Het regelmatig meten van de prestaties van uw bedrijf is essentieel om deze te verbeteren. En in de crediteurenadministratie (AP) is een van de meest effectieve statistieken voor het volgen van uw algehele efficiëntie en productiviteit het uitstaande aantal dagen, of DPO. Het is niet ingewikkeld of moeilijk, maar het kan u waardevolle inzichten geven in uw procesefficiëntie en cashcyclus.

De tijd nemen om de DPO te berekenen is een belangrijke stap in het begrijpen en optimaliseren van al uw AP-processen.

Waarom het berekenen van uitstaande dagen van belang is

Ook bekend als crediteurendagen of crediteurendagen, meet de financiële ratio die we DPO noemen het gemiddelde aantal dagen dat uw bedrijf nodig heeft om zijn rekeningen binnen een bepaalde periode. Een DPO van 25 betekent bijvoorbeeld dat uw bedrijf gemiddeld of 25 dagen nodig heeft om leveranciers te betalen.

Wanneer u DPO berekent, krijgt u inzicht in verschillende belangrijke gebieden van de prestaties van crediteuren, afhankelijk van de resultaten .

Overweeg deze variabelen:

• Een lage DPO-ratio kan erop wijzen dat uw bedrijf afhankelijk is van een diverse reeks schuldeisers die korte looptijden bieden. Een lage DPO markeert u niet automatisch als een slecht kredietrisico bij huidige en potentiële schuldeisers, maar het is belangrijk om in gedachten te houden dat sommige schuldeisers de dingen zo kunnen zien. Dit zou mogelijk kunnen leiden tot aanbiedingen met minder gunstige betalingsvoorwaarden. Bedenk echter ook dat veel andere schuldeisers gewoon korte betalingstermijnen hanteren als standaardprocedure, dus een lage DPO is niet per se een reden tot paniek.
• Een hoge DPO-ratio kan een teken zijn dat u het duurt langer om af te rekenen met uw leveranciers dan in voorgaande boekhoudperioden. Maar “langer” is niet noodzakelijk “te lang”. Door je DPO te verlengen kun je immers extra cashflow vrijmaken voor kortetermijninvesteringen. En hoewel een hoge functionaris voor gegevensbescherming kan wijzen op problemen met het handhaven van de cashflow die nodig is om leveranciers te betalen, kan dit net zo goed het gevolg zijn van herstructurering en andere taken in de toeleveringsketen, of optimalisatie van contractbeheer door met uw leveranciers over gunstiger voorwaarden te onderhandelen. Het voorbehoud hier is dat sommige leveranciers een andere definitie van ‘te lang’ hebben dan u, en extra krediet of optimale kredietvoorwaarden onthouden als ze u als een traag betalende klant beschouwen. Als gevolg hiervan loopt u het risico waardevolle ook kortingen voor vroegtijdige betalingen, die uw bedrijfsresultaten kunnen beknellen als het gaat om grote aankopen, zoals grondstoffen die essentieel zijn voor de productie.
• DPO is een handige cashflowmonitor. Met een nauwkeurige DPO-berekening kunt u een optimale balans vinden tussen crediteuren en debiteuren om ervoor te zorgen dat u genoeg contanten bij de hand heeft om noodsituaties of strategische investeringen te dekken, maar toch uw leveranciers tevreden te houden. U zult bijvoorbeeld waarschijnlijk moeite hebben om uw cashconversiecyclus te beheren u werkt met een DPO van twee weken, maar geeft uw eigen klanten een termijn van 60 dagen.

“Met een nauwkeurige DPO-berekening kunt u een optimale balans vinden tussen crediteuren en rekeningen rec Het is mogelijk om ervoor te zorgen dat u genoeg geld bij de hand heeft om noodsituaties of strategische investeringen te dekken, maar toch uw leveranciers tevreden te houden. “

Berekenen van uitstaande dagen

Om DPO te berekenen, hebt u wat informatie uit uw financiële overzichten en een van de twee basisformules nodig.

Formule A:

(Gemiddeld Leveranciers ÷ kosten van verkochte goederen (COGS)) x aantal dagen in boekhoudperiode = uitstaande dagen

Formule B:

Gemiddelde rekeningen Te betalen ÷ (verkoopkosten ÷ aantal dagen in boekhoudperiode) = uitstaande dagen

Opmerking: voor formule B,

Verkoopkosten = beginvoorraad + aankopen – eindvoorraad

en

Aankopen = Inventaris beëindigen – Inventaris beginnen + COGS

Voorbeelden van DPO-berekeningen

Om beter te illustreren hoe DPO wordt berekend, nemen we een blik op bedrijf X, dat de volgende posten op de balans heeft voor een acc een rekenperiode van een jaar (365 dagen).

Met behulp van formule A kunnen we deze vergelijking samenstellen:

(750.000 ÷ 9.250.000) x 365 = DPO

.08 x 365 = 29

De DPO die formule A gebruikt, is 29 dagen (afgerond).

Als we ons werk met Formule B controleren, zien we:

750.000 ÷ (9, 250.000 ÷ 365) = uitstaande dagen

29 = DPO

De DPO die formule B gebruikt, is ook 29 dagen (afgerond).

Overwegingen bij het berekenen van crediteurendagen

Aan verkrijg de beste gegevens en de meest bruikbare inzichten, houd deze factoren in gedachten bij het berekenen van DPO:

• Formaliseer uw proces.Veel bedrijven houden zich aan een jaar van 365 dagen en een kwartaal van 90 dagen, maar als u verschillende intervallen gebruikt om uw boekhoudperioden te definiëren, onthoud dan dat consistentie en nauwkeurigheid het belangrijkste zijn.
• Pas uw DPO aan strategie gebaseerd op uw behoeften en doelen. Traditioneel is de ideale DPO de laagste die een gezonde cashconversiecyclus mogelijk maakt en de cashflow behoudt die nodig is voor investeringen en noodsituaties. Maar elk bedrijf is uniek en uw specifieke doelen en capaciteiten kunnen dienovereenkomstig de naald omhoog of omlaag bewegen. Grote winkeliers kunnen extreem lange DPO’s hebben; Dankzij de enorme aanwezigheid en het marktaandeel van Walmart kan het over zeer gunstige voorwaarden onderhandelen met leveranciers, wat resulteert in een DPO van 46 dagen vanaf Q4 2019. Sommige bedrijven, zoals Amazon, hebben een nog hogere DPO. De online titan had vanaf Q4 2019 een DPO van 94 dagen, waardoor ze contant geld konden omzetten in investeringen terwijl ze hun eigen betalingen aan leveranciers uitstelden. Het financiële model van Amazon, dat betalingen van consumenten onmiddellijk int, maar betalingen in periodieke forfaitaire bedragen verdeelt, maakt dit mogelijk.
  Zeer weinig bedrijven hebben de slagkracht of de competitieve ambitie van Amazon of Walmart, maar het is absoluut redelijk en strategisch om uw bedrijf te gebruiken plannen voor groei, huidige financiële situatie en concurrentievermogen om een DPO te berekenen en na te streven die levert wat uw bedrijf nodig heeft om te gedijen.
• Investeer in automatisering. Het verzamelen, ordenen en beheren van de gegevens die u nodig hebt om het uitstaande aantal dagen te berekenen, is veel eenvoudiger met behulp van een uitgebreide, cloudgebaseerde inkoopoplossing zoals PurchaseControl. Met automatisering en kunstmatige intelligentie die voortdurende verbetering stimuleren door procesoptimalisatie, kan inkoopsoftware uw crediteurenadministratie verbinden met inkoop om een krachtige bron van waarde voor uw bedrijf te creëren.
  Het verfijnen van uw DPO is veel eenvoudiger met:
  • Volledige en transparante transactiegegevens van alle leveranciers. Behalve DPO, onderhandelt u over betere voorwaarden en kortingen, of vormt u strategische partnerschappen met uw beste leveranciers.
  • Geavanceerde tools voor gegevensanalyse waarmee u gebruik kunt maken van inzichten die zijn gegenereerd door het beoordelen van aankoopgegevens om slimmere, meer strategische beslissingen te nemen over DPO en andere belangrijke statistieken voor crediteuren.
  • Minder menselijke fouten, minder tijdverspilling aan taken met een lage waarde en meer tijd voor uw team om zich te concentreren op strategische ontwikkeling en innovatie bij het definiëren van AP als een waardebouwer.
  • Een eenvoudigere manier om zowel uw cashconversiecyclus als uw cashflow gemakkelijk te beheren, zodat iedereen op tijd wordt betaald (met maximale kortingen) terwijl u al het geld bij de hand heeft dat u nodig hebt om innovatie en uitbreiding te stimuleren.
  • Verbeterd beheer van leveranciersrelaties en minder risicoblootstelling door mogelijke reputatieproblemen.

Is uw functionaris voor gegevensbescherming waar u hem wilt?

Het is slechts een klein onderdeel van uw boekhouding en algemene financiële strategie, maar understa Als u ontdekt hoe Days Payable Outstanding werkt en de nodige wijzigingen aanbrengt om het te krijgen waar u het wilt, zal uw bedrijf groeien, een gezonde winst-en-verliesrekening hebben en effectief concurreren op de huidige markt. Door regelmatig uw AP-prestaties te meten en te profiteren van tools zoals automatisering, analyse en kunstmatige intelligentie, bent u goed voorbereid om uw rekeningen te betalen en uw cashflow te beheren op uw voorwaarden.