podejmować mądrzejsze, bardziej strategiczne decyzje dotyczące DPO i inne ważne wskaźniki dotyczące zobowiązań.
  • Mniej błędów ludzkich, mniej czasu marnowanego na zadania o niskiej wartości i więcej czasu dla zespołu na skupienie się na rozwoju strategicznym i innowacjach w definiowaniu AP jako budowniczego wartości.
  • Łatwiejszy sposób na łatwe zarządzanie zarówno cyklem konwersji gotówki, jak i przepływem gotówki, zapewniając każdemu płacenie na czas (z zachowaniem maksymalnych rabatów), podczas gdy masz pod ręką całą gotówkę potrzebną do napędzania innowacji i rozwoju.
  • Ulepszone zarządzanie relacjami z dostawcami i mniejsze narażenie na ryzyko związane z potencjalnymi problemami z reputacją.

Czy Twój DPO jest tam, gdzie chcesz?

To tylko niewielka, pojedyncza część Twojej księgowości i ogólnej strategii finansowej, ale nie wiem Odkrycie, jak działa zaległa kwota do zapłaty w dniach i wprowadzenie zmian niezbędnych do uzyskania go tam, gdzie chcesz, pomoże Twojej firmie rozwijać się, pochwalić się zdrowym rachunkiem zysków i stratami oraz skutecznie konkurować na dzisiejszym rynku. Regularnie mierząc wydajność AP i korzystając z narzędzi takich jak automatyzacja, analityka i sztuczna inteligencja, będziesz dobrze przygotowany do płacenia rachunków – i zarządzania przepływem gotówki – na własnych warunkach.